自动化如何帮助战略采购团队事半功倍

随着许多企业开始为大流行后的世界做规划，采购领导者们正在寻找创造性的解决方案，以确保业务在未来的长期连续性。仅去年一年，办公室采购势头显著在从一个战术组织到业务的战略合作伙伴的过程中。

企业快速跟踪这种转变的一种方法是利用云支出管理系统来自动化采购任务。在一个哈佛商业评论的最新报告Analytic Services的调查显示，45%的受访采购主管表示，疫情极大地加速了他们的自动化计划。

采购办公室通常依赖于手工流程、电子表格和电子邮件链，在数字化转型方面历来被忽视。虽然一些团队可能会利用传统的企业资源规划(ERP)软件，但这些遗留系统对用户来说可能很复杂，并且会进一步减缓流程。

为了缩小这一数字加速差距，领先的采购团队正在转向直观的、基于云的采购自动化解决方案，帮助团队成员从被动角色转变为战略角色。根据麦肯锡公司报告显示，近56%的来源到支付流程可以通过技术实现自动化。

通过自动化数据输入、项目和储蓄跟踪以及供应商入职等任务，采购团队正在赢回宝贵的时间，成为企业内值得信赖的合作伙伴。不仅如此，麦肯锡公司的研究他还发现，对于一个每年支出20亿美元的企业来说，采购自动化有助于防止利润流失，每年可为其增加高达7000万美元的利润。

以下只是采购领导者利用自动化来推动重大影响的其他一些方式:

提供企业范围的可见性

传统的采购流程依赖于手动更新的电子表格和电子邮件链，可能会在无意中使利益相关者处于黑暗之中，并使企业面临不必要的风险。然而，采购自动化可以让利益相关者、供应商和业务合作伙伴鸟瞰端到端采购过程，同时也大大降低了人为错误的风险。采购自动化大都会艺术博物馆等机构优先考虑知名度，同时将审批时间缩短了83%，并超过了惊人的200%的节省目标。

使用自动化，采购团队可以对他们提供给利益相关者的数据有信心，并且可以轻松地通过采购周期跟踪他们的项目。这可见性扩展到整个企业，消除采购过程的神秘感，并增加其他业务部门的参与。

支持法规遵从

所有采购团队的基本责任是保护他们的业务免受风险，并确保他们的企业遵守所有地方、国家和全球法规。自动化可以通过跟踪必要的指标来遵守合规标准，从而减轻采购负责人的负担。

例如，澳大利亚最近通过了新的人权立法要求企业通过供应链的每个环节报告其供应商及其供应商的供应商的劳动实践。投资于采购自动化的企业可以将合规纳入其供应商，并跟踪必要的监管指标，而不会错过任何一个节拍。

简化供应商管理

自动化还可以通过在单个平台上跟踪所有必要的数据，而不是通过多个电子邮件链，显著改善供应商的入职体验。通过为采购、利益相关者和供应商提供一个集中的中心来存储信息并相互协作，最终实现自动化加强供应商关系。

供应商自动化可以确保只有符合公司标准的供应商才能进入系统。而且，由于许多企业依赖于相互连接的软件生态系统，自动化供应商数据还可以帮助将重要信息立即迁移到供应商主系统中。

发现节约成本的新机会

使用自动化，采购负责人可以更深入地挖掘他们的采购数据，以更好地预测业务需求并发现节约成本的新途径。有了手头上所需的数据，首席采购官和其他采购负责人就可以了解历史趋势，并确定储蓄缺口。

企业领导者不必花时间去追踪必要的信息，他们可以在需要时获得所需的数据，以便做出战略性支出决策。为西悉尼机场，这种可见性带来了显著的结果。在从主要在多个平台上运行的手动流程转变后，西悉尼机场能够将他们的数据整合到一个系统中，并根据可操作的见解做出战略决策。

“如果你举一个简单的例子，比如针对支出的趋势分析，以前我没有正确地看到信息。我有时会在实际事件发生两个月后看到趋势。”首席技术官汤姆·麦科马克说。“现在，我和我的财务同事可以在几天或几周内确定趋势。因此，我们可以更快地做出决策，对新情况做出快速反应，并在成本范围内保持我们的节奏。”

自动化为战略采购提供动力

领先的采购团队正在利用自动化来提升他们在企业中的组织，并在战略决策中发挥主要作用。从增强可见性到企业遵从性，再到供应商入职，再到成本节约，自动化使团队能够为他们的业务做更多的事情。

作为采购继续发展在美国，授权采购团队的企业将能够更好地从战略上管理支出，并在不断变化的商业世界中导航。