怡安集团财务总监全面远程财务结算

的新型冠状病毒肺炎大流行凸显了业务连续性的重要性。全球数以百万计的上班族开始在家办公，有些人甚至通宵工作。最初的重点是确保员工的安全和福利，这是正确的。随着世界进入一个新的节奏，在前所未有的条件下继续关键的业务运营也是必要的。

我们有幸与怡安集团高级副总裁、全球财务总监兼首席会计官Mike Neller进行了交谈。怡安集团是一家全球性专业服务公司，提供风险、退休和健康解决方案，在120个国家拥有50,000名员工。在全球范围内的隔离命令中，迈克和他的团队远程关闭了财政期。继续阅读，了解怡安如何首次实现完全远程财务结算。

怡安保险典型的财务收尾是什么样的?

我们有一个为期六天的审核过程。我们经营的大多数国家的总账在四天内结束，然后我们花两天时间进行合并和最终审查。当我们开始与Workday合作时，我们在8天内结束了我们的旅程，所以我们缩短了几天。我们也许可以再减少一整天，但老实说，我们目前没有这个需求。它给了我们时间来处理任何对账项目，并为我们财务报表的准确性提供了额外的安慰。

对于我们最大的地理位置，我们一直在使用工作日财务管理一年多了。所以对人们来说一切如常。不再有学习曲线了。目前，我们大约95%的收入来自Workday，到今年年底，这一比例将超过99%。

听起来贵公司本财年第一季度结束时的情况一点也不典型。你能给我们介绍一下背景吗?

我们的第一季度结束于3月31日，我们通常在资产负债表日期的几天前开始清算过程。由于2019冠状病毒病要求同事在3月中旬之前在家工作，当我们开始这一过程时，我们几乎100%处于关闭状态。我们都有点紧张，因为我们真的不知道会发生什么。我不知道有谁做过真实的亲密接触。我们会有问题吗?系统会崩溃吗?如果崩溃了会发生什么?我们和谁交谈，我们如何与他们取得联系?

闭合过程是怎样的?

虽然我们对继续按时结帐感到满意，但如果实际结帐不像我们预期的那么顺利，我们也制定了应急计划。最后，我们的交易顺利进行，太棒了。这是快速和有效的。当你想到在120多个国家工作时，有很多人在努力完成大量的账本。每个人都能做到，没有任何延误，也没有任何低效率。团队在保持联系以按时交付方面做得非常出色，我们从未使用过应急计划。

如果我们有10个不同的系统，这是不可能发生的;如果我们的系统不像我们的工作日系统那样可靠和有效。因此，Workday是一个巨大的支柱和关键，让我们有能力管理如此有效的收尾工作，我认为我们的整个团队都认识到了这一点，并对此表示赞赏。

有什么意想不到的问题吗?

尽管有这么多变化——人们可以远程办公，进行大量的WebEx和Zoom通话——但没有任何问题。事实上，拉丁美洲是有史以来最快的。他们提前一天完全关闭，这是第一次发生这种情况。

再说一次，这一切都是关于技术和我们的同事能够知道如何使用它。如果技术不起作用，就会推迟结案。如果这项技术不起作用，我们就会遇到真正的问题。

在Workday之前，你使用的是内部财务系统。你认为拥有一个基于云的系统是否有助于远程结账，为什么?

没有问题。Workday为我们提供了许多好处，包括期刊条目审查和批准流程的自动化工作流定义，能够在Workday内为期刊附加所有支持材料以有效地处理审批，快速处理任务的移动应用程序，以及允许快速研究和分析的系统内深入功能。

对于那些面临同样挑战的读者，你有什么建议吗?

我们公司是建立在数百次收购基础上的。我们在120个国家拥有700多个法人实体，所以我们不是一个简单的组织。从容量和成本角度来看，从多个遗留系统迁移到单个系统可能是一项艰巨的任务。然而，在投入正确的项目团队之后，一旦遗留系统退役，生产效率提高，它就可以以非常引人注目的ROIC经济地完成。

虽然我们对Workday总账本的表现感到非常满意，但真正改变游戏规则的将是我们将当前的规划和整合工具从遗留系统转移到Workday。换句话说，得到一个单一的中心辐射型模型(真理的一个来源)，而不会浪费时间、精力，也不会因为多个系统在第一次尝试时并不总是协调一致而导致线性紧密过程的混乱。

这将是漫长而富有挑战性的旅程的最后一英里，但从经济和同事满意度的角度来看，这样做是非常值得的。