强化供应商合同管理的8种方法

在一个联系日益紧密的世界里，这句老话听起来比以往任何时候都更真实:没有企业是一座孤岛。为了满足不断变化的客户期望，提供高质量的产品，并扩大业务规模，所有公司都必须依赖不断增长的供应商合作伙伴生态系统。华体会体育注册从保持办公用品库存到部署软件到提供设施管理，供应商是企业成功不可或缺的一部分。

随着公司需要越来越多的供应商来保持业务的平稳运行，战略采购采购主管面临着有效组织和管理供应商合同的挑战。

而采购团队认识到这是一个整体供应商合同管理战略可以节省时间和金钱，但大多数企业仍然通过特别流程和具体情况具体分析来运作。在不断变化的世界供应商管理然而，旧的合同管理方式将不再奏效。在本文中，我们将深入探讨供应商合同管理，为您和您的团队提供可行的方法来加强您自己的合同管理。

什么是供应商合同管理?

供应商合同管理是合同生命周期管理的一个组成部分吗采购团队与供应商合作以达成业务目标。虽然许多人认为合同管理只涉及正在签署的文件，但它远远超出了协议本身。

甚至在进入合同谈判之前，战略采购和采购领导者必须首先找到最适合他们需求的供应商。通常通过提案请求(RFP)流程完成，这涉及到对不同选项的仔细评估，以找到最佳合作伙伴。在选定供应商之后，团队将进入合同谈判，以确定要提供的产品或服务、协议长度、付款条件、续订选项等。华体会体育注册

在每个合同签订后，战略采购团队必须跟踪供应商的表现，并确保供应商履行其合同义务。采购和采购也需要保持在过程中的协议之上，以保持在意外续约和截止日期之前。传统上，供应商合同管理是一个手动过程，合同分散在不同的桌面、共享驱动器和办公桌抽屉中。这种特别的系统经常让采购专业人员在冗长的电子邮件链和笨拙的系统中费力地寻找关键的合同信息。如果对合同数据没有清晰的可视性，许多采购团队就会面临失去杠杆作用的风险，并将关键的资金留在桌面上。

供应商合同管理的最佳实践

战略合同管理对于希望提升采购在企业中的作用的采购领导者来说是一个关键的难题。当采购和采购负责人可以访问他们的合同数据时，他们可以更好地识别差距，找到储蓄的机会，并扩大与战略供应商的合作关系。以下是一些将供应商合同管理从战术演习转变为战略机遇的方法:

1.积极与关键利益相关者合作．通常情况下，财务、法律和技术团队等合作伙伴在合同过程的后期才被挖掘出来，这可能导致谈判停滞甚至协议破裂。在开始与供应商谈判之前，必须与这些利益相关者会面，以便了解供应商在与业务合作之前必须满足的财务、合规性和数据隐私要求。

2.尽早建立绩效预期．为了避免过早终止或不太令人满意的合作关系，事先明确你的绩效期望。在合同过程中分享您的评估标准不仅可以帮助您淘汰不能满足您业务标准的供应商，还可以帮助您的团队，供应商和利益相关者之间建立透明度。这种可见性有助于建立强大、高效的伙伴关系。

3.集中你的合同数据．战略合同管理的最大障碍之一是缺乏对供应商数据的可见性。采购主管必须了解即将到来的续签、付款条款和合同义务，以便了解未来的情况和计划。由于不清楚资源如何分配或合同何时结束，采购主管可能会错过关键的华体会体育彩票全站节约机会。然而，集中式数据通过提供更好的合同决策和减少支出泄漏所需的可见性，解决了这一挑战。

4.创建一个协作中心．采购和采购团队是企业与其供应商之间的粘合剂。因此，他们经常发现自己是中间人，将沟通从利益相关者转移到供应商，反之亦然。然而，作为中间商是低效的，而且会使采购和采购远离更具战略性的举措，比如确定特立独行的支出和支出评估供应商绩效．通过提供一个集中的通信枢纽，采购可以将利益相关者与供应商直接联系起来，并确保重要信息在正确的时间传递给正确的人。

5.建立审批工作流程．合同经常在过程中陷入困境，因为必要的利益相关者没有批准它们，或者在某些情况下，甚至没有看到它们。战略采购团队对必要的审批人有清晰的了解，可以通过标准化的工作流程自动地通过所有需要的审批人来路由合同，从而节省时间。

6.制定定期的合同审查节奏．当合同没有监督时，意外的最后期限就会到来。对所有合同进行每周或每月的审查可以帮助你和你的团队了解需要立即关注的内容，并为即将到来的绩效评估和续签做好准备。

7.将供应商合同管理与更广泛的业务目标联系起来．通过展示供应商合同管理如何直接影响底线，采购可以成为企业更具战略意义的合作伙伴。采购主管可以很容易地访问供应商合同数据，可以利用这些信息在风险缓解、资源分配和项目优先级方面做出更明智的决策。有了对整体合同支出的更多了解，采购和采购团队也可以更好地报告总节省，并确定在整个业务中加强供应商合作关系的机会。

8.优先考虑牢固的关系，而不是“物有所值”的价值．世界各地的采购领导者一致认为:成本节约不再是王道。为了在不稳定的供应链和大流行中断中保持业务连续性，许多战略采购和采购团队依赖于他们强大的供应商伙伴关系。与其为生意寻找最好的交易，不如考虑对双方都有利的条款，以建立持久的关系。

顶级公司如何通过供应商合同管理来推动业绩

越来越多的公司意识到供应商管理流程对其整体业务战略至关重要。为了更好地支持其扩展业务，一家领先的技术公司选择Workday作为其合同管理系统。

凭借超过3000万的全球用户，这家技术创新者管理着数千家供应商合同，以提供优质的服务并扩展业务。在与Workday合作将其合同流程数字化之前，该公司的采购团队对其3000多份全球合同的了解有限。如果没有标准的流程，采购团队发现在整个业务中识别战略合作伙伴和评估风险是极其困难的。

这家科技公司最终做出了选择策略性采购由于其合同管理系统，为了集中合同数据，提供风险的可见性，使利益相关者协作，并推动节约。有了单一的合同真实性来源，采购部门就能够通过始终如一地履行合同义务，与供应商合作伙伴建立更牢固的关系。契约存储库还通过在一个地方为内部涉众提供必要的信息来授权他们。

数字合同系统不仅节省了采购团队追踪信息的时间，还节省了资金。有了Workday，采购团队能够识别支出泄漏，并了解哪些供应商合作伙伴关系正在发挥作用，哪些需要重新评估。通过使用合同数据，采购团队节省了大约1亿美元。该团队还制定了一项战略，通过评估一次性和单一来源的供应商，将尾部支出削减50%以上。

供应商合同管理正在发展

很明显，随着企业继续依赖更多的供应商合作伙伴，传统的供应商合同管理将不再符合要求。为了支持公司目标和保持业务连续性，采购和采购团队必须利用他们的合同数据来推动节约，跟踪续订和最后期限，并确保他们履行了合同义务。

如果没有专门的合同管理策略，诸如协议长度、续约日期和截止日期等关键信息可能会在混乱中丢失。为了防范这些问题，公司越来越多地转向数字合同管理系统，该系统可以自动集中数据并提供协作中心。

这种增强的可见性使采购团队能够识别战略供应商并管理跨业务的关系。除了深入了解供应商，战略合同管理还可以帮助采购和采购专业人员了解其业务的总支出，并填补导致昂贵支出泄漏的供应商缺口。

准备好将您的合同管理提升到一个新的水平了吗?探讨工作日供应商合同管理可以帮助您集中您的合同数据，并推动直接的业务影响。