CapTech如何控制其增长

对于组织来说，增长几乎总是一件好事。但快速增长对内部系统和流程造成压力和破坏的方式却并非如此。

it服务和咨询公司CapTech的首席财务官希瑟·朗(Heather Long)在最近的一次谈话中说:“在增长方面，有一些好的问题，但它们仍然是问题。”

对于CapTech来说，全国性的扩张使其面临的问题得到了极大的缓解，其中包括确保其财务数据和预测的准确性，低效的组织孤岛和过时的遗留系统。

“我们决定在一年内开设四个新办事处，”朗说。“我们意识到，我们不能再继续一个办公室一个办公室地手动操作系统和流程了。”

我们与Long讨论了CapTech在整个组织中转移到管理项目工作流和数据的一个系统的过程。她还讨论了集成过程和实现web服务时的最佳实践企业资源计划(ERP)系统。

你能分享更多关于CapTech的工作和运作方式吗?

CapTech是一家全国性的IT服务和咨询公司。我们刚刚在4月份庆祝了成立25周年，在技术工程、客户体验、数据和分析等领域拥有专业知识。我们的总部位于弗吉尼亚州里士满，在全国有8个实体店，员工遍布35个州。

我们绝对是一家科技为先的公司。将我们分开的潜在DNA片段是，我们是技术专家、工程师和集成商，从事尖端和定制工作。我们的生存和死亡也是基于我们的核心价值观，即坚韧和灵活。在过去几年里，这对我们的适应很有帮助。

CapTech在过去的25年里是如何成长的?这种增长有带来什么问题吗?

当谈到增长时，有一些好的问题，但它们仍然是问题。如果我能用一个词来形容这个问题，那就是“脱节”。我们从一家大西洋中部的地方公司发展成为一家拥有更大的全国影响力的公司。然而，我们的工具被设计为支持每个人都位于一个区域的组织。

在Workday之前，验证数据所花费的时间颇具挑战性。我们的人力资源系统与公司的其他部门，如财务、工资和运营部门是分开的。我们都有自己的数据和方法来计算不同的指标和跟踪不同的性能值。我们手工做了很多事情，包括人力资源流程。我们用SharePoint、Excel和Word文档保存资料。

我们无法更快地移动，因为我们的工具需要手动输入。即使是简单的事情也成了问题。我们花了大部分时间确保跨多个工具和系统的数据正确。

我们无法帮助组织确定跨竖井的数据意味着什么，因此它可以做出实时决策。肯定有更好的办法。

是否有一种特殊的动力促使人们开始寻找解决方案?

我们决定在一年内开设四个新办事处。我们意识到我们不能再一个办公室一个办公室地继续手动操作系统和流程了。在丹佛、亚特兰大和其他地方，如果没有一个实际的工具来帮助我们联系和运营业务，我们就无法为员工运行绩效流程。随着我们的迅速扩张，事情变得更加复杂——保持简单变得更加困难。

由于我们是一个服务组织，其中人员就是您的产品，因此我们需要一个端到端完全集成的企业系统，以便人员、信息和治理流程与财务和项目流程结合在一起。我们着眼于全面的竞争格局，并意识到单一解决方案是实现增长的最佳可扩展平台。

我们最终选择Workday是因为它的架构。我们喜欢单一的解决方案，但我们最关注的是架构。我还可以从报告的角度想象我想要去哪里，从我们业务的不同维度。

当你决定提出一个完整的解决方案时，你与管理层或董事会的谈话是怎样的?

这是相当直接的，并不是强行推销。团队理解这是必要的，因为我们正在接近旧流程的使用寿命的终点。我们不能帮助组织发展。我们不能继续通过电子表格进行操作。手工流程会导致各种风险。这是我们想把公司带到哪里的筹码。

这完全是一次投资对话。执行团队只想做正确的投资，这对我们来说是一笔巨大的投资。决定采用ERP或全平台解决方案对我们来说是一个附加成本。我们不是从一个大系统过渡到另一个大系统。我们把它定位为增长投资。

在评估单个解决方案时，在您的选择中是否有任何特定的要求?

我们一直在寻找一种技术优先的方法来配合我们公司的理念。一个最佳的云技术移动应用对我们来说非常重要。我们还希望转向最佳实践和预配置的业务流程。我们尽可能地采用了Workday的业务流程，而不是设计我们的旧流程来匹配Workday。

单一的解决方案如何帮助你实现你的一些目标?

我总是喜欢以终为始——知道你想去哪里，并朝着那个方向调整自己。我的目标是建立一个灵活的系统，这样我们就可以实现多维的盈利能力度量和报告，包括地点、实践和服务。

在CapTech，我们做的最重要的事情之一就是在正确的时间，以正确的速度，把正确的人放在正确的工作上。这就是Workday的解决方案帮助我们的过程的地方。

“在正确的时间，以正确的速度，把正确的人放在正确的工作上”在今天是什么样子?

当你把这个过程归结为简单的供需匹配。我们的供应与客户需求的匹配程度如何?

我们试图衡量员工的许多方面，比如他们的证书、经验、技能和偏好。这如何与客户的需求相匹配?就像一个巨大的拼图。但这就是我们要做的Workday Prism Analytics今天。我们正在解决这个拼图。

我们正在将来自客户关系管理工具和Workday的数据结合起来，以产生见解最好的决定，考虑到资源有限。华体会体育彩票全站在需求超过供应的情况下，我们如何围绕目前的供应做出最佳部署决策?那么我们如何去填补这些空白呢?所有这些决策都会产生财务结果，如果没有自动化和提取数据的能力，我们就无法做到这一点。

因为我们有更好的数据，我们可以在顾问和客户项目之间做更好的匹配。我们可以和我们的顾问更好地讨论他们想做什么和他们的职业目标。它让我们为未来做好准备，这样我们就可以为我们的业务做出最好的决定。

由于您的组织非常注重项目管理，您对Workday专业服务自动化(PSA)有什么看法?

工作日PSA已经改变了我们的游戏规则，所有的魔力都汇聚在一起。我们可以确保在一个自动化和无缝的过程中，我们拥有合适的人员，以合适的费率，从而有效地为我们的客户计费。

我们在所有面向客户和内部项目中使用Workday。这对我们来说非常有价值，因为我们可以确定什么时候人手不足，什么时候人手过剩，因为我们的费率表与Workday集成在一起。

我们可以做所有我们设想的项目报告和项目盈利报告。这对我们非常有帮助，因为我们可以同时掌握数百个正在进行的项目。

与Workday的整合过程如何?

我们花了大约9到10个月的时间来配置和准备Workday。我们不打算同时进行渐进式的Workday整合。相反，我们想要一次真正的约会。由于这种设计，我们有一个相当广泛的运行/不运行需求列表。

我的建议是永远不要低估变更管理和培训的范围。我们的600名顾问需要知道周一上班时该做什么。这是一项巨大但有价值的努力。我们花了很多时间为组织做准备，做准备和意识培训。我们更关注那些几乎把所有时间都花在工作日上的员工，而不是那些可能只用它来完成少数任务的员工。

当我们能够在游戏上线的第一天支付玩家费用时，我们便知道自己已经准备好了。我们还需要知道，我们可以向客户收取账单或记录时间，并使其流向账单。如果我们在工资问题上遇到困难，那么我会说我们还没有准备好。一旦我们确信我们至少可以做到这一点，那么我们就会觉得我们可以做任何其他事情。

我要补充的另一件事是，当我们切换到新的Workday系统时，客户并没有注意到任何变化。这对他们来说是一个无缝的、无形的过渡，除了发票的外观和感觉上的一些小变化。客户端没有“管他的”时刻。这是一次圆满的成功。

您能分享一下您从退役遗留系统中学到的最大教训吗?

更快地退休。如果我能回到过去，我会更努力地争取早点皈依。这是痛苦的经历，但这样你就跳出了必须确保遗留系统不会在接缝处分崩离析的循环。你花在试图连接所有点上的时间最好花在帮助推动业务向前发展上。

当试图从流程中消除摩擦时，组织应该从哪里开始?

有时候，当你进入这样的项目时，你并不完全明白所有的摩擦在哪里。对可能产生摩擦的地方做一个详细的清单。然后确定你想测量什么。您希望使用哪些工具——例如仪表板或记分卡——以及您希望您的组织在多大程度上实现自助服务?

你希望公司在两到三年后变成什么样子?如果你不清楚你想去哪里，你想测量什么，那么练习就变得有点像抬举和转移——把同样的旧过程转移到新的系统中。考虑一下如何提升组织的水平，以及如何使用工具来实现这一目标。

Workday PSA如何提高您的项目效率和盈利能力?

我们一直在使用它，我们收到了关于单个项目盈利能力的大量基层信息。然后，我们可以将这些项目集中到单个客户视图中，然后是一个投资组合视图，最后是一个公司视图。Workday非常灵活，它允许我们根据地理位置、实践和账户来划分信息。可见性有助于我们有意地做出有关盈利能力的决策。

我们试着去看趋势看看项目和客户的长期发展情况。我们可以进行更多有意识的对话，为我们提供下一个最佳决策的可见性和方向。

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