了解基本知识:什么是采购?

现在比以往任何时候都更重要的是，采购团队的任务是帮助他们的组织就如何保持业务连续性做出决策，同时为未来做计划。在技术的帮助下，采购办公室可以更快地从战术组织转变为业务中的战略合作伙伴。

越来越多的企业意识到加强采购、战略采购和供应链管理对他们的成功至关重要。通过高效的采购流程，他们可以提高运营效率，降低成本，降低风险，并加强供应商的合作和参与。为了支持这些重要的努力，采购团队必须具备正确的基于云的能力。

在这篇文章中，我们将解释更多关于采购的类型，管理和支持采购的技术，以及为什么自动化和技术对采购过程和采购团队的成功变得越来越重要。

什么是采购?

采购是确保企业所需的货物和服务的过程。主要有两种:直接采购和间接采购。

直接采购是指公司获得进入其最终产品(通常是制造出来的)的零件或材料。华体会体育注册在以产品为导向的组织中，资源和采购的管理通常由制造或运营团队处理。

间接采购更常发生在服务型公司，这些公司通常会在临时工、咨询服务、广告、清洁服务、办公用品或其他任何维持公司运营的类别中进行采购。这种“间接”支出通常占企业支出的相当大比例。在服务型公司中，管理收购流程的团队通常向财务部门报告。

采购的另一个关键部分是采购发送提案请求(rfp)、审查投标、与供应商谈判以及管理货物和服务合同的过程。采购是帮助企业制定战略性供应商和成本决策的上游过程，而采购是促进货物和服务的接收和支付的下游过程。

越来越多的企业以首席采购官(CPO)的形式将采购领导者提升到c级，以推动战略消费管理在他们的组织中。

什么是采购付款?

促使付款(P2P)是组织为从供应商处采购的商品和服务提供担保并支付费用的过程。通常，它从采购部门开始定义组织将与哪些供应商签订合同以及他们将提供哪些服务。然后，员工创建申请单并选择所需的商品或服务。一旦申请单被处理，采购部门就会创建采购订单(POs)，并为选定的货物或服务支付发票。P2P还包括目录和库存管理，采购，收货和库存，以及发票的处理和付款。

什么是支付来源?

源到付款(S2P)包含P2P之前的所有采购功能。这包括采购特定的产品和服务，包括采购项目的内部管理和RFP阶段的外部参华体会体育注册与。工具包括策略性采购可以帮助简化:

• 项目的摄入量。
• 采购管道。
• 合同和供应商管理。
• RFx(请求信息、建议或报价)。
• 反向拍卖。

什么是采购软件?

采购软件使确保货物和服务的过程自动化，并在支出分析、战略采购、采购和支付方面实现更快、更明智的决策。采购工具从笔、纸和计算器开始，发展到电子表格——至今仍是许多小公司的主要工具。现在，采购技术已经发展成为许多企业资源计划(ERP)系统的一个组成部分。

Workday提供的采购和采购软件也整合到我们的核心业务中工作日财务管理系统。一些Workday的客户享受到额外的好处工作日人力资本管理能力，将他们的人员、财务和采购数据连接起来，以便全面了解后台操作。

企业还可以监控首选供应商和合同是否得到履行，并确定创建新合同的机会，或执行和减少合同外支出。一个集成的系统还可以洞察部门，项目，供应商，营销活动，甚至员工的支出。

自动化采购的实际效益

自动化采购可以极大地提高流程遵从性。这是因为脱节的手工系统迫使采购团队花费不合理的时间来处理数据和流程挑战。因此，沮丧的员工往往会绕过采购流程，从而导致肆意消费，增加业务风险。

对于大多数采用自动化采购的公司来说，最大的好处是节省战略成本和提高效率。通过减少从认可的供应商那里购买的麻烦——特别是在批量折扣已经协商好的情况下——通过增加对认可供应商的使用，购买的服务和商品的成本可以降低。此外，简化发票匹配过程可以使公司利用提前支付折扣。在效率方面，采购自动化可以帮助降低人为错误的风险，因为它可以将数据输入等手动任务从员工的工作中移除。这反过来又为员工腾出更多时间来处理更具战略性的举措，如合同谈判和供应商管理。

技术如何改变采购?

通过使用提供帮助的软件管理采购流程，特别是自动化工作流程，审批和审查，同时确保访问准确和及时的数据，公司可以实现以下好处:

• 流程简化。技术通过将完全不同和脱节的元素集成到一个内聚过程中来简化采购过程。

• 提高可视性和控制支出。通过简化的采购流程，企业可以更好地优化支出并与关键利益相关者进行接触。采购和采购领导者发现，最成功的平台使跨职能团队能够快速有效地共享信息，建立他们的审议记录，并将数据集中在一个中心。这样的系统使所有感兴趣的各方都能随时获得购买信息，节省了通常需要在分散的电子表格和电子邮件信息中寻找的时间。

• 节省了时间。有了正确的解决方案，采购和采购团队可以自动化以前繁琐的活动，并为涉众和业务伙伴提供即时可见性。公司还可以通过移动业务流程支持移动采购。自动化允许各方尽可能高效地完成工作。

• 更好的决策。战略采购软件集中了分析和决策所需的数据和协作能力，包括对未来支出的可见性。获得可靠的数据也使组织能够更好地评估其支出的有效性。而且，通过使团队能够利用他们对产品、供应商和市场的知识进行协作，他们将更有可能从最合适的供应商那里选择和采购最好的材料、产品和华体会体育注册服务。数字化转型采购采购部门对市场和供应商有更深入的了解，使采购部门能够就可能影响产品成本、质量等的定价趋势向业务利益相关者提供建议。

• 采用高。有了易于使用的直观的采购和采购工具，公司可以增加企业范围内的采用，从而推动对采购策略的遵从。

• 增加价值。通过消除繁琐和低价值的工作，采购和采购专家以及会计部门可以将更多的时间用于战略计划，而不是事务管理。

• 提高可伸缩性。技术和自动化在确保采购和采购能力能够随着公司的发展或需求的变化而扩大方面发挥着重要作用。

• 提高透明度。通过对流程的可见性，战略采购领导者可以检查供应商关系和合同义务，从而使管理这些变得更加容易。与此同时，供应商可以更透明地进入项目，并成为企业的战略合作伙伴。例如，Workday Procurement通过我们的供应商门户将Workday的体验扩展到供应商，该门户允许供应商维护其个人数据并指定其商品和服务。供应商还可以查看他们的POs，查看和加载目录，查看和响应报价请求(RFQs)，以及查看和创建来自POs的发票。这使得公司可以自动化发票处理和付款，同时改善供应商管理。

将工作日采购与其他系统连接的好处

通过集成系统，企业可以全面了解支出情况，更有能力执行支出参数并发现效率低下的地方。在许多情况下，将Workday Procurement与其他企业管理系统集成在一起的企业可以大幅减少违规支出，并更好地跟踪整个业务的节省情况。此外，自动化程度的提高和实时报告可以让公司更清楚地了解他们的合同义务，并帮助他们更好地为未来的项目分配资源。华体会体育彩票全站

一流的财务和采购管理系统使组织能够:

• 推动最大的影响。数字化采购使团队能够实时了解支出情况。通过将采购信息和支出分析与财务计划和分析联系起来，企业可以深入了解经常性趋势、年度预算，以及采购和采购如何最好地支持业务需求。与策略性采购例如，组织从一开始就可以了解支出情况，并从采购数据中获得可操作的见解。

• 更快地做出数据驱动的决策。通过将所有采购和采购相关的数据整合到一个集中的系统中，各部门可以更容易地分析其绩效并制定战略决策。今天的采购团队必须准备好快速适应不断变化的环境和机会。这需要访问数据并从数据中获得洞察力。

• 确定并重新利用储蓄。Workday为您提供每笔交易中的人物、内容、时间、地点和原因等详细信息。由于能够捕获和分析业务术语中的数据，Workday允许您更好地了解您的组织支出。

与企业进行战略合作

强大的采购是推动公司增长、效率和转型的力量，使公司更智能、更快速、更可扩展。实时获取市场数据和趋势使得采购对战略决策至关重要。利用自动化和高级分析等技术将使采购部门能够成功管理更复杂的挑战，从而释放新的价值。

想知道Workday如何帮助您将采购提升到一个新的水平吗?看看你和你的团队能做些什么简化采购付款流程并节省宝贵的时间。