了解基本知识:什么是采购?

现在，采购团队比以往任何时候都更需要帮助他们的组织就如何保持业务连续性做出决定，同时也为未来进行规划。在技术的帮助下，采购办公室可以更快地从一个战术组织转变为业务中的战略合作伙伴。

越来越多的企业意识到，加强采购、战略采购和供应链管理对他们的成功至关重要。通过高效的采购流程，他们可以提高运营效率，降低成本，降低风险，并加强供应商的协作和参与。为了支持这些重要的努力，采购团队必须被赋予正确的基于云的能力。

在本文中，我们将更多地解释采购的类型、管理和支持采购的技术，以及为什么自动化和技术对采购流程和采购团队的成功变得越来越重要。

什么是采购?

采购是为企业获得必要的商品和服务的过程。主要有两种类型:直接采购和间接采购。

直接采购是指公司获得用于最终产品(通常是制造出来的)的部件或材料。华体会体育注册在以产品为导向的组织中，采购和采购的管理通常由制造或运营团队处理。

间接采购在服务型公司中更常见，这些公司的采购类别通常包括临时劳动力、咨询服务、广告、清洁服务、办公用品或其他维持公司运转的东西。这种“间接”支出通常占企业支出的相当大的比例。在服务型公司，管理收购过程的团队通常向财务部门报告。

采购的另一个关键部分是采购:发出征求建议书(rfp)、审查投标、与供应商谈判以及管理货物和服务合同的过程。采购是帮助企业做出战略性供应商和成本决策的上游过程，而采购是促进商品和服务的接收和支付的下游过程。

越来越多的企业以首席采购官(CPO)的形式将采购负责人提升到最高管理层，以推动战略发展消费管理在他们的组织中。

什么是采购费用?

促使付款(P2P)是指组织从供应商处获得的商品和服务的安全保障和支付过程。通常，采购部门首先确定一个组织将与哪些供应商签订合同，以及他们将提供哪些服务。然后，员工创建请购单并选择所需的商品或服务。一旦申请处理完毕，采购部门就创建采购订单(POs)，并为选定的商品或服务支付发票。P2P还包括目录和库存管理，采购，收据和库存，以及发票处理和支付。

什么是支付来源?

支付来源(S2P)包含了P2P之前的所有采购功能。这些包括采购特定的产品和服务，包括采购项目的内部管理和RFP阶段的外部华体会体育注册参与。工具如Workday战略采购可以帮助简化:

• 项目的摄入量。
• 采购管道。
• 合同和供应商管理。
• RFx(请求信息、建议或报价)。
• 反向拍卖。

什么是采购软件?

采购软件使确保商品和服务安全的过程自动化，并在支出分析、战略采购、采购和支付方面实现更快、更明智的决策。采购工具从笔、纸和计算器开始，发展到电子表格——仍然是许多小公司的主要工具。但是现在，采购技术已经发展成为许多企业资源计划(ERP)系统的一个组成部分。

Workday提供采购和采购软件，也集成到我们的核心工作日财务管理系统。一些Workday客户享受到的额外好处Workday人力资本管理能力，连接他们的人员、财务和采购数据，以全面了解后台业务。

企业还可以监控首选供应商和合同是否得到履行，并确定创建新合同的机会，或执行和减少合同外支出。一个集成的系统还可以洞察支出，不仅按部门，而且按项目，供应商，营销活动，甚至按员工。

自动化采购的现实利益

自动化采购可以极大地改善流程遵从性。这是因为脱节的手动系统迫使采购和采购团队花费大量时间处理数据和流程挑战。因此，沮丧的员工往往会绕过采购流程——这导致了乱花钱，增加了企业的风险。

对于大多数自动化采购的公司来说，最大的好处是节省战略成本和提高效率。通过减少从批准的供应商那里购买的麻烦——特别是在已经协商了批量折扣的情况下——通过增加使用批准的供应商，可以降低购买服务和商品的成本。此外，简化发票匹配过程可以使公司利用早期的工资折扣。在效率方面，采购自动化可以帮助降低人为错误的风险，将数据输入等人工任务从员工的盘子上拿掉。这反过来又为员工腾出更多时间来处理更具战略性的举措，如合同谈判和供应商管理。

技术如何改变采购?

通过使用提供帮助的软件管理采购流程，特别是自动化工作流程、审批和审查，同时确保获得准确和及时的数据，公司可以实现以下好处:

• 流程简化。通过将不同的和脱节的元素集成到一个有凝聚力的过程中，技术简化了采购过程。

• 增加能见度和对支出的控制。通过精简的采购流程，企业可以更好地优化支出，并与关键利益相关者合作。采购和采购负责人发现，能够让跨职能团队快速有效地共享信息、建立讨论记录并将数据集中在一个中心的平台是最成功的。这样的系统让所有感兴趣的人都可以随时访问购买信息，从而节省了在分散的电子表格和电子邮件中查找的时间。

• 节省了时间。有了正确的解决方案，采购和采购团队可以自动化以前繁琐的活动，并为利益相关者和业务合作伙伴提供即时可见性。公司还可以通过支持移动的业务流程支持即时采购。自动化可以让各方尽可能高效地完成工作。

• 更好的决策。战略采购软件集中了分析和决策所需的数据和协作能力，包括对未来支出的可见性。获得可靠的数据还能使组织更好地评估其支出的有效性。而且，通过使团队能够使用他们对产品、供应商和市场的知识进行协作，他们将更有可能从最合适的供应商那里选择和采购最好的材料、产品和华体会体育注册服务。数字化转型的采购采购部门对市场和供应商有更深入的了解，使采购和采购能够就可能影响产品成本、质量等的定价趋势向业务利益相关者提供建议。

• 采用高。使用易于使用的直观的采购和采购工具，公司可以增加企业范围内的采用，从而推动对采购政策的遵守。

• 增加价值。通过消除繁琐和低价值的工作，采购和采购专家以及会计部门可以将更多的时间用于战略计划，而不是事务管理。

• 提高可伸缩性。技术和自动化在确保采购和采购能力可以随着公司的发展或需求的变化而扩大方面发挥着重要作用。

• 提高透明度。通过对流程的可见性，战略采购负责人可以检查供应商关系和合同义务，从而使管理这些变得更容易。与此同时，供应商可以更透明地访问项目，并充当企业的战略合作伙伴。例如，Workday purchasing通过我们的供应商门户网站将Workday的经验扩展到供应商，允许供应商维护他们的个人数据，并指定他们的商品和服务。供应商还可以查看他们的POs，查看和加载目录，查看和响应报价请求(RFQs)，并从POs查看和创建发票。这允许公司在改善供应商管理的同时自动化发票处理和支付。

将工作日采购连接到其他系统的好处

有了集成的系统，企业可以获得对支出的全面洞察，并有更多的能力执行支出参数和发现低效率。在许多情况下，将Workday采购与其他企业管理系统集成在一起的企业可以大幅减少非法支出，并更好地跟踪整个业务的节省。此外，自动化程度的提高和实时报告使公司更清楚地了解其合同义务，并帮助他们更好地为未来项目分配资源。华体会体育彩票全站

一流的财务和采购管理系统使组织能够:

• 驱动最大影响。数字化采购使团队能够实时查看支出情况。通过将采购信息和支出分析与财务规划和分析联系起来，企业可以深入了解经常性趋势、年度预算，以及采购和采购如何最好地支持业务需求。与Workday战略采购例如，组织从一开始就可以看到支出，并对其采购数据获得可操作的见解。

• 更快地做出数据驱动的决策。通过将所有采购和采购相关的数据整合到一个集中的系统中，各部门可以更容易地分析其业绩并做出战略决策。今天的采购团队必须准备好迅速适应不断变化的环境和机会。这需要访问数据，并从这些数据中获得见解。

• 确定并重新利用储蓄。在每一笔交易中，Workday都会为你提供人物、事件、时间、地点和原因等详细信息。通过捕获和分析业务方面的数据，Workday可以让您更好地了解您的组织支出。

战略性地与企业合作

强大的采购是推动营收增长、效率和转型的力量，使公司更智能、更快、更可扩展。实时获取市场数据和趋势使得采购对战略决策至关重要。利用自动化和高级分析等技术将使采购部门能够成功应对更复杂的挑战，从而释放新的价值。

想知道Workday如何帮助你将采购提升到一个新的水平吗?看看你和你的团队是如何做到的简化采购支付流程节省宝贵的时间。