CustomInk如何用Workday修复破碎流程并支持增长

Kaylan McDuff是子公司的助理财务总监CustomInk该公司为顾客提供设计自己的t恤、帽子、水瓶等产品的服务。该公司总部位于弗吉尼亚州北部，在全球拥有1600名员工，并通过在线和新兴的美国门店提供产品。华体会体育注册CustomInk一直被认为是一个最佳工作地点．

2012年，CustomInk拥有800名员工，并且发展迅速。该公司意识到，它所使用的系统无法支持其增长计划，所以它部署了财务管理工作而且Workday人力资本管理公司．

在此次采访中，McDuff讨论了Workday如何帮助简化业务流程，提高金融效率，同时支持CustomInk快速收购新公司，并满足不断变化的监管和合规需求。

五年前，我们在财务和团队开发(HR)中使用了十几个不同的系统，并且达到了一个临界点，即它们不再能够支持未来的目标。业务流程，例如工资应付账款是非常耗时的——需要大量的手工劳动和变通方法——消耗了我们的人的时间和精力，而这些时间和精力本可以用于更多的增值项目。

在加入Workday后，我们想要抛弃这一切，建立一个能够满足我们需求的系统。我们的目标是简化每一个业务流程，我们已经做到了这一点。

在我们的旧制度中，发工资是很痛苦的。我们每周一早上开始发工资，必须在周三之前提交，每次都要加班到深夜。我们的团队每天工作12个小时，我知道如果我们不解决这些问题，我们最终将失去优秀的人才。

问题是，我们的系统之间没有相互通信，有太多的文件在来回移动。有更大的可能错过事情和犯错误，所以我们的财务团队成员将不得不阻塞他们的日历时间，以防出现任何差错。

现在，薪资和财务团队不再把时间浪费在文书工作上。将财务、人力资源、工资、费用和时间跟踪全部放华体会体育彩票全站在一个系统中，使我们的流程合理化，我们能够在3小时内完成工资，而不是3天。更好的是，我们的团队更快乐，能够专注于更有战略意义和更有回报的工作。

应付账款(AP)也是类似的经历。在工作日之前，我们的AP专家每个月要手动将1000张发票加载到我们的系统中，需要三天时间才能获得批准。我们必须打印出发票，然后由跑腿的人把发票交给成本中心经理签字，在他们的办公桌上扫描，然后上传到系统里。然后，我们必须把它们都重新打印出来，我必须检查每一个，确保所有的签名和编码都是正确的。

有了Workday，我们可以实现整个AP流程的自动化和流程化，消除所有的文书工作，并将花费在AP上的时间从3天减少到1小时。

工作日让我们得以扩大规模。按照我们的旧系统，我们要花好几个月的时间才能与一家新公司合并。Workday的架构使我们能够在极短的时间内轻松添加新公司和配置业务流程。

当我2010年开始在CustomInk工作时，我的任务是将财务关闭过程从25-30天缩短到5-7天。我能够做到这一点，但我知道，以我们现有的系统和预期的增长计划，我们无法维持这一点。有了Workday，我们可以轻松维持五天的收盘价。我们现在正致力于财务报告的自动化，我敢打赌，6个月后，我们可能只剩下3天的时间。

工作日,Worktags报告功能使我们能够访问以前无法访问的有关账户的详细级别。我们能够深入了解我们的底线和支出，了解支出以及哪些地方可能有潜在的节省。在工作日之前，如果我们想要对一个账户做详细的分析，我们必须去档案室查看发票和硬文件，而现在我们只需运行一份报告，看看每个成本中心的支出情况。

我们给经理的信息越多，他们想要的就越多，这对我们来说是好事。在Workday的下一个阶段，我们要考虑经理们想要和需要的具体信息是什么，是实时的员工人数信息还是费用报告信息，然后向他们推出包含这些数据的管理面板。

随着我们向新市场扩张，Workday为我们减轻了监管改革的负担，比如工资税收规定。它还使年终财务审计更容易，更省时。以前，我们必须为审计人员编写详细的备忘录，一步一步地概述业务流程。现在，我们可以打印业务流程流的单页视图。它包括谁拥有访问权限和原因，已经进行的更改，以及谁在何时进行的更改。从控制角度来看，这确实帮助我们节省了大量时间。

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