了解基础知识:什么是采购?

现在，采购团队比以往任何时候都肩负着帮助其组织就如何在规划未来的同时保持业务连续性作出决定的任务。在技术的帮助下，采购办公室可以更快地从一个战术组织转变为业务中的战略合作伙伴。

越来越多的企业意识到，加强采购、战略采购和供应链管理对他们的成功至关重要。通过高效的采购流程，他们可以提高运营效率，降低成本，降低风险，并增强供应商的协作和参与。为了支持这些至关重要的工作，采购团队必须被赋予正确的基于云的能力。

在这篇文章中，我们将更多地解释采购的类型、管理和支持采购的技术，以及为什么自动化和技术对采购流程和采购团队的成功变得越来越重要。

采购是什么?

采购是为企业获得必要的商品和服务的过程。主要有两种类型:直接采购和间接采购。

直接采购是指公司获得进入其最终产品(通常是制造成品)的零部件或材料。华体会体育注册在以产品为导向的组织中，采购和采购的管理通常由制造或运营团队负责。

间接采购更多地发生在服务型公司中，这类公司通常将采购分类为偶发劳动力、咨询服务、广告、清洁服务、办公用品或其他任何维持公司运营的东西。这种“间接”支出通常占企业支出的相当大的比例。在服务型企业中，管理收购过程的团队通常向财务部门汇报。

采购的另一个关键部分是采购:发出征求建议书(rfp)、审查投标、与供应商谈判以及管理货物和服务合同的过程。采购是上游过程，帮助企业制定战略供应商和成本决策，而采购是下游过程，促进货物和服务的接收和支付。

越来越多的企业将采购负责人提升到c层，以首席采购官(CPO)的形式推动战略消费管理在他们的组织。

什么是采购支付?

采购支付(P2P)是一个过程，通过这个过程，组织可以为他们从供应商那里采购的商品和服务提供安全保障并支付费用。通常，它首先由采购部门确定组织将与哪些供应商签订合同，以及他们将提供什么服务。然后，员工创建申请单，选择所需的商品或服务。一旦处理了请购单，采购部门就创建采购订单(POs)，并为选定的货物或服务支付发票。P2P还包括目录和库存管理、采购、收货和备货、发票处理和支付。

什么是Source to Pay?

Source to pay (S2P)包含了P2P之前的所有采购功能。这些包括采购特定产品和服务，包括采购项目的内部管理和RFP阶段的外部参华体会体育注册与。工具,如工作日的战略采购可以帮助简化:

• 项目的摄入量。
• 采购管道。
• 合同与供应商管理。
• RFx(请求信息、建议或报价)。
• 反向拍卖。

什么是采购软件?

采购软件使确保商品和服务安全的过程自动化，并在支出分析、战略采购、采购和支付方面实现更快、更智能的决策。采购工具从笔、纸和计算器开始，发展到电子表格——这仍然是许多小公司的主要工具。但是现在，采购技术已经发展成为许多企业资源规划(ERP)系统的一个组成部分。

Workday提供采购和采购软件，这些软件也集成到我们的核心业务中财务管理工作系统。的一些Workday客户还享受到Workday人力资本管理公司能力，连接他们的人员、财务和采购数据，以全面了解后台运营。

企业还可以监控优先供应商和合同是否得到履行，并确定创建新合同的机会，或执行和减少合同外支出。一个集成的系统还可以洞察支出的细分，不仅按部门，而且按项目、供应商、营销活动，甚至按员工。

自动化采购的现实利益

自动化采购可以大大提高流程遵从性。这是因为脱节的手动系统迫使采购和采购团队花费不合理的时间来处理数据和流程挑战。因此，沮丧的员工经常绕过采购流程，这导致了违规支出，增加了业务风险。

对于大多数自动化采购的公司来说，最大的好处是战略成本的节约和效率的提高。通过减少从经过批准的供应商那里采购的麻烦——特别是在已经协商了批量折扣的情况下——通过增加使用经过批准的供应商，购买的服务和商品的成本可以降低。此外，简化发票匹配过程可以使公司利用提前支付折扣。在效率方面，采购自动化可以帮助降低人为错误的风险，把数据录入等人工任务从员工的盘子里拿出来。这反过来又为员工腾出了更多的时间来处理更具战略意义的工作，如合同谈判和供应商管理。

技术如何改变采购?

通过使用软件帮助管理采购过程，特别是自动化工作流、审批和审查，同时确保获得准确和及时的数据，公司可以实现以下好处:

• 流程简化。技术通过将不同的和互不相干的元素集成到一个内聚过程中，简化了采购过程。

• 增加了可见性和对支出的控制。通过精简的采购流程，企业可以更好地优化支出，并与关键利益相关者进行合作。采购和采购负责人发现，能够让跨职能团队快速有效地共享信息、建立其审议记录、并将数据集中在单一中心的平台最成功。这样的系统使所有感兴趣的各方都可以随时访问采购信息，节省了通常需要在分散的电子表格和电子邮件信息中查找的时间。

• 节省了时间。有了正确的解决方案，采购和采购团队可以将以前繁琐的活动自动化，并为利益相关者和商业伙伴提供即时可见性。公司还可以通过支持移动的业务流程支持实时采购。自动化可以让各方尽可能高效、有效地完成工作。

• 更好的决策。战略采购软件集中了分析和决策所需的数据和协作能力，包括对未来支出的可见性。对可靠数据的访问也使组织能够更好地评估其支出的有效性。而且，通过使团队利用他们对产品、供应商和市场的知识进行协作，他们将更有可能从最合适的供应商那里选择和采购最好的材料、产品和服务华体会体育注册。数字化转换采购采购部门对市场和供应商有更深入的了解，使采购和采购能够就可能影响产品成本、质量等的定价趋势向业务利益相关者提供建议。

• 采用高。借助易于使用的直观采购和采购工具，公司可以增加企业范围内的采用，从而推动采购政策的遵从性。

• 增加价值。通过消除繁琐和低价值的工作，采购和采购专家以及会计部门可以将更多的时间投入到战略计划上，而不是事务管理上。

• 提高可伸缩性。技术和自动化在确保采购和采购能力可以随着公司的成长或其需求的转变而扩大方面发挥着重要作用。

• 提高透明度。随着过程的可见性，战略采购领导者可以检查供应商关系和合同义务，因此管理这些变得更容易。与此同时，供应商可以更透明地访问项目，并作为企业的战略伙伴。例如，Workday Procurement通过我们的供应商门户将Workday体验扩展到供应商，允许供应商维护其个人数据，并指定其商品和服务。供应商还可以查看他们的POs，查看和加载目录，查看和响应报价请求(RFQs)，并从POs查看和创建发票，这允许公司在改进供应商管理的同时自动化发票处理和支付。

将Workday采购与其他系统连接的好处

有了一个集成的系统，企业可以获得对支出的全面洞察，并有更多的能力执行支出参数和发现低效率。在许多情况下，将Workday采购与其他企业管理系统集成的企业可以大幅减少流氓支出，并在整个业务范围内更好地跟踪节约。此外，自动化和实时报告的增加使企业对其合同义务有了更清晰的认识，并帮助他们更好地将资源分配到未来的项目中。华体会体育彩票全站

一流的财务和采购管理系统使组织能够:

• 开车最大的影响。数字化采购使团队能够实时了解支出情况。通过将采购信息和支出分析与财务规划和分析联系起来，企业可以深入了解反复出现的趋势、年度预算，以及采购和采购如何最好地支持业务需求。与工作日的战略采购例如，组织从一开始就能看到支出情况，并从采购数据中获得可操作的见解。

• 更快做出数据驱动的决策。通过将所有采购和采购相关的数据整合到一个集中的系统中，各部门可以更容易地分析其业绩并做出战略决策。今天的采购团队必须做好准备，快速适应不断变化的环境和机会。这就需要获取数据，并从这些数据中获得见解。

• 确定和重新利用节省的资金。在每一笔交易中，Workday都会为你提供人物、内容、时间、地点和原因的详细信息。凭借以商业术语捕捉和分析数据的能力，Workday可以让你更好地了解自己的组织支出。

与业务战略合作伙伴

强大的采购是推动收入增长、效率和转型的力量，使公司更聪明、更快、更可扩展。实时获取市场数据和趋势，使采购成为战略决策的关键。利用自动化和高级分析等技术将使采购部门能够成功应对更复杂的挑战，释放新的价值。

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