非营利组织如何通过数字化转型推进其使命

对于非营利组织来说，不同的系统和数据使其难以跟上变化的步伐并保持任务驱动。事实上，近80%的首席财务官承认，他们曾因为利益相关者无法及时获取数据而推迟重大决策。

然而，疫情非但没有使技术计划搁置，反而加速了对数字化转型的呼吁，向非营利组织表明，它们需要更具适应性和灵活性。

美国银行家协会(ABA)首席执行官Alethia Baggett表示:“数字化转型比以往任何时候都更加重要。“组织需要摆脱‘我们一直是这样做的’，因为总有不同的方式。”

在Workday最近的一项研究中，“缩小加速差距:迈向可持续数字化转型”，58%的非营利组织表示，“我们的业务现状与竞争所需水平之间的差距越来越大。”先锋公司IT副总裁保罗•勒巴尔(Paul LeBar)就是这样。该公司的遗留系统并没有随着它们的大幅增长而扩展。

“我们的流程和系统没有改变，”勒巴尔说。“他们中的许多人仍然是手动的。我们的遗留系统被弯曲、扭曲和定制以满足我们的需求。由于我们的增长，我们知道这种情况是不可持续的。”

尽管存在这些挑战，但对于寻求数字化转型的组织来说，仍有明显的机会。在由Workday咨询服务负责人、EnterpriseMarketDesk Workday解决方案架构师Keith bitikofferer主持的网络研讨会上，Baggett和LeBar分享了他们的组织在疫情期间如何应对数字化转型、成功的建议、云技术的重要性以及对他们旅程的见解。

Workday如何帮助您的组织和团队更好地支持您的使命?

Baggett:当我5年半前开始在美国律师协会工作时，感觉就像回到了过去。这些系统非常陈旧。例如，我们的费用报告实际上必须影印，手工输入电子表格，打印出来，并签名。太手动了。我们的会员团队会花几个小时来处理这些报告。

从运营效率的角度来看，Workday系统改变了我们所有员工的游戏规则，而不仅仅是支持员工。我们可以专注于我们的工作，而不是行政工作。对我们大多数员工来说，花在行政工作上的时间减少了一半。

LeBar:近年来，先驱者从一个1000万美元的组织发展到7000万美元，我们的流程和不同的系统并没有改变。他们中的许多人仍然是手动的。我们的遗留系统被弯曲、扭曲和定制以满足我们的需求。由于我们的增长，我们知道这种情况是不可持续的。所以我们开始寻找一个功能更全面的系统。

我们和工作日人力资本管理和工作日的工资10月。我们刚刚开始了第二阶段，即实施财务和费用。我们在实施过程中看到了好处，包括更大的沟通和团结。

我们在过程中也有了更大的可见性，而以前是在黑箱中操作的。现在有了Workday，我们可以看到事情的进展和进展。这增加了我们在该领域成员的透明度。这是他们第一次进入支持他们的系统。我们已经收到了很好的反馈。

你在新系统中寻找的一些关键组件是什么?

Baggett:我们最大的推动力之一是，我们的每个人力资源流程都在多个不同的系统中，总共有七个。我们做了很多弯曲，扭曲，添加，让所有的东西都能工作。所以我们想把所有东西都放在一个地方。

我们还希望改善员工体验和经理责任。以前，如果有人想要了解信息，他们必须去找人力资源部。如果我们想要报告准确，我们必须比较所有的报告，这是很痛苦的。

另一件重要的事情是与Workday整合的其他组织。我们有很多合作伙伴，不需要建造任何东西。集成已经存在，这是一个很大的优势。

LeBar:我们寻找提供有效和快速报告功能的供应商。它们必须是可扩展的，因为我们经历了增长。我们想要的是一个可靠的平台，能够持续进行功能开发，而不是一个只会发布产品的平台，不管它有多好，然后就满足于自己的荣誉。

最终，一个关键的标准是解决方案已经被像我们这样的其他组织在类似的场景中证明了。我们从威克里夫圣经翻译公司(Keith bitikfer也是威克里夫的系统产品经理)那里获得了很多指导，他们之前已经实施了超过15次Workday。这是我们的基础。

你如何管理数字化转型带来的大量变化，比如获得认同和文化变革?

LeBar:在此之前，拓荒者公司的一些不太令人满意的系统实现给人们留下了不好的印象。我想确保我们在开始之前克服了糟糕的经历，并且人们理解这需要付出多大的努力，因为这是一个巨大的努力。

我花了六到八个月的时间来建立共识，倾听人们对现有制度的不满，这是值得的。尽管我们的团队不喜欢现有的系统，但我们仍然对迁移到不同的平台感到焦虑。我花了几个月的时间来沟通和建立共识，而不是用一个大项目压倒每个人，这样人们就知道项目团队会听取他们的意见并对他们做出回应。这对于我们获得成功执行所需的支持至关重要。

Baggett:从用户和员工的角度来看，门槛非常低，变更管理可能是我经历过的最简单的!一年过去了，人们仍然在评论Workday的系统，说他们有多喜欢它。

对于我们的支持团队，人力资源和财务来说，这是一个巨大的变革管理努力，因为他们在同一个系统中工作了很长时间。有些人已经在这里呆了30多年了。这是你可能想要关注的群体，因为他们可能在消化变化时最心痛。一旦他们上了飞机，意识到这个系统的能力，就没有问题了。

在实现过程中，如何保证数据的准确性和一致性?

LeBar:一个字的回答:痛苦!我们有多个数据源，数据是我们在实施过程中的主要障碍。数据中的差异阻碍了我们的数据加载，延迟了我们的测试，并被证明是一个障碍。我们边走边做了大量的清理工作。我的建议是，在你开始你的Workday项目之前就开始数据清理和协调过程，这样你就可以专注于这个过程，而不是试图让你的数据准确。

Baggett:我认为拥有一致的数据是实现的最大好处之一。

我给你们举个今天的例子。我们要求人们提供疫苗接种证明。我们很快建立了一个工作流程，几乎是一夜之间，上传疫苗接种卡，跟踪它们，并创建报告。我们将在周一回到办公室，我需要确保我们100%遵守规定。我所要做的就是按下一个按钮，打开一份报告。这在以前是不可能发生的。效率的提高是巨大的。我知道这些都来自一个地方，所以我不担心我在比较苹果和橘子。这都是一桶苹果。

我们还对所有的领导和大量使用数据的人进行了盘点评估，询问他们定期需要哪些报告。我们确保在前端建立这些报告，这样他们就可以自己访问这些数据，这对他们来说是难以置信的，因为它是即时的，可访问的。

你的增长计划是什么?你如何看待Workday对这些计划的支持?

Baggett:我们正在寻找改进流程和长期规划的机会。每当我看到有人在做手工工作时，我都会问:“我们如何在工作日做到这一点?”99.9%的情况下会有解决方案。接下来是继任计划，以及在Workday内部使用九块方法来识别高绩效员工。

LeBar:我们实现Workday Prism Analytics，它允许您从非workday数据源引入数据并对其进行报告，因此您仍然可以拥有单个报告存储库。我们可以为我们的行政领导需要的关键指标建立模型，这样他们就可以更快地做出战略决策。他们甚至都不用再问了。他们只需要去仪表盘，点击一下就能自己拉出报告。

你有哪些重要的经验值得别人借鉴?

LeBar:不要重新发明轮子。有很多Workday的客户已经经历过你所面临的挑战，并解决了它们。的工作日社区是一个信息共享的平台。从我的经验来看，这是无与伦比的。这是一个很棒的社区，在这里你可以学习、参与，并在工作日的早期体验中发挥作用。

你还需要考虑接下来的六个月，这样你就可以一直站在团队的前面，思考你可能面临的挑战。在您的上线日期之后，准备好回答来自您的实现团队的问题，这些团队一直专注于业务流程，并且不必每天都生活在系统中。

Baggett:我们聘请了一位Workday的管理员与我们一起完成实施过程。他们是构建的一部分，并真正教育了我们整个团队的系统。我们的团队中有两个新角色，但这并不是员工人数的增加。我们在其他很多地方都提高了效率，现在我们对某些职能的人手需求减少了，并且能够将这些应用到Workday的管理中。

我们实现的指导原则之一是使用系统提供的东西，而不是创建变通方法来满足我们的内部流程。我们首先要看看内部流程是否可以改变。同样，99%的情况下他们可以。

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