了解基本知识:什么是财务管理系统?

本博客是解释帮助公司管理人员和资金的技术系列的一部分。

不断变化的世界需要新的工作方式——更聪明、更快、更敏捷的方式。这一点在金融领域尤为重要。在丰富的数据和越来越强大的人工智能、机器学习和分析能力的推动下，金融机构正在转型，并做出更明智的业务决策。

在这篇博文中，我们提供了一个快速指南，介绍财务职能不断变化的需求，你需要了解的财务管理系统，以及正确的系统如何帮助公司适应不断变化的世界，发现新的商业机会。

为什么现代的财务管理系统对组织很重要?

财务是公司成功的基础，越来越多的财务团队被要求领导公司通过数据分析做出更好的决策，为整个业务的利益相关者提供洞察，从营销和销售到产品和运营，为战略提供信息，并提供决策底线影响的背景。

为了成功做到这一点，Workday认为需要两件事:轻松访问当前的财务和员工数据，以及将不同数据源整合在一起进行多维报告和分析的能力。非财务数据——尤其是来自运营系统的信息——为数字提供了更大的背景，并为驱动业绩的原因提供了更深入的见解。有了这些功能，组织可以更有效地制定决策和计划。

技术如何影响金融系统或流程?

一个伟大的金融系统从你看不到的东西开始——处理交易、报告和分析的底层技术，最好在一个地方，这样你的财务团队就可以在不离开系统的情况下计划、处理、分析和报告数据。基于云的财务管理系统帮助使这一切成为可能。

考虑一下:通过将自动化业务流程工作流内置于系统中，您可以快速创建新的或修改交付的流程，以适应行业变化或法规。需要为数据、事务、处理和应用程序提供适当的安全性，从而使监视访问和更改变得容易。

将事务和分析统一在一个系统中，所有数据都存储在内存中，从而实现实时性事务处理在一个地方整合和报告财务数据。一旦发生具有会计影响的事务，就可以立即在同一系统中报告和分析。如果需要，财务部门可以跨多个法律实体和货币创建每日合并报告，从而大大减少结帐所需的时间。例如，在一个统一的系统中，城市一年其月度和季度结算速度加快了40%，而AAA北加州，内华达州和犹他州将季度结束时间从10天减少到5天。

简而言之，一个适应当今不断变化的世界的财务管理系统应该:

• 提供完整、准确和实时的业务情况。

• 为你的领导者提供相关的、有背景的商业见解。

• 使您能够在不中断业务的情况下接受组织、过程和报告变更。

当前财务团队面临哪些具体挑战?

财务部门需要提供超越遗留系统所设计的总账信息的洞察力。随着更广泛的利益相关者和不断发展的业务环境的出现，财务被要求为企业提供能够积极影响决策的洞察力。

许多财务团队都在努力完成这一使命。他们仍然忙于传统的事务性任务，把大部分时间花在收集数据上，而不是分析数据，成为组织真正需要的战略合作伙伴。支离破碎或过时的金融系统使得他们在需要的时候很难(如果不是不可能的话)获得所需的数据。对于许多组织来说，有价值的数据被困在遗留系统(甚至是电子表格)和组织孤岛中。组织无法访问这些数据，也无法轻松地将其与外部数据源结合起来，以构建数据模型并做出将组织带入未来所需的预测。

在全球范围内，由于技术变革的步伐、数字颠覆的影响、日益严格的监管审查、数据隐私和网络安全问题、不确定的经济状况以及金融市场波动，金融领导者面临着更大的风险。财务团队需要能够更快地处理来自整个组织的实时信息，以便在不断变化的世界中更好地管理风险。

传统的财务管理系统是如何工作的?

遗留解决方案旨在自动化和简化会计，以支持财务报告。这个过程传统上是严格和线性的，从捕获子分类账交易开始，到提交到总分类账结束。随着交易通过会计流程，子分类账的详细信息被剥离，从而产生更新分类账余额的汇总日记账分录。以这种方式设计的系统只能支持基于初始实现期间如何配置会计部分的财务报告。

为了提供更丰富的业务洞察力和管理报告，除了这些系统之外，组织还需要数据集市或仓库、商业智能解决方案和报告工具。这种“补强”方法意味着创建和维护成本高昂的集成，需要更多的数据协调工作，并可能使业务暴露于不必要的错误。而且，这种解决方案最终会导致不连接数据的停滞孤岛。

由于会计、合并、对账、采购、收入、合规性和其他功能的不同系统，您的财务管理环境变得更加复杂。分散的系统很难向业务提供实时洞察，也很难跟上增长和变化的步伐。扩展或更改这些系统以满足不断增长、不断变化的业务需求是缓慢、昂贵的，在某些情况下，实际上是不可能的。

是如何基于云的财务管理系统不同吗?

工作日财务管理是一个云解决方案旨在为您的组织提供完整的业务洞察力。对生成财务报告所需的交易进行汇总的严格流程已不复存在。相反，一旦输入，所有交易都会保留其丰富的业务信息，并立即反映在财务、管理和运营报告中。通过使用单一的基于云的系统来捕获所有交易并支持核心基础流程，您的财务团队可以实时访问已批准的业务信息。这一的力量，拥有一个数据源、一个安全模型和一个经验，使公司能够在一个系统中进行计划、执行和分析。

终身健身例如，在明尼苏达州，它将财务与人力资源软件整合在一起，这样财务和工资交易和审批就可以系统地处理。借助基于云的解决方案，该公司可以不断更新法规要求，缩短关闭周期，从而有更多时间来分析数据和业务结果。

比尔·高斯林外包加拿大的银行也部署了基于云的金融系统。结果，它的交割时间缩短了30%，准备交割过程所涉及的努力程度也显著降低。在旧的ERP系统中，公司需要三到四次的财务报表迭代才能得出最终结果。对于基于云的系统，只需要两次迭代。

为什么财务管理中的实时数据重要吗?

每天都有大量的数据流经组织。当一家公司能够利用这些数据并对其进行有效分析时，它就能更快地做出更好的决策。例如，公司可以使用分析来了解哪些客户是最赚钱的实时洞察，这通常需要在财务管理系统之外的单独分析解决方案。市场营销等职能部门使用数据来改变客户体验，并提供越来越个性化的服务。商业领袖通过在产品之上提供数据驱动的服务来创造新的收入来源。华体会体育注册先进的数据分析可以使收入预测更加复杂和准确。将财务数据与非财务信息(如消费者数据或来自其他操作系统的数据)结合起来可以产生新的见解。

能够从任何业务维度钻取数据实时，您可以与数据交互以了解驱动性能的因素。您可以了解诸如供应商、活动或员工的支出，以及客户和产品的损益—所有这些都不需要单独的数据仓库或额外的报告工具。这些丰富的业务信息可以通过财务记分卡和仪表板传递，这些可以从移动设备上获得。管理人员可以实时了解业务，因此您可以随时关注最重要的指标。想象一下，仪表板上有当前的关键指标，显示数字是否下降，资金是否需要转移，或者公司可能在市场上获得动力。使用实时数据意味着在一段时间结束时不会出现意外情况，并使其更容易掌握快速变化的情况。

通过云财务管理系统，红石信用社与数据收集相比，用于分析的时间增加了133%。因此，它能够:

• 将重点从手工和文书工作转移到战略性会计活动。
• 简化会计调查。
• 提高财务服务业务的能力。

公司的财务职能是如何被重新定义的?

在当今互联互通的世界，对金融领袖的要求是无情的。金融新闻和市场谣言瞬间传遍全球。首席执行官们希望从财务部门获得丰富的前瞻性见解，以便他们能够管理风险，发现新的机会，并抵御经济冲击和波动。企业当前和未来的价值——以及其洞察力的质量——现在是相互关联的。

不幸的是，许多财务职能部门仍然无法提供这些见解。转变职能的努力还远远不够。技术采用落后于公司的其他职能。因此，财务部门必须加快步伐，拥抱技术，在组织中发挥更具战略性的作用。

评估云财务管理系统的关键是什么?

任何财务管理系统都应该让你从仅仅管理财务控制和交易转变为提供真正的洞察力改变你的业务。Workday通过为所有财务流程提供一个基于云的单一系统，重新构想了财务管理方法。一个能让你:

• 用真知灼见指导业务。本机基于云的系统，具有内存对象数据模型，可实时捕获事务，支持核心基础流程，并使财务团队能够更快地做出业务决策。
• 有信心地巩固和关闭。Workday基于云的架构消除了复杂且耗时的线性流程，使您获得更快、更灵活、更准确的方法。您可以随时访问这些信息，而不必等到每个月、每个季度或每个年底才能获得业务的统一视图。
• 为下一步做好计划和准备。Workday将财务和人力资源事务与报告和计划功能结合起来，消除了数据移动和对账，从而创建了一个使用实际事务数据的更迭代、更高效的计划流程。
• 积极有效地管理风险。Workday不仅仅是监视事务，它还提供了一个“永远在线”的审计跟踪来捕获所有更改。公司可以管理、监督和配置批准限制，还可以设置阈值和分离职责。通过这样做，Workday可以帮助组织减少欺诈和风险。
• 拥抱变化。变化是恒定的，在Workday中可以随时进行更改和配置。此外，一旦配置了更改，它们将立即应用到财务、人力资源和计划中的相关组织、事务和报告中。

前景如何云财务管理？

市场研究机构Gartner¹预测“到2024年，60%的新中型核心财务管理应用项目，以及30%的大型和全球性项目将是公共云实施。”

高德纳还表示:“到2024年，数字技术将为核心财务管理套件带来新的功能和效率，以及集成的最佳财务规划和分析以及财务关闭功能。”它包括以下云解决方案在财务管理中的主要吸引力:

• 与新版本保持同步的能力(客户通常被迫使用当前版本的一两个版本)。
• 一个更像消费者的界面，简化培训和入职。
• 数字能力，包括人工智能(AI)、机器学习(ML)和机器人过程自动化(RPA);这些功能中的大多数都不会被改造到传统的本地平台上。
• 通过更快地引入订阅计费、收入确认和财务会计中心等新功能，提高了敏捷性。
• 更多地强调最终用户(在财务办公室)管理应用程序，减少对IT人员的依赖。”

为成功而转变

为了将威胁转化为机遇，企业需要灵活应变，并拥有可操作的数据和见解，以做出快速、准确的决策。他们必须简化审计和遵从性，更快地合并和结帐，并为下一步做好准备。一个拥有正确技术基础的财务管理系统将支持所有这些，甚至更多。的最佳财务管理软件将使您能够轻松地管理变化，在不确定的情况下保持弹性，并主动和战略性地做出反应。

1 Gartner，“中型、大型和全球企业云核心财务管理套件的魔力象限”，John Van Decker, Robert Anderson, Greg Leiter, 2019年5月13日

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