非营利组织如何建立一个可持续的财务未来来推动他们的使命?

在2019冠状病毒病大流行期间，非营利组织继续为数百万人提供社会、医疗和文化生命线。由于经济危机侵蚀了非营利组织的收入来源，在人们最需要他们提供的基本服务的时候，非营利组织却面临着不确定的财务前景。

“疫情期间，我们损失了50%的收入，”伊芙琳·巴恩斯(Evelyn Barnes)在谈到她担任该公司首席财务官时表示波士顿交响乐团(BSO)。“我们倒闭了18个月。”

为人民支持非营利组织的使命就像巴恩斯和WNET集团的首席财务官卡洛琳·克罗恩一样，这意味着要探索新的方法来维持他们的组织。为了保持财务健康，他们需要调动他们所能调动的所有创造力。

幸运的是，两位首席财务官都有创意背景。在获得MBA学位之前，克罗恩开始了她的职业小提琴家生涯。巴恩斯在转入非营利性金融行业之前获得了古希腊学硕士学位。

这些非传统的背景可能帮助他们为如今的首席财务官这一要求很高的职位做了准备。在企业被要求更加灵活和数据驱动的时候，首席财务官被要求更具协作性和战略性。

对于非营利组织来说，推动使命和增加收入是相辅相成的，首席财务官面临着额外的挑战，比如影响预算和战略规划的资金波动、资源限制以及要求严格和及时报告的法规。更不用说员工问题、系统问题和数据需求了。

那么，首席财务官们该如何打造一个财务可持续性的未来呢?尤其是当财务状况对一个组织执行其使命的能力至关重要时?

为了找到答案，Workday首席财务官办公室的产品营销总监斯科特•莫耶(Scott Moyer)与克罗恩和巴恩斯进行了座谈。莫耶曾是五个不同机构的首席财务官。以下是我们对话的要点，为清晰起见进行了编辑。

伊芙琳和卡洛琳，首先，你们能分享一下你们两个伟大组织的背景信息吗?

巴恩斯:波士顿交响乐团(BSO)是美国最杰出和最大的交响乐团之一。疫情爆发前，我们的年营业收入为1亿美元，资产约为6亿美元。我们的业务还包括在坦格尔伍德音乐厅的夏季演出、受欢迎的波士顿流行乐团、流媒体、教育节目、广播、电视、录音和旅游。我们有1400名员工，包括兼职、季节性员工和工会员工。

Croen:WNET集团经营着PBS的旗舰公共电视台，被称为十三。我们在1959年成立，我们是“自然”、“美国大师”和“伟大表演”等标志性节目的发源地。我们的运营预算为1.55亿美元，投资基金约为2亿美元。我们有400名全职员工，由于生产性质，我们有许多季节性固定期限员工。

你们之前都说过，你们被非盈利工作吸引的原因之一是它背后有一个目标。金融如何帮助实现这一目标?

巴恩斯:我们在非营利组织首席财务官的世界里常说:“没有利润，就没有使命。”简单地说就是这样。我们需要钱来做我们所做的事，我们必须知道这些钱的回报是什么。我并不一定是指经济回报，虽然这是很大一部分，但任务投资的回报是什么。这不仅要了解每年的运营成本，还要确保我们现在和未来的可持续发展。

Croen:当信息过时，无法获取时，我们就无法帮助同事做出重要的决定。我们可以通过连接数据来回答关键的业务问题。我们为公司的每个人都这样做，而不仅仅是一个特定的群体或财务团队。我们帮助企业范围内的人们做出更好的决策。

告诉我你面临的挑战，比如你需要的数据来帮助推动你的使命，转向和适应变化，吸引和留住人才?

Croen:转向至关重要——不仅仅是在大流行期间。我们还需要在发展过程中调整重心，这样我们才能扩大和加强我们的遗产。我们希望成为一个双重许可方，包括电台，并代表新泽西州运营所有的新泽西公共媒体，以及一些有针对性的任务相关的收购。为了做到这一点，我们必须把这些收购的东西放到网上，并确保他们的工作速度和效率与组织的其他部分相同。通过利用Workday的适应性，我们能够做到这一点。有了我们已经具备的基础，我们能够迅速增加公司和员工，所以这是一个平稳的过渡。除了一支熟练的员工队伍，我还拥有了我在Workday所需要的一切，以继续前进和发展。

巴恩斯:在大流行之前，我们在多年的盈亏平衡经营后开始出现赤字。一个交响乐团没有多少效率可以提高。演奏这首曲子需要X把小提琴和舞台上的X个人，所以你不能重做乐谱。这些碎片就是它们。

但还有其他更有效的方法。我们最近实现了Workday企业管理云，所以我期待从技术更新中获得更多的见解。我们也一直在使用工作日自适应规划，这是一个强大的工具。

正如我提到的，我们关闭了大约18个月。在此期间，我们转型成为一家媒体公司;我们让我们的乐团在没有观众的情况下在舞台上表演，然后通过我们自己的平台录制并传播这些表演。我们在全世界有大量的观众。

这是一个实验，我们仍在试图弄清楚，就像许多管弦乐队一样，当一个管弦乐队真正为亲切感设计时，数字技术的未来会是怎样的。但我们的目标是推动使命，把音乐传播给那些能走进交响乐厅的人以外的观众。

作为一名CFO，你在增加收入来源方面遇到了哪些挑战?

巴恩斯:由于门票销售损失，我们在疫情期间损失了50%的收入。我们能够减少开支，因为很多是与演唱会有关的可变开支。而且，我们的筹款努力还在继续，而且变得更加强大。这是对我们使命的证明也是对我们受托人的证明。

现在我们来看看BSO的未来。5年或10年后会是什么样子?Workday可以帮你解决这个问题。

产品的哪些特性使这成为可能?

Croen:灵活性是关键。在Workday之前，我们不得不在Excel或其他替代系统中做很多“非公路”工作。在Workday中，一切都是集成的，我们可以实时看到事情。我们创建了仪表盘，报告非常重要。我们一直在加强它。把所有东西都放在一个地方是一种转变。

把人力资源和财务数据放在一起绝华体会体育彩票全站对是有帮助的。如果你得到了联邦资金，你就有义务报告时间。所以时间记录的功能是非常出色的。我们知道我们的每个项目是如何进行的，谁在哪里花费时间，以及对单个生产损益的影响。

每个资助者都是独一无二的，他们有特殊的要求。你必须给他们他们需要的定制报告。Workday允许您实时构建这些报告，因此当遇到繁重的报告需求时，我们可以灵活灵活地处理。

巴恩斯:这正是我在City Year的经历，在BSO之前我在那里工作。我们每年有4000万美元的联邦资金，这都是关于劳动力的。当我们实施Workday时，这是一个日夜兼程的过程:审计跟踪、合规——这一切都在系统中。对我们来说，这是合规方面的一个巨大改进。

你能告诉我们是什么驱使你把Workday带到了BSO吗?

巴恩斯:甚至在大流行之前，我们就清楚地知道，我们需要升级我们的金融体系。几乎所有的东西都在现场，我们根本不在云端。

和许多非营利组织一样，我们更愿意把钱花在真正的任务上，而在基础设施和技术方面落后了。但我们有可怕的故事。例如，我们要到每个月结束后的三四个月才能产生预算差异报告。它们不是很有用，也没有被认真对待。

我们的试算表有125页，长，小字体。那是超过8000个账户。这很麻烦，尽管我们做了很多努力，但我们并不知道我们的钱到底花在了哪里。

如何在企业云应用程序这样重要的事情上与IT部门协作?

巴恩斯:我们从一家专注于保持闪烁绿灯的室内商店走到一家我们都在云端的商店。我们有了更好的安全性和合规性，但它也解放了人们来更好地完成他们的工作，我说的不是财务和it人员。你现在可以在任何地方访问工具，这是至关重要的，因为我们已经转向了混合办公室-远程工作模式。这是Workday的一大优点。在你的手机上很方便。你几乎可以做任何事。

工作日让人们的工作更容易。他们可以花更少的时间在繁重的手工过程和更多的时间做他们的工作。

我有一个CIO客户告诉他的团队，“没有人会失去你们的工作。他们会改变的。”Workday是如何帮助你们引进和留住关键的财务人才的?

Croen:这是完全正确的。Workday推动了一种全新的运营方式。我的团队的工作也发生了变化。我的员工数量可能是一样的，但我的员工技能要高得多。他们现在分析师。他们不再是填补空白的协调员了。这是一个很棒的技能转变。

Workday为我的团队提供了一个实验、学习和成长的平台。我们现在的定位是让我们的员工在不同的环境中获得成功。我们的审计几乎都是远程进行的。四五年前是闻所未闻的。我总是问:“我们怎样才能做得更好?”两年前行得通并不意味着现在也行得通。这种心态让我的团队兴奋不已。他们想要修补。这是技能提升福利的另一部分。

对于最佳实践或从部署中获得的教训有什么想法吗?

巴恩斯:你需要补充你的员工，因为他们有日常工作。它是在从一个系统迁移到另一个系统期间的硬映射数据。这需要专业知识。弄清楚你是否需要找人帮忙，因为这工作量很大。关键是要确保你有预算或资金。

Croen:在我们的预算中，变更管理是一个很大的项目，我们在Workday出现之前就开始做这个工作了。我们有来自公司各个部门的超级用户和利益相关者，讨论工作日是什么，我们为什么要部署它，以及它将如何帮助我们所有人。

巴恩斯:在金融和It集团之外建立和吸引一群冠军是至关重要的。他们可以看到如何改善自己的工作，并将消息传播出去。

Workday是一个很棒的系统。我已经部署过两次了。部署ERP需要做很多工作，但以我的经验来看，Workday是值得的。

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