零基础预算:FP&A团队的最佳实践

在新冠肺炎疫情造成的经济混乱之后，许多企业正在进入复苏模式。虽然现在预测这场大流行的持久影响还为时过早，但大多数组织领导人预计，在可预见的未来，这种影响还会持续很久。

对许多企业来说，COVID-19从根本上改变了费用结构。例如，旅游和娱乐(T&E)可能需要更长的时间才能恢复到疫情前的水平，部分原因是《财富》500强公司(Fortune 500)将三分之一的T&E花费在航空旅行上。劳动力的变化还可能影响其他与工作场所相关的成本，从租金到供暖、制冷和维护。

随着这些变化，一些公司可能会发现传统的预算方法不再像以前那样有效。在一般情况下，从前一期间编制预算是合理的。但如果这一时期与上一时期几乎没有相似之处，那么这可能是一个不太有用的选择。自上而下的减排目标也是如此。当一些开支几乎消失的时候，每个部门削减10%左右的全面削减还有意义吗?

这就是为什么有些企业实际上是从零开始的。这种被称为“零基础预算”的做法，可能对那些希望将支出与业务目标保持一致的公司很有用。和正确的工具再加上敏捷、主动规划模型在美国，企业可能会考虑用这种方法来处理材料费用。

什么是零基础预算?

零基数预算是一种编制预算时不结转往年预算的方法。因为它要求预算负责人从头开始，他们必须审查和证明每一行项目。零基数预算不仅是一种降低成本的策略，也是一种思维方式的转变，迫使领导人质疑根深蒂固的习惯和历史假设。在我们应对这场全球大流行带来的许多未知之时，质疑旧的程序可能尤其重要。

1970年，彼得·皮尔(Peter Pyhrr)提出了零基数预算，但它在很大程度上没有得到使用，而且经常受到批评。但在过去几年里，随着财务团队开始接受它，它找到了一些粉丝。2017年，埃森哲根据对福布斯全球2000强榜单上85家公司的调查报告称，在过去五年里，零基数预算的使用每年增加了57%。疫情更是加剧了这种受欢迎程度的上升。根据高德纳的研究，在300名全球金融领袖中，26%的人表示，他们计划实施零基数预算，以帮助管理COVID-19的影响。

自下而上的预算vs.零基础预算

初学零基数预算的人可能会把它和自下而上的预算搞混，这是可以理解的，但它们不一样。

自底向上的预算，即使是从部门层面开始的，仍然使用传统的方法，因为项目是根据历史支出趋势和假设来确定的。但零基数预算并不依赖于前一年的实际支出，如果这笔支出是合理的，新项目实际上可能会超过前一年的支出。

零基础预算的利与弊

从历史上看，金融领袖们对零基础预算是又爱又恨，由此产生了一些常见的误解，包括零基础预算将导致开支削减到“最低限度”，或者它对增长型公司不起作用。

但也有很多优点。例如，零基础预算允许公司放弃对去年支出的依赖，而从下往上建立预算，从而重新开始。这种外科手术式的削减成本的方法更具战略意义，每花一块钱都需要深思熟虑。

零基础预算还会揭露其他毫无疑问的支出。年复一年不受质疑地滚动，但可能不再符合公司最佳利益的隐藏费用，会被曝光并受到审查。另一个好处是加强问责制。每个预算所有者必须检查和捍卫他或她的未来支出，在这个过程中创建一个充分投资和知情的决策者。

零基础预算的批评者认为，从头开始重新编制预算太复杂、太耗时，因此要选择依赖历史趋势和经济预测的传统预算方法。反对者认为，由于它需要时间，它延长了本已太长的年度规划周期，使许多采用更传统规划方法的人不合理地选择它。最后，批评人士称，零基数预算将公司的注意力局限在开支上，使其无法为创新和增长做规划。

直到几年前，这些缺点可能都是合理的。基于电子表格的规划一开始就很困难，每年都要取消预算和计划，这使得本已艰巨的任务更加困难。

但现代的、基于云的规划解决方案已经极大地改变了游戏规则，今天的财务团队正在使用它们来处理实时数据，跨部门和业务单位协作，并快速纠正方向。

零基础规划:最佳实践

希望探索这种快速发展的方法的组织应该考虑以下最佳实践:

• 要知道没有放之四海而皆准的方法。一些财务主管可能觉得有必要细化，深入到详细的项目中，而另一些人则会把支出分类。
• 全公司。为了获得全面的利益，零基础预算必须整合到全公司范围的规划过程中。这将有助于更好地识别驱动因素和关键相关性，以便您可以做出更具战略意义和数据驱动的决策。
• 是战略。为了避免目光短浅，可以通过运行多个假设场景来对零基础预算计划进行压力测试，以确保它具有战略意义，具有持久性，并能满足你的长期目标。
• 使用基于驱动建模。通过创建基于驱动程序的模型，简化预算过程，减少手工工作，并提供跨部门的一致性，减少零基础预算所需的时间。
• 培养合作的文化。实施一种计划文化，鼓励管理人员与财务部门合作，讨论或挑战假设，模拟成本削减措施的影响，并探索提高运营效率的其他机会。
• 保持连续。将持续的检查融入到你的日常工作中，根据业务目标和不断变化的业务环境来监控费用，并做好快速调整的准备。

企业如何使用零基础预算

正如最近在《华尔街日报》，像Guess?公司、通用汽车公司和沃尔格林Boots Alliance早在当前全球大流行爆发之前就开始使用零基础预算。

他们并不孤单。坚持这种方法的人包括许多Workday Adaptive Planning客户，例如一家全球食品制造商一直在使用零基础预算来控制成本，确定可以创造更大价值的支出领域，并改善协作。在公司内部，来自20个法律实体的1000多名Workday Adaptive Planning用户应用了零基数预算方法。该公司将费用分成旅行、劳动力、设施和IT等子组，每个区域经理负责建立自己的零基础预算。

对于这家制造商来说，好处是显著的。这种方法使它:

• 增加日常开支的可见性，创建更强大、更协作的团队。
• 每一美元去向的透明度。
• 明确确定改进的机会。

这个制造商成功的关键是使用现代规划解决方案可伸缩性和弹性需要满足预算、预测和计划的任何需求，而不为性能做出妥协。这意味着不受限制的建模，持续和全面地规划以获得业务的整体视图，并具有必要的易用性，使每个涉众在很少或没有培训的情况下进入计划环境。

像Workday Adaptive Planning这样的解决方案还简化甚至自动化了许多手工工作和数据输入，否则传统的零基础预算可能会成为负担。从资产负债表和现金流到零基础预算和费用、人员和收入预测，Workday Adaptive Planning实现了业务范围内的规划。

建立问“为什么”的文化

无论您是零基础规划的新手还是完全的转换者，请温习这些最佳实践，以完全接受零基础规划，不仅将其作为一种降低成本的方法，而且将其作为组织的一种战略思维。建立一种质疑标准的文化，当涉及到费用时，投入工作来证明原因。

事实是，依靠一贯的做法太容易了。但在一个新的、不断变化的世界里，依赖旧习惯可能会带来不愉快的后果。

看演示，并查看实际的工作日适应性规划。