了解基本知识:什么是总账?

对许多人来说，总账的概念可能会让人联想到戴着护目镜的会计师，挥舞着羽毛笔和墨水笔，在尘土飞扬的羊皮纸大本子上潦草地写着数字和笔记。在总账本作为现代会计的基石建立500多年后，尽管它的许多基本原理仍然完好无损，但技术已经将其推向了未来。

在这篇博客中，我们将看看总账本的定义，简要概述它的历史和组成部分，并解释它是如何在多年来演变为一个强大的财务工具，对企业至关重要。

什么是总账?

总账是一个组织的财务交易记录系统，无论是在纸上、电脑上还是在云端。它使用有编号的帐户，包括借方和贷方，从中计算试算平衡表。它拥有编制定期财务报表所需的所有数据，如资产负债表、损益表、现金流量表和其他财务报告，这些报表都是按月、季度或年度编制的。

总账中的交易数据是按类型组织的:资产、负债、所有者权益、收入和费用。总帐，有时缩写为GL，也称为总帐。

对于大公司来说，总分类账可能包含数千个帐户，称为帐户图表，表示日记账、子分类账和外部系统交易数据产生的余额。

总账如何使用子分类账?

子分类账包含财务交易的特定子集，如应收账款、应付账款或固定资产。子分类账通常包含一种交易类型的信息。

子分类账中的交易定期记录在总分类账中。子分类账的交易通常按日、周或月进行记录，这取决于组织的结构。

在进行审计时，财务报表上的余额应与构成该余额的所有已公布交易相关联。

总账是如何发展起来的?

已知最早的会计记录可以追溯到7000多年前到美索不达米亚，那里的商人发明了一种追踪商品和服务交换的方法。从那时起，世界各地的社会发展了财务记录系统。但直到一位意大利数学家，名叫卢卡Pacioli在1494年颇具影响力的出版物《复式记账法》中发表了复式记账法的概念算术和，几何，比例和比例或《算术、几何、比例和比例性概论》。

帕西奥利有时被称为会计之父，他是方济各会的修士，与莱昂纳多·达·芬奇同时代，他并没有发明复式记账法，正如人们所描述的那样，“威尼斯记账法真主安拉Veneziana”是一种威尼斯式的会计风格，早在14世纪就开始使用，它本身可能受到了伊斯兰世界和印度早期使用的方法的影响。

为什么使用总账?

总账用于记录一个组织的每一笔财务交易，并作为各种类型的财务报告的基础。它提供了诸如现金流、资产、负债、库存、购买、销售、收益、损失和权益等财务细节。

总账还包含用于计算一个组织的财务业绩的信息。了解一个组织的财务状况对于制定预算和业务战略以及评估企业的财务健康状况至关重要。

总账使用复式记账法吗?

是的。复式记账法是一种会计方法，每笔财务交易都至少影响两个账户:借方账户和贷方账户。

例如，购买一台2000美元的计算机将使企业的资产增加2000美元，同时减少同等数量的现金头寸。

顺便提一下，帕西奥利普及了威尼斯方言术语“debere”(欠)和“credere”(委托)，借方和贷方账户的名字就是由此而来的。

会计方程，有时也被称为资产负债表方程，是复式记账法的基础，它的写法是:“资产=负债+权益”。

总账有哪些组成部分?

总分类账可以有任意数量的子分类账，有时也称为日记账。一些最常见的子分类账类型包括应付账款、应收账款、现金、资产、费用和收入。

总分类账作为从子分类账收集的会计信息的中央存管机构，例如，存货、手头现金、应收账款、客户存款、应付账款等。

总分类账中的账户图表通常至少分为七个主要类别:资产、负债、所有者权益、收入、费用、收益和损失。帐户图表充当一个组织所有类型事务的目录。每一类账户对应不同的财务报表，例如:

• 资产负债表(资产、负债和权益)。

• 损益表(收入、费用、收益和损失)。

使用总账有缺点吗?

总账有一个简单的功能:记录一个组织生命周期内的财务交易。总账可以用来编制定期财务报表。出于这些目的，总账完成了它应该完成的任务。

然而，总账也包含一个组织过去的财务交易信息，并用于编制特定时期的财务报表，有时用于年与年的比较。这意味着财务信息，以及更详细的日记账条目，提供了过去的一幅图景。

由于它关注过去的交易，总账中的信息通常反映一个时间点(月底、季度末或年底)。信息发布到总账的时间和信息报告的时间代表了“已经”发生的事情，限制了对现在正在发生的事情或可能发生的事情的洞察。

由于这些原因，总分类帐的这种限制可能会阻碍组织的敏捷性或在月底或季度末之前纠正或主动利用机会的能力。由于企业试图跟上变化的速度，总分类帐在提供前瞻性洞察和业务战略时用处有限。

此外，随着财务职能的范围在复杂性中增长，包括看似不同的元素，例如环境、社会和治理(ESG)，可持续性，人才和保留，财务规划与分析(FP&A)，企业资源计划(ERP),价值创造-过去的总账可能不足以追踪未来重要的数据和指标。

总账的未来是什么样的?

过去行之有效的方法可能无法满足未来的业务需求。许多组织在一个日益复杂的世界中运作，有时不确定的经济环境——以及那些从事国际业务的人——需要比传统总账提供的更高程度的复杂程度。

Workday负责首席财务官办公室解决方案营销的副总裁安妮特•梅拉蒂(Annette Melatti)说，当会计系统首次进入技术领域时，应付账款、应收账款和资产等要素都是孤立的系统。早期的技术解决方案将这些系统集成到集成的会计套件中。然而，财务专业人士很快意识到，他们还需要分析和规划解决方案，以及项目管理功能和更大的控制，以满足不断扩大的监管记录要求。

使用遗留会计系统，帐户段的图表在部署时进行配置，并根据其生命周期进行固定。根据业务需求，它通常为帐户、成本中心或部门(甚至可能是产品或项目)创建帐户分段图表。“从长远来看，他们缺乏随着业务增长而增长的灵活性，无论是由于并购、国际扩张、创建新的子公司，还是任何其他需要从不同角度看待其财务数据的变化，”梅拉蒂补充道。

“相比之下,Workday使用对象数据模型这使得财务部门能够更有效地组织数据，并将更多细节与每笔交易联系起来。财务部门不是为其会计关键的每个部分创建固定的部分，而是选择代表其交易和业务所需的对象，”梅拉蒂说。例如，帐户、部门、项目和产品是可用的，但财务也可以访问客户、供应商、员工、活动、地区、位置等，这些永远不会作为分段添加到传统总账的帐户图表中。然后，会计专业人员可以用适当的对象标记任何给定的交易。梅拉蒂补充说:“这种方法创造了一种强大的方式，可以获得有关金融交易的更细粒度信息，让财务主管更清楚地了解业务本身的盈利能力和表现。”

结合机器学习支持的财务流程和实时交易记录，传统的会计功能(如结帐)可以在过去的一小部分时间内完成。Workday本身正在接近一个零日关闭．

作为财务职能继续发展在一个快速变化的世界里，技术使企业能够从他们的数据中获得更多，远远超出了总账所能提供的。