"Diese Anforderung wurde wirklich dringlich, hinsichtlich der Einheiten, die auf das HR-Modul angewiesen waren", kommentiert Charlotte Okosun, Leiterin des HR-Projektmanagements bei Hilti.
In einer Zeit, in der der SAP-Service im Begriff stand, seine Arbeit einzustellen, musste das Unternehmen unverzüglich eine neue Vorgehensweise finden. Angesichts eines feststehenden Termins für die bevorstehenden Veränderungen entwarfen die Führungskräfte im HR-Bereich eine neue, globale Lösung für das DMS (Dokumentenmanagementsystem). Diese Lösung sollte nicht nur die Datenkontrolle gewährleisten, sondern auch Einblick in die Änderungen der Dokumentversionen zur Unterstützung potenzieller Audits liefern und einen kundenspezifischen Benutzerzugriff erlauben.
"Wir hatten stets ein präzises Bild von den funktionalen Anforderungen, die wir auf einer höheren Ebene benötigten", erklärt Zuzana Rozkosna, Global Project Manager im HR-Bereich bei Hilti. "Wir mussten die Erstellung von Dokumenten, elektronische Signaturen und die Speicherung von Dokumenten abdecken. Alles sollte miteinander verbunden sein, ein reibungsloser Ablauf von einem Schritt zum nächsten, vollautomatisiert. Zudem sollte so wenig manuelle Arbeit wie möglich anfallen, insbesondere im Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Unser oberstes Ziel besteht darin, den Arbeitsalltag der HR-Teams zu erleichtern und nicht zu komplizieren und gegenüber unseren Mitarbeitern transparenter zu sein, indem wir ihnen Zugang zu ihren eigenen Dokumenten ermöglichen."
祖茂堂Beginn hegte das HR-Transformationsteam des螺母ernehmens Befürchtungen, dass die Suche nach einer einzigen Lösung, die in der Lage wäre, ihren umfangreichen Katalog an spezifischen Anforderungen zu erfüllen, schwierig werden könnte. Das Team erwog zwar externe Anbieter, jedoch würde dies die Einführung und Verwaltung eines weiteren Softwaresystems erfordern und somit erhebliche Nachteile, wie eine schlechte Benutzererfahrung und langsame Datenintegration, mit sich bringen. Workday HCM schien zunächst nicht Hiltis speziellen Anforderungen gerecht zu werden, wie beispielsweise lokal eigenständige Dokumentvorlagen und individuell angepasste Dokumentzugriffsrechte. Doch dann entdeckte das Team die Möglichkeit, innerhalb der Workday-Umgebung mit Workday Extend kundenspezifische Anwendungen zu entwickeln.
Sie begannen, mit Kainos zusammenzuarbeiten, einem führenden Unternehmen in der Entwicklung von Extend-Apps, das von ähnlichen Herausforderungen beim Dokumentenmanagement gehört hatte, die von mehreren anderen Kunden geäußert worden waren. Anstatt eine eigene App zu entwickeln, um die Herausforderungen von Hilti allein zu lösen, wurde vereinbart, dass Kainos ein robustes, konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem innerhalb von Workday entwickeln sollte. Mit diesem Ansatz konnte Kainos sowohl die Anforderungen von Hilti erfüllen als auch ein Produkt entwickeln, das anderen Kunden mit denselben Problemen helfen würde.
Kainos arbeitete Hand in Hand mit dem HR-Transformationsteam von Hilti und verwandelte deren Probleme in das Kainos Employee Document Management, das erste End-to-End-Dokumentenmanagement-Produkt seiner Art für die Workday-Umgebung, das inzwischen von Workday als Paketlösung genehmigt wurde.
Rozkosna betont den klaren Nutzen dieser Entdeckung: "Es ermöglicht uns, ein einheitliches System zu haben, in dem alles zusammenfließt. Wir können konform agieren. Wir können alle funktionalen Anforderungen erfüllen. Wir können die Effizienz unserer HR-Verwaltungsteams erhöhen. Wir können unsere Mitarbeiter stärken."