盐湖城的创新团队如何建设一个更好的政府

一场危机往往会让人们注意到政府和社会需要解决的问题。对于盐湖城来说，疫情既暴露了社区的数字鸿沟，也暴露了政府需要更加灵活、精简和现代化。

“不可否认，2020年完全改变了我们作为一个城市与我们所服务的人民的工作方式，”市长艾琳·门登霍尔在最近的一次虚拟小组讨论中说。“它强调了提高我们的公共透明度，简化市政厅存在的低效率，并促进我们使用数据来推动市政府决策的必要性。”

然而，城市技术和流程的复杂性挑战了门登霍尔市长所设想的数字化转型。在18个相互隔离的部门中，有30个不同的软件系统，核心财务系统已有27年的历史。

2021年，门登霍尔市长在信息管理服务部门成立了一个新的团队来应对这些挑战创新团队．该集团专注于实施重大项目，简化城市内部和面向公众的流程，并使其技术现代化。

创新团队的首要任务是“监督一个集成的软件系统[工作日财务管理和工作日人力资本管理门登霍尔市长说。“这种转变有望改变工资和会计等基本城市功能的运作方式。”

创新团队还帮助在全市范围内建立数字基础设施和政策，作为市长数字公平和包容努力的一部分，使技术更容易获得-“帮助人们充分参与社会，学校，民主和经济。”

为了了解更多，我们采访了创新团队的一些成员:首席创新官诺尔·沃金肖(Nole Walkingshaw)，他在科技和市政府方面拥有20多年的经验。创新团队负责人Elizabeth Buehler，她在政府规划和公民参与方面拥有18年的经验。高级创新顾问海莉·利克(Hailey Leek)在为盐湖城工作之前，曾从事社区外展和基层组织工作。

为了清晰起见，我们的采访经过了轻微的编辑和浓缩。

诺尔(沃克肖)，你能分享更多关于你的角色和团队吗?

Walkingshaw:我是首席创新官，帮助带领团队为城市进行新的转型项目。我们有在盐湖城承接大型项目并取得成功的历史。

对于如何组建创新团队，我是非常慎重的。我们是由技术专家和了解沟通和政策制定的人组成的。我们为团队成员设定了具体的角色和期望，并试图建立一个具有强大促进技能的核心项目管理团队。我们需要培养一种能力，让人们一次又一次地团结在一起，即使在困难的时候。

我们就像一个内部的公民参与团队，通过调节和调解，试图将整个城市聚集在这个Workday项目上。我们在许多工作小组中拆解30个不同的软件，我们注意到参与者的包容性，所以它不是在真空中建立的。

创新对盐湖城意味着什么?

比勒:盐湖城的创新不仅仅是技术。它着眼于我们如何为我们的城市实施政府的最佳做法。其中很多是软件即服务(SaaS)，因为这正在成为主流，但它也涉及改进政策、实践和业务流程，以确保我们准备好为我们的选民和居民服务，随着盐湖城进入下一个篇章。

我们在盐湖城有很棒的团队，他们关心在自己的领域应用新的最佳实践，让这座城市变得更好。现在，创新团队可以在全市范围内做到这一点。我们处理市长优先考虑的项目，因此我们不断改善城市，使其成为一个更好的生活和工作场所。

韭菜:地方政府提供了许多棘手问题的解决方案，并直接参与决策。盐湖城是我们州进步计划和政策的重要圣地。

有时候，公务员没有创新的空间，因为这涉及到金钱和风险，没有人愿意听到他们的税款被浪费了。创新团队所从事的项目影响到从警察局到机场的每一位城市雇员。我们确保盐湖城的员工有足够的资源来做好工作并及时做出反应。华体会体育彩票全站

在Workday之前，你经历过哪些挑战?

Walkingshaw:当我担任公共服务部副主任时，我们将普通基金的所有运营和维护整合到一个系统中。在此之前，我们有五个不同的工作组，使用五个不同的工作系统，使用五个不同的数据模型。

我们希望提高我们开发和维护资本资产的能力。当你没有大量的信息时，你就会失去轶事或政治劝说。我们说我们想要做出数据驱动的决定，但我们还没有数据来做出这些决定。

我们有这个技术的大集合这基本上是失败的。我们的核心金融体系于1993年实施。在现有的技术条件下，我们无法在资本运营和管理方面取得任何进展。我们需要到达我们真正想要的地方——对数十亿美元的资产做出反应并负责。

你为什么特别选择Workday ?

Walkingshaw:有三个因素影响了我们的决策。

一个是拥有一个公共数据库。有很多供应商在同一品牌下提供不同的系统。例如，他们有一个模块——一项老技术——曾经被称为“x”，但现在被添加到新技术中。但它仍然不是一个通用的数据库或数据结构。拥有一个公共数据库对我们来说很重要，因为我们看到了我们用来管理物理基础设施资产的软件的强大功能。

我们也知道用户体验非常重要。Workday的用户体验也非常出色。

第三个因素是交付保证计划，这是至关重要的，因为我将有这个恒定的生命线。Workday可以确保我们正确使用它。它们会在某种程度上保护我们。我们在做这些自定义配置的时候见过很多次了。事情真的变得不正常了，我们最终做了一堆重做。在这个项目中，我们使用了“业务流程重新调整”这个短语，因为我们需要改变我们做事的方式——而不是期望系统做与我们今天所做的相同的事情。我们并没有采用新系统来构建相同的按钮。

你如何成功地管理变革，让人们接受Workday?

韭菜:在这个项目中，我们团队的重点是沟通和培训。除了电子邮件，在Workday解决了这个问题之前，这座城市没有统一的方式与每位员工沟通。员工现在可以从任何设备、任何时间、任何地点访问Workday。

我们还必须确保人们想要使用Workday，所以我们建立了一个完整的变革倡导者网络，将信息传递给他们的团队。我们有18个独特的部门，有不同的班次、工作和电脑访问权限。在一些部门，有一半的员工不是每天都坐在电脑前。我们需要强调为什么Workday对这座城市很重要——我们正试图将几十年的旧系统整合到一起，让他们的工作更容易。

培训领导团队完成了一项令人难以置信的工作，使我们的3000名员工能够接受培训。在Workday上线的第二天，人们感到很有信心，并且能够登录。变更管理的一个重要部分是确保人们感到安全，并理解这种变化只会对他们的工作产生更好的影响。

比勒:我们之前也有企业级的软件实施，但都没有像Workday那样成功。这是因为，在此之前，我们将软件视为纯粹的技术问题。我们只关心技术功能。我们没有考虑过领养，也没有考虑过如何让人们感到兴奋。

这一次，我们从一开始就专注于变更管理。我们在2020年冬末的第一步是培训核心项目团队。我们与我们的终端用户合作——立即解决任何阻力——以确保我们解决了他们需要的东西ERP[企业资源计划]系统。

我们会见了部门主管、人力资源团队和财务团队，了解了哪些适合他们，哪些不适合他们。华体会体育彩票全站他们希望从这个新系统中得到什么?他们在过去不仅在软件方面，而且在城市的变化方面遇到了什么问题?这真的是关于沟通和很多便利。

Walkingshaw:在选择供应商之前，我们做了很多工作。我们确实沟通了为什么我们需要这样做，尽管需求是相当众所周知的。我们让人们参与决策过程。它不是:“给你，这就是你得到的。”

你能分享一个快速成功的故事吗?

Walkingshaw:我们使用Workday才10天，但我们已经取得了一些成功。薪酬调整就是一个例子。如果我们想给某人加薪，我们有一份工资行动申请表。

我问过一些领导职位上的人，他们能处理的最快的加薪要求是什么时候，结果是五周。前提是你真的很成功而且你真的很勤奋。

现在我们有了很大的进步。举个例子，我们在星期二上午11点40分开始申请，并在当天下午1点01分获得批准。我们从五周增加绩效到1小时21分36秒。

我们的团队有一个空缺，所以我需要完成终止并准备招聘。在此之前，如果我们真的施压的话，这需要三到四个不同的软件，需要两周以上的时间来处理。但是现在，在一天结束的时候，终止序列已经完成了。一旦终止程序完成，人们就可以申请发布的工作，因为我们已经准备好了申请。

有什么建议吗?政府领导人想要经历这种转型并整合新技术吗?

比勒:把你的员工当成客户。不要试图压制他们。让他们对你的转变感到兴奋。确保它们是集成的一部分，因为它们是采用的关键。确保他们从一开始就包括在内，因为你会遇到一些阻力。我们已经经历过很多次了。我们以前在技术层面上实现过软件，但后来人们又回到了使用电子表格。

2023年及以后，对于政府，特别是盐湖城，接下来会发生什么?

Walkingshaw:软件即服务是城市和政府的发展方向。我们都在使用这种软件。SaaS的实现过程与内部构建复杂配置的实现过程大不相同。

几年后，你在盐湖城所看到的将不会是独一无二的。当盐湖城承接其他大型企业项目时，我们将遵循类似的模式。我们已经了解到，必须有人支持技术人员取得成功的能力，并帮助他们在团队之间进行沟通和沟通。

韭菜:互联互通将得到改善。我们的部门以前都是静态的组织结构图，但在Workday，我们现在有了整个城市的动态流程:谁向谁报告，谁在哪个团队。这是一个很棒的机会，可以与来自城市各地的人们一起工作，看看我们是如何共同努力，使盐湖城成为一个生活、工作和娱乐的好地方。我们的目标是一致的，我们都希望简化流程，节省时间。当我们都在做不同的事情时，我们都有一种更统一的方式来完成事情，这是令人兴奋的。

Workday也让我们有机会实现盐湖城的目标，即创造一个尊重和包容的工作环境。例如，现在我们可以更新代词、首选名和性别身份。这是一个不断变化的世界，我们从来没有一个系统来认可我们多样化的劳动力。

比勒:它将创造透明度。当我们将Workday财务上线时，报告工具将会有所帮助。在之前的一个项目中，由于不同部门的项目类型不同，一个四人团队花了整整两周的时间才完成一份支出报告。

现在在Workday中，一个项目可以被赋予一个工作标签。我们可以告诉我们的市议会和我们的选民，“给你。这就是这笔特别资金在过去三个月里所做的事情。”过去需要两周才能完成的工作，现在只需一份报告即可完成。这将有助于我们成为一个透明的政府。当我们转向基于绩效的预算时，显示这些钱的去向对我们的选民来说非常重要。

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