大都会展示了伙伴关系的力量

伙伴关系使供应和需求成为可能。需要东西的人与提供东西的人联系。但在这个简单的事实背后，供需伙伴关系通常是极其复杂的，并且是由采购分类的工作流程管理的。一部分是科学，一部分是财务，一部分是艺术，采购工作流程要么促进要么阻碍组织的效率和敏捷性。

为了更好地了解关系和技术在推动高效灵活的采购工作流程方面的重要性，特别是在大流行期间，我与大都会艺术博物馆的两位主要采购专家进行了交谈:采购和财务业务主管Tiffany Sen和采购业务经理Nicole Seales。下面是我们谈话的节选。

你能谈谈你在大都会博物馆从事的变革管理项目和转型吗?

森在大都会博物馆，采购是独一无二的，原因之一是我们所做的远不止于获取和展示艺术品。我们管理现场活动、教育研讨会、保护和科学研究。我们在我们的特别活动画廊监督正在进行的建设项目。我们买广告。我们经营一个完整的零售机构。因此，我们需要购买的商品和服务，以保持正常运行的基础是巨大的和各种各样的。这让人兴奋，因为没有哪两天是完全一样的。我们可以购买任何东西，从假发和人体模型到营销服务、建筑、建筑设计、人力资源服务和医疗保健——或者物流、航运和艺术品存储服务。华体会体育彩票全站

对我们的变革管理工作有帮助的一件事是，这里的人天性好奇，问很多问题。因此，我们决定尽早与我们的同事进行真正的交流。我们举行了多次市政厅会议、茶话会和见面问候的机会，我们还开展了多渠道沟通计划，包括每季发布员工通讯和主持电话会议;现在，我们每个月也有一次虚拟的咖啡休息时间。我们与我们的同事一起解决他们的具体问题，减轻他们的恐惧，帮助他们理解我们为什么要这样做，以及这样做将如何使他们受益。

密封在蒂芙尼加入大都会艺术博物馆之前，“采购”这个词在这里是一个陌生的词。没有人明白这是什么意思。而且，我们正在与不同领域的学者交谈，所以我们真的必须去他们那里，用他们能理解的语言来完成我们想要完成的任务。这里的人喜欢他们的报纸，而我们在这里说，“这个系统现在是自动化的。”我们让他们不再需要穿过画廊与同事互动，并让他们签署文件。

所以，我们必须以非常不同的方式来塑造对话，让他们理解这些好处。这并不容易，但我们已经取得了长足的进步。

大流行显然影响了供应链和采购。你是怎么熬过来的?

森这绝对是棘手和艰难的。我们在三月中旬关门了。包括我在内的许多人都认为关闭只是暂时的，但它最终持续到7月底。

科技帮助我们管理一切。我们中的许多人已经有了笔记本电脑，可以在家里上网。我们使用包括Workday在内的工具来继续工作和交流，而不会错过一个节拍。我们的财务总监和首席财务官多次表示，由于我们一直在远程工作，我们能够在创纪录的时间内完成月末结算，这要归功于工作日财务管理．

对我们来说比较复杂的是，2020年是我们的150周年纪念日，我们计划了大量的活动来庆祝这个时刻。因此，我们花了3月下半月、4月整个月和5月的大部分时间取消合同，重新谈判承诺，并试图了解我们何时以及是否能够继续举办这些活动，或者我们是否需要直接取消它们。

此外，由于我们关闭了很长时间，我们的收入大幅下降，因为大部分收入来自博物馆门票、会员和捐款。我们必须确保我们的财务状况井然有序。

即使博物馆已经关闭，我们仍然有人在现场工作，主要是安全和设施团队，他们需要保护建筑和我们的藏品。所以，我们必须确保我们有个人防护装备，以确保他们在工作时的安全。我们还需要保护其他为了合同而来的人，包括暖通空调的升级。我们的重新开放委员会正在与我们合作，以确保当我们重新开放时，所有的员工和游客都是安全的。

对我们来说，管理大流行归结为我们的敏捷和支点能力。我们需要实施体温检查、访客筛查和保持社交距离。我们必须与团队合作，了解博物馆的适当交通流量，我们必须购买标牌来帮助实现这一目标。

我认为，我们管理财务的主要轨迹——以及我们与同事和供应商的工作关系——本身并没有改变。除了供应链之外，我们必须非常关注这些特定领域，以了解风险在哪里。我们正在进行大量的监测、沟通，并确保我们在任何存在风险的地方——供应商领域、供应链领域和个人防护用品领域——都能防范风险。在未知的领域，我们必须尽我们所能，同时满足我们所有的风险管理目标。

技术和机器学习在应对大流行带来的这些干扰和为未来做准备方面发挥了什么作用?

密封最近，我们与Workday团队在引导申请、支出类别推荐和光学字符识别(OCR)方面进行了合作。三年前，我们对租户进行了评估，以了解我们系统中的流程以及系统的构建方式，从而确定瓶颈和漏洞。然后，我们花时间来平衡这些东西，这样我们就可以保持我们的进步，并跟上Workday的变化和升级。我们很快意识到我们需要一个简单的基本解决方案，因此我们清理了许多非常繁琐和过时的业务流程。我们审查了自定义验证，将它们剥离出来，并进行了清理，这样我们就有了一个基础，可以满足我们的需求，并整合了所有这些很酷的东西AI和ML功能来自Workday．

在2020年2月，我们部署了供应商目录并启用了供应商门户，因为我们的目标是聪明地工作，而不是努力工作。我们希望我们的用户对他们的工作方式感到兴奋，并尽可能地吸引他们，所以我们正在努力实现这一目标。光学字符识别、我的东西在哪里、引导购买——这些都将继续改善我们的用户体验，这是我优先考虑的事情。如果他们在挣扎，他们不像我们一样享受这段经历，那么就有问题了。

我们还在报告功能上投入了大量精力，使用户能够看到他们提交的事务。而且，我们已经定制了我们的系统，以确保我们的用户可以无缝地遵循流程。

对于另一位希望在他们的组织中实现变革管理和部署新技术的采购主管，您有什么建议?

森我要强调的第一件事是倾听的力量，因为当我们做租户评估时，我们认为我们非常清楚哪些是可行的，哪些是不可行的，哪些是需要改变的。这个评估确实验证了我们的一些工作，但我们也需要从同事那里听到他们的观点，看看什么是有效的，什么是无效的。我们希望确保我们的同事觉得我们设计的解决方案是真正具有包容性的，并且它解决了他们的一些痛点和关注点，而不仅仅是我们自己的。

我认为，投资于这些关系，与同事沟通，帮助他们理解我们在做什么以及为什么这么做，也很重要。我们不可能了解一切，也不可能控制一切——在这方面，这场大流行给了我们很多教训——因此，采取开放和包容的做法是关键。领导者应该采取一种持续学习的意识形态，在可能的情况下保持敏捷和灵活，以实现精简、简单和高效的工作过程。

密封了解你的组织文化对于了解你在和谁打交道、他们能做什么、他们能理解什么、不能理解什么也至关重要。您可能能够以您理解的方式部署解决方案，但您的最终用户可能不会。所以，花时间帮助他们理解这段旅程，让他们参与进来是很重要的。

我认为我们学到的最重要的经验之一——也是帮助我们如此成功的一件事——就是将我们的用户纳入测试用户组，在那里他们可以提供反馈。我们最初认为我们知道一些漏洞在哪里，但当我们开始与我们的终端用户群体交谈时，我们对我们没有意识到的事情和我们需要调查的事情有了深入的了解。

然后，只要了解你的文化，不断地与他们沟通你正在做的事情，就会增加透明度，让人们信任你。所以，当你说，“这是对博物馆最好的，对我们所有人都最好的，”他们会相信你的话。

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