怡安财务总监关于完成完全远程财务交割的报告

的新型冠状病毒肺炎大流行凸显了业务连续性的重要性。全世界数以百万计的上班族开始在家办公，有些甚至是一夜之间。最初的重点是确保员工的安全和福祉，这是正确的。随着世界进入新的节奏，在前所未有的条件下继续进行关键业务运营也势在必行。

我们有机会与Aon plc的高级副总裁、全球总会计师兼首席会计官Mike Neller进行了交谈。怡安是一家全球专业服务公司，提供风险、退休和健康解决方案，在120个国家拥有50,000名员工。在全球范围内的就地避难订单中，Mike和他的团队远程关闭了财务期。请继续阅读，了解怡安集团是如何首次实现完全远程财务结算的。

怡安的典型财务结算是怎样的?

我们有六天的结案程序。在我们经营的大多数国家，分类账在四天内结帐，然后我们花两天时间进行合并和最后审查。当我们开始使用Workday时，我们需要关闭8天，所以我们将关闭时间缩短了几天。我们可能会再减少一天，但老实说，我们目前没有这个需要。它给了我们时间来处理任何对账项目，并为我们的财务准确性提供额外的安慰。

对于我们最大的地区，我们一直在使用工作日财务管理一年多了。所以对人们来说一切如常。没有学习曲线了。今天，我们95%的收入来自Workday，到今年年底，这一比例将超过99%。

听起来，你当前财年的第一季度结束情况一点也不典型。你能给我们介绍一下场景吗?

我们的第一季度结束于3月31日，我们通常会在资产负债表日期前几天开始结账流程。由于COVID-19要求同事从3月中旬开始在家工作，所以我们在开始这一过程时处于100%的虚拟关闭状态。我们都有点紧张，因为我们真的不知道会发生什么。我不知道有谁做过虚拟结案。我们会有问题吗?这个系统会崩溃吗?如果崩溃了会发生什么?我们与谁交谈，我们如何与他们取得联系?

封闭过程进行得如何?

虽然我们对继续按时结帐感觉很好，但我们制定了一个应急计划，以防虚拟结帐不像我们预期的那样顺利。最后，我们的比赛顺利结束了——太棒了。它又快又高效。当你想到在120多个国家工作时，很多人都在努力关闭很多套书籍。每个人都能够在没有任何延迟和效率低下的情况下管理它。团队在保持联系以按时交付方面做得非常出色，而且我们从未使用过应急计划。

如果我们有10个不同的系统，这是不可能发生的;如果我们的系统不像我们的Workday系统那样可靠和有效的话。因此，Workday是我们能够管理如此有效的交易的巨大支柱和关键，我认为我们整个团队都认可并赞赏这一点。

有什么意想不到的小问题吗?

尽管有这么多变化——人们远程办公，进行大量的WebEx和Zoom通话——但没有任何问题。事实上，拉丁美洲的关闭速度是最快的。他们提前一天完全关门了，这是第一次发生这种情况。

再一次，这都是关于技术和我们的同事能够知道如何使用它。如果这项技术不起作用，就会推迟交割。如果这项技术不起作用，我们就会遇到真正的问题。

在Workday之前，您使用的是内部部署的财务系统。你认为拥有一个基于云的系统对你远程结帐的成功有帮助吗?为什么?

没有问题。Workday为我们提供了许多好处，包括为日志条目审查和批准过程提供自动化工作流程定义，能够在Workday中为日志附加所有支持材料以有效地处理审批过程，能够快速处理任务的移动应用程序，以及允许快速研究和分析的系统内的钻取功能。

对于面临同样挑战的读者，你有什么建议吗?

我们的公司是建立在数百次收购的基础上的。我们在120个国家拥有700多个法人实体，所以我们不是一个简单的组织。从容量和成本的角度来看，从多个遗留系统迁移到单个系统可能是一项艰巨的任务。然而，在投入正确的项目团队之后，一旦遗留系统退役，生产力提高，它就可以以非常引人注目的ROIC经济地完成。

虽然我们对Workday总账的表现感到非常满意，但真正改变我们的是我们将现有的规划和整合工具从传统系统转移到Workday。换句话说，得到一个单一的轮辐模型——一个真实的来源——而不会浪费时间、精力，也不会在第一次尝试时总是无法协调多个系统的线性封闭过程中产生混乱。

这将是一段漫长而充满挑战的旅程的最后一英里，但从经济和同事满意度的角度来看，回报都是值得的。