理解基础:什么是战略采购?

随着许多公司开始欢迎员工回到办公室，并迎来了混合工作的新时代，他们开始求助于一群无名英雄来帮助指导他们进入下一个常态:他们的工作战略采购团队。

通常在幕后运作，采购和采购团队对企业的成功至关重要。然而，大流行造成的供应链中断使采购成为人们关注的焦点，凸显了采购在维持牢固的供应商关系和降低业务风险方面的重要性。

当企业能够利用采购和采购的力量时，他们就能更好地了解他们完整的后台操作，包括预算、财务预测和项目优先级。被授权为战略合作伙伴的采购团队可以帮助他们的公司跟上不断变化的消费者需求，确保供应商合规，并在业务规模扩大时支持业务。

本文将深入探讨战略采购，定义战略采购是什么，企业如何依赖战略采购，以及企业领导者如何提升战略采购在企业中的作用。

2022年的战略采购是什么?

战略采购是采购和采购团队为企业确保关键商品和服务的过程的集合。从办公椅和笔记本电脑到软件订阅和清洁服务，这些团队在后台不知疲倦地工作，以确保业务不仅能正常运行，而且能蓬勃发展。

在过去的20多年里，采购和采购经历了彻底的转变。最初，采购和采购团队只是纯粹的战术职能，他们的任务是基本职责，比如保持照明和保持稳定的办公用品供应。然而，技术的崛起改变了商业格局，并为公司带来了新的挑战，包括如何更好地处理全球风险和合规，如何驾驭日益复杂的价值链，以及如何适应不断变化的消费者行为。

为了应对这些挑战，采购团队发展成为业务的战略顾问，利用他们深厚的市场知识来谈判更有利的合同条款，推动成本节约，并建立强大的供应商关系。全球大流行加速了这一转变，企业严重依赖其战略采购团队来管理供应商合作伙伴，帮助保护业务免受风险影响，并确保在动荡的供应链中保持连续性。新的合规规定以及迅速变化的需求。

我们最近与《哈佛商业评论》分析服务(Harvard Business Review Analytic Services)合作的报告发现，95%的企业报告称，他们的采购和供应商活动出现了与大流行相关的某种形式的中断。那些拥有战略采购团队的公司能够做到迅速调整航向并支持一夜之间过渡到远程或混合工作。

战略采购和采购的区别是什么?

虽然采购和采购对于整体来说都是必不可少的消费管理战略，这两个词是不可互换的。采购是指在采购商品或服务时所涉及的上游过程。这包括发送建议书请求(rfp)，评估供应商投标，选择供应商合作伙伴，谈判合同，然后在选择合作伙伴后管理供应商关系。

另一方面，采购涉及下游流程，如创建请购单、启动采购订单，并最终为商定的货物或服务向供应商付款。当采购和采购结合在一起时，它们构成了整个来源到支付(S2P)过程，这就是你的笔记本电脑(以及上面的软件)如何从供应商到你的指尖。

企业如何使用战略采购?

让我们考虑一个假设的例子，以更好地演示战略采购的实际情况。

假设A公司的领导正在招聘一名新员工财务管理软件解决方案可以帮助他们自动化他们的流程，并从他们的财务数据中获得更深入的见解。公司A的战略采购团队将首先与主要利益相关者(在这种情况下是公司的财务领导)会面，以了解他们需要从新软件中得到什么。考虑到这些需求，团队可以起草RFP并将其分发给多个软件供应商。

一旦供应商做出回应，公司A的采购团队可能会开始比较这些回应或投标，以确定哪个供应商最符合他们的预算需求。在确定财务软件供应商后，团队将进入合同谈判，决定服务期限、付款条款以及是否/何时续约。

然而，战略采购的作用并不会在合同签署后结束。该团队还有助于评估和推动供应商绩效，并确保所选供应商履行其合同义务。这需要一个全面的供应商管理策略。

通常，在采购商品和服务时，战略采购团队将与他们的主要利益相关者合作，开发评估类别，如合规性、网络安全、财务等。然后，他们将根据这些类别对潜在供应商进行评分，并选择他们所选择的供应商。在与供应商合作后，战略采购团队将进行定期评估，以确保供应商继续满足公司的要求，并确定供应商绩效方面的任何差距。战略供应商管理对于采购团队了解哪些合作伙伴正在履行合同义务，哪些没有履行合同义务至关重要。

是什么使战略采购和采购专业人员有效?

作为企业和供应商之间的桥梁，战略采购团队必须是熟练的合作者。他们不仅需要与利益相关者紧密合作以了解业务需求，还必须与供应商密切合作以确保满足这些需求。

有效的采购和采购专业人员必须能够领导有时是艰难的对话。从与供应商谈判到领导绩效评估，再到偶尔终止不再有益的合作伙伴关系，战略采购和采购负责人能够以专业的方式清晰地沟通业务需求是非常重要的。

高效的采购专业人员还需要哪些技能?很高兴你能这么问。以下是采购和采购团队成员每天都在运用的顶级技能，以帮助加强供应商合作关系，提高成本节约，并推动底线影响:

• 高情商:不要和它的兄弟IQ搞混了，EQ指的是情商，或者是识别和理解自己和他人情绪的能力。战略采购专家必须是处理复杂对话和处理他人情绪的专家。高情商有助于这些团队成员保持专注，同时对他们的利益相关者和供应商感同身受，使他们能够找到最互利的解决方案。

• 深厚的产品知识:有效的采购和采购专业人员需要了解企业及其产品或服务的来龙去脉，以便为其需求找到最佳供应商。华体会体育注册此外，拥有深厚产品知识的采购团队可以更好地与供应商合作，推动创新，加快产品上市速度。

• 创造性地解决问题:由于这些团队与许多部门合作，他们在解决跨职能挑战方面处于独特地位。他们对业务供应商生态系统的了解帮助他们在整个业务中建立联系，并提供其他团队可能没有考虑到的解决方案。

• 面向指标:优先考虑数据和指标的战略采购领导者能够清楚地展示采购在业务中的更大影响。这种洞察力对于赢得利益相关者至关重要，发现储蓄机会并提前完成合同续签和截止日期。通过利用他们的采购数据，团队可以更好地优先考虑战略计划和资源分配。

• 提出思考:最好的战略采购团队的决策不仅基于当前的业务需求，而且还预测这些需求将如何随着业务规模的扩大而发展。采购和采购专业人员可以领先一步，通过与战略供应商合作和管理总支出，帮助他们的公司定位，以实现增长。

为什么采购和财务之间的合作至关重要?

作为企业资源的看门人，财务和战略采购领导者必须保持步调一致，以确保华体会体育彩票全站他们达到关键的节约目标、资源分配请求和增长预测。通常情况下，战略采购领导者很难在众所周知的谈判桌上获得一席之地。然而，随着企业规模的扩大和应对新的挑战，企业再也不能忽视他们的采购和采购组织了。

通过与财务同行合作，战略采购和采购可以为企业提供急需的整体企业支出洞察。他们可以通过扩大或终止供应商合作伙伴关系来帮助确定节省机会，他们还可以确定特立独行或计划外的支出。总之，这些金融巨头可以更深入地了解企业的后台操作，并可以利用这些知识战略计划为了未来。

当战略采购和财务积极合作时，他们能够更好地适应变化并保持业务的连续性。他们对即将到来的项目和当前合同义务的综合知识可以帮助平衡业务预算，并推动对底线的影响。与财务部门合作成功的战略采购团队还可以获得高管层更多的关注，并最终获得高管席位。

如何在企业中提升战略采购?

在各种规模的组织中，很难将采购从纯粹的幕后职能发展成为业务的战略合作伙伴。对于那些希望提升战略采购在业务中的作用的领导者来说，与跨职能的利益相关者建立信任和信誉是至关重要的。战略采购和采购团队可能会发现他们正在与一种过时的观念作斗争:他们会减慢流程，并且可能不方便与他们一起工作。

为了扭转这些误解，拉夫·劳伦全球采购领导者胡安·艾哈迈德建议采购团队从快速取胜开始。

如果你是一个战略采购领导者，一旦你建立了你的团队作为跨职能合作伙伴的资产，你就可以继续解决更多的战略计划，如项目优先级，减少或消除流氓支出，满足环境，社会和治理(ESG)目标以及利用跨多个业务领域的供应商关系。

另一种提高你在企业影响力的方法是确保尽可能容易地与团队合作。一些战略采购领导者喜欢设置每周办公时间，让其他团队有机会提出问题并介绍即将进行的项目。通过保持采购和业务之间的沟通渠道畅通，您的团队将更好地洞察跨职能需求，并更容易地展示与您的团队合作的好处。

最后，你可以通过确保你的团队有时间处理更紧迫的业务计划来提升他们。为了把时间还给团队，Workday的客户Hyland Software使采购和采购变得简单为其利益相关者创建一个自助服务门户，该门户可以自动化订购办公用品和请求购买订单等常见任务。该门户不仅使业务用户能够完成自己的请求，还使采购团队能够在简单任务上花费更少的时间，而将更多的时间花在战略项目上，如审核合同和管理供应商。

数字技术对战略采购至关重要吗?

处理战略采购职责并非易事，但这些团队主要通过电子邮件和电子表格手动操作也并不少见。甚至一些最大的企业仍然使用遗留系统、电子表格、电子邮件和手动流程的笨拙组合来执行采购活动。这些过时且过于复杂的工作流程阻碍了利益相关者之间的有效协作，并使绩效指标难以衡量。

大流行只会加剧对战略采购系统的需求。在我们与《哈佛商业评论》分析服务公司合作的报告中，92%的受访者认为，在向远程工作转变的过程中，他们的采购技术不是同类中最好的。因此，许多公司不得不忙于支撑中断的供应链，确保员工能够在远程环境中有效工作，并在对采购数据知之甚少的情况下管理合同义务。

如果没有数字化的采购流程，企业可能会把关键的资金留在桌面上。技术可以让战略采购团队更深入地了解供应商关系，并帮助他们更好地利用业务来增加成本节约。

随着供应链变得越来越复杂，战略采购领导者还必须能够深入到他们的第一级、第二级(供应商的供应商)，以及供应商之外，以更好地了解资源是如何分配的，并确保整个价值链的运作符合公司政策和地区法规。华体会体育彩票全站数字技术对团队也有帮助轻松追踪储蓄，监控项目，减少采购周期。

随着业务的增长，公司必须授权他们的战略采购团队，不仅要跟上不断变化的世界，还要在需求发生之前预测到需求。企业必须明白，在技术投资方面，不能再忽视采购和采购了。通过为这些团队配备数字技术，公司可以保持业务连续性并适应不断变化的市场条件。

战略采购解决方案的主要好处是什么?

有了直观的解决方案，战略采购团队可以更好地展示他们对底线的直接影响，并进一步提升他们在业务中的作用。战略采购解决方案不仅可以帮助企业获得更高的曝光度，还可以使企业受益通过以下方式:

• 提高效率和节约。通过采购和采购节省的每一美元都直接体现在底线上。节约不仅仅是讨价还价，它还来自于通过与利益相关者和供应商的积极接触来提高效率。采购自动化还有助于通过卸载数据迁移和报告等手工任务来提高团队效率，让团队有更多时间采取战略行动。

• 完整的可见性。战略采购平台使一站式商店能够计划、发起和完成采购活动，同时跟踪供应商的表现。有了这些数据，企业就可以通过封闭协议从起始点跟踪采购。没有错位的合同和供应商重叠，有一个无缝的协作过程，所有受影响的各方都完全可见，实现合规并增加成本节约。

• 更好的结果。采购和采购专业人员能够在谈判和管理企业需求和供应商协议方面带来深刻的市场洞察力和专业知识。利用战略采购系统的团队可以持续协商更有利的付款条件，以提高公司的底线，也有助于提高运营效率，例如，通过与供应商安排准时交货，同时在供应商设施中保留库存。通过鸟瞰跨业务线的供应商关系，采购和采购团队还可以在业务的各个部分建立联系，以实现更好的结果。

• 提高产品上市速度。采购和采购组织深入了解业务需求和供应基础，以找到解决业务挑战的创新方法。这种创造力在快速增长的组织中尤其重要，因为这些组织需要迅速采取行动，为扩展业务的需求找到创造性的解决方案。

• 降低供应商风险。采购和采购团队能够通过提供对供应商风险的实时洞察，为整个企业贡献价值。通过深入了解一级、二级和其他供应商，采购组织可以确保遵守当地和区域法律，如《通用数据保护条例》(GDPR)，人权立法,数据保护政策。

通过战略采购提供卓越价值

为战略采购团队提供正确技术的企业正在收获回报，例如团队之间更紧密的一致性，供应商之间更严格的合规性，以及对即将到来的项目和资源的更深入的洞察。华体会体育彩票全站随着公司的不断发展，他们必须依靠战略采购团队来预测风险，并通过可扩展的供应商关系为业务提供支持。

大流行向我们表明，对于希望建立弹性供应链并在最具挑战性的时期保持业务连续性的企业来说，战略采购是绝对必要的。当企业与他们的采购团队密切合作时，他们可以最大限度地提高供应商的绩效，同时推动底线的影响——对企业来说是双赢的。