工作日播客:金融转型如何帮助频谱健康满足增长机会

布鲁诺·j·纳瓦罗:众所周知，由于疫情的持续影响，医疗机构正面临着越来越大的利润压力。为了应对这些压力，许多组织正在将他们的财务数字化，以增加可见性和控制他们的收入和支出。我是主持人布鲁诺·纳瓦罗，今天我要和频谱健康公司财务系统和流程创新主管布列塔尼·克鲁斯谈话。我们将共同探讨为什么医疗保健组织应该将其财务流程迁移到云端，以及实际执行该操作的实际步骤。欢迎,布列塔尼。非常感谢你们今天的到来。

布列塔尼克鲁斯:谢谢你邀请我。

纳瓦罗:你能先给我们介绍一下Spectrum Health和你在其中的角色吗?

克鲁斯:确定。频谱健康是一个非营利性的健康系统。我们的总部在西密歇根。21年1月1日，我们在Workday上线了。所以我们同时推出了财务、人力资源管理和供应链管理。传统的Spectrum Health拥有大约13家急症护理医院，收入约为700万美元，其中还包括一家大型医疗保险公司。所以我们既有医保收入，也有医保收入。我之所以说传统频谱健康，是因为我们现在正处于转型时期。整合了博蒙特健康和频谱健康。博蒙特在该州的东部，加起来我们现在是密歇根州最大的雇主。 We have over 64,000 team members, $14 million in revenue, and our size is really astounding now, covering the whole state. And it really was a coming together of equals with a vision to make healthcare more affordable, simple, equitable, and exceptional.

因此，我在Spectrum Health的角色多年来一直在演变。我一开始在公司会计部门负责合并。当Workday开始实施时，我自愿成为那里的财务主管。自从上线以来，我的角色已经转变为核心财务系统团队的主管，也负责流程创新，因此真正支持我们的后台财务团队，包括Workday以及其他创新领域。现在我最关注的是将博蒙特引入Workday系统，引入我们的Spectrum Health Workday实例。

纳瓦罗:我很想了解更多关于频谱健康的故事。你以前处理合并和关闭的流程是什么?

克鲁斯:在Workday之前，我们实际上有三个独立的ERP系统。其中之一包括一个传统的Workday系统，然后我们有一个整合软件，它位于该系统之上，将所有信息整合在一起。我们花了相当多的时间在不同的erp和合并软件之间进行协调，我们不仅有不同的系统，而且还有会计部门。每个人都在自己的领域工作。这个过程起作用了。我们能够及时编制合并财务报表。但真正的重点是这些协调着眼于公司内部的平衡，并找到那些不平衡的地方，每个部门创建自己的报告。这是一个非常脱节的过程。

纳瓦罗:这很有趣。你对过去有看法，我猜，对过去也有看法。是什么最终促使你和你的团队改变了你处理合并和关闭的方式?

克鲁斯:我们的ERP软件已经寿终正寝了。所以这是一个选择，我们被迫去云计算。但在此过程中，我们评估了许多其他ERP系统。就我个人而言，我爱上了Workday，因为它直观的用户界面。它很容易使用，很容易找到信息。钻穿的能力很棒。Workday现在真的可以让我们持续关闭。我的意思是，精确到一个小时，我们可以锁定不同时期的亲密群体。这是非常可控的。系统中没有意外的变化，因为我们可以控制。 We can lock it down. And we really have visibility to the different silos that we had before. We are all coming together as one. And really we've been able to consolidate our accounting departments as well. So we've got visibility to what each other is doing. We're driving consistency across the board. And it's allowed us some efficiency in our close process. For example, one person can run allocations for the entire group instead of having three or four different people that were doing that previously.

纳瓦罗:自从改变你的流程以来，你经历了什么样的改进或影响?

克鲁斯:首先，我们真正关注的是报告的标准化。它帮助我们以一种可预测的方式运行这些报告。每个人都能看到同样的事情。我说的是所有部门的一致性，无论是医疗还是保险。没关系;他们的月度损益表看起来是一样的。他们是由同一个团队支持的。我们能够保持一个非常精简的团队来支持这些报告，因为它是一个小集合。这是为了获得准确的数据，以确保我们有一套标准的报告。我们还能够减少公司间的余额消除，这对我们来说是很好的，当你进入合并/关闭时期。 It's always a time of high stress and reduced amount of time to close the books. And anywhere that you can reduce those errors is always a benefit. Inter-company elimination balances aren't even an issue any longer for us.

正如我提到的，我们也能够整合我们的会计团队。我们能够通过自然减员来减少全职员工的数量。真的，对我们的员工来说，在假期和休假时，我们会给予他们更好的支持，因为我们有更多的交叉培训。每个人都在同一个系统里。他们知道这个过程。例如，如果一个会计经理不在，另一个会计经理可以介入并为他们批准日记账分录。这很简单。因此，这些标准流程和业务流程使其具有可预测性，并且更容易进行交叉培训。最后，当我们谈到审计时，我们都在一个系统中。我们减少了为审计员争取支持的时间; having to hunt and peck for it on the network is no longer an issue because you can drill through to that support right within one system.

纳瓦罗:听起来你在大型组织中对数据的总体处理更好。这个过程对更广泛的组织有影响吗?

克鲁斯:是的，当然，我提到的标准报告包，这意味着我们所有的终端用户，我们的成本中心经理，董事，副总裁，他们都收到相同的损益包，这是可预测的。他们可以在任何需要的时候运行它。当他们进入系统时，他们能够立即深入分析这些结果，而以前他们必须拿起电话，打电话给分析师，让某人为他们运行报告，现在他们真正能够在需要时自助服务-它赋予那些最终用户权力，使他们能够根据需要做出决定。

纳瓦罗:之前你提到将博蒙特健康公司整合到Workday。你能告诉我们更多关于那段经历吗?

克鲁斯:这就像一阵旋风。我们目前正在实施过程中。因此，我们能够将Beaumont整合到Workday，仅在上层;我们把他们的综合信息放到一个空壳公司，如果你愿意的话。因此，我们能够从Workday系统中提取合并财务，即使它们还没有在Workday上运行。但我们确实计划尽快把他们拉上来。我们的目标是2023年7月，这样我们就可以开始收获这些储蓄和一些遗留系统。一旦我们使用了单一的ERP系统，这真的是一个触发器，多米诺骨牌，如果你愿意的话，开始巩固我们的共享服务。所以这就是我们希望尽快节省的地方。但正如我所提到的，除非我们在单一平台上，否则我们无法整合团队。 So we're very anxious to do so.

纳瓦罗:你们面临的挑战是什么?你们将如何解决这些挑战?

克鲁斯:现在博蒙特正处于混乱的中间，把他们拉进Workday，巩固上层。好的方面是，Workday系统确实允许我们灵活地适应这种情况。我们加载他们的顶部合并级别的详细信息，因此我们能够像以前一样从系统中提取报告。但是我们可以花时间，完成总账的转换，一旦我们有了可用的信息，我们就可以返回顶层数据，然后加载丰富的工作标签级细节。这样我们就能在博蒙特的历史报告在系统上实时发布后调出这些报告。这个系统很灵活，这很好。作为后台会计团队，我们被告知整合将在2月1日进行。所以你有28天的时间来整理财务报表。一开始，我们认为让他们加入Workday可能会有点困难。但正如我提到的，我们能够在系统中正确地做到这一点，这并不像我们之前认为的那样是个大问题。 It's nice to have that flexibility.

纳瓦罗:我想，这种灵活性肯定会带来好处。为什么对医疗机构来说，特别是对其核心财务流程进行数字化如此重要?

克鲁斯:我想是时候了，对吧。金融似乎总是最后一个得到全新的软件系统。所以我们很高兴能够专注于把这个全新的、尖端的软件投入使用。这样我们就能专注于重要的事情。而不是那些非增值的对账，我们真的可以花更多的时间来关注月末的分析。它使我们各部门之间的可见性和透明度更高。此外，我们能够减少开销，但仍然为我们的操作提供所有必要的信息，使他们能够移动指针。这几年在医疗保健方面是艰难的，而且真的看不到很多缓解的迹象。我们将继续用更少的钱做更多的事。我的意思是，我们没有能力雇佣更多的员工，我们也不能提高价格。 So we really need to focus on where we can find these efficiencies. And we're excited about how Workday does that. I mean, even outside of close and consolidations there's machine learning that's been pushed out to us; specifically in the finance space, we're excited about journal entry insights and providing those anomalies mid/month-end. We're able to find where we might potentially have errors before we close the books and correct them. And it's just exciting that that is pushed to us without investments needing to be made. We do our best to keep up with Workday and those upcoming releases. And it's tough. There's a whole lot that Workday pushes out to us, which is very exciting and we need to keep up.

纳瓦罗:我很高兴听到你们的数字化转型之旅。当其他医疗保健组织希望将其财务管理、供应链管理和HCM系统迁移到云端时，您对他们有什么建议吗?

克鲁斯:我会说把它当作一个机会。不要解除和改变你当前的工作流程，试着把它们放到工作日。这是你真正得到组织关注的一次机会。您不需要固守现状，因此请确保您正在审查最佳实践，并重新构建您的过程。为了做到这一点，你真的需要一个基调，在顶部做这些改变是可以的，可以测试，可以失败，但真的要挑战极限，确保你在尽可能减少摩擦。只要你能简化业务流程或减少通过系统所需的繁文缛节，现在就是时候去做了。我们的遗留系统操作起来也非常困难和繁琐。因此，许多用户对这个新系统抱有同样的看法。所以你必须确保有一些变革管理来帮助他们度过难关，让他们知道Workday是非常直观的，他们可以跳进来尝试一下，在这个过程中他们不能破坏任何东西。

纳瓦罗:布列塔尼，非常感谢你今天和我谈话。

克鲁斯:非常感谢你们邀请我。

纳瓦罗:我们一直在讨论医疗保健组织如何改变其财务流程。无论你在哪里收听你最喜欢的播客，不要忘记关注我们。记住，你可以在Workday.com/podcasts上找到我们的完整目录。我是主持人布鲁诺·纳瓦罗，祝大家度过一个愉快的工作日。