El modelo de datos de Workday es posible gracias al Core de datos inteligente en el que combinamos datos operativos procedentes de más de 15 fuentes externas, con lo que se consigue reunir toda la contabilidad en un solo sistema.Workday Financial Management, junto conWorkday Accounting CenteryWorkday Prism Analytics, resulta fundamental para este Core de datos inteligente, y nos ahorra más de 50 horas de trabajo durante el cierre al automatizar la contabilidad de los datos externos.
En segundo lugar, se encuentra nuestra arquitectura adaptable, que nos permitepreparar las finanzas para el futuro. Crear una dimensión, una entidad legal o incluso un proceso de gestión nuevos es una tarea rápida y sencilla. Además, Workday nos facilita seguir cumpliendo con los cambiantes entornos normativos, como sucedió con los cambios en el reconocimiento de ingresos que se produjeron hace unos cuantos años y, más recientemente, en las normativas de contabilidad de los arrendamientos.
¿Podría mencionar algunos de los beneficios que ha materializado hasta la fecha en este proceso para lograr un cierre el mismo día?
Hemos cosechado unos beneficios tremendos siguiendo estas mejores prácticas. Puede que el más importante sea la facultad de detectar precozmente problemas en el proceso de cierre antes de que se conviertan en incidencias. Esto nos permite tomar medidas correctivas con rapidez y solventar las anomalías en cuanto salen a la luz.
此外,el porcentaje de asientos contables问啊ora introducimos a mano es sumamente bajo. Gracias a la automatización de nuestro sistema, hemos logrado una automatización de casi el 100 % de nuestro flujo de caja y un 100 % de exactitud en la facturación. Ahora bien, como se puede imaginar, hay excepciones. Workday saca a la luz estas excepciones, lo que nos ayuda a abordarlas y resolverlas con rapidez antes de que afecten al cierre. Y sabemos que podremos sacar mucho más partido a medida que vayamos adoptando otras prestaciones de machine learning.
Nos ha hablado mucho de las mejores prácticas que pueden adoptar las empresas para optimizar sus propios procesos de cierre. ¿Podría compartirlas con nosotros?
En primer lugar, enviar una encuesta sobre el cierre a toda las personas implicadas en este proceso puede sacar a la luz los riesgos, aportar feedback y comunica lo que funciona y lo que no. De este modo, se adquiere una percepción de conjunto y se facilita la identificación de cuellos de botella o áreas de riesgo.
En segundo lugar, posibilitar una mejora de la colaboración ycooperación con los equipos de FP&A(análisis y planificación financiera). Nuestros equipos trabajan a partir del mismo conjunto de datos, lo cual ayuda a generar insights en tiempo real sobre la diferencia entre las cifras presupuestadas y las reales y permite a los equipos colaborar para resolver las desviaciones con mayor facilidad.
En tercer lugar, crear un centro de mando para el chief accounting officermediante los tableros de mandode Workday desde el cual pueda ver métricas esenciales, como es el caso de los cobros al contado, el análisis de las cuentas por cobrar, los periodos medios de cobro y de pago, y las tendencias de gasto en ganancias y pérdidas. De este modo, podrá identificar tendencias inusuales y tomar medidas durante todo el mes y no solo al final.
En cuarto lugar, monitorizar el cierre. Eltablero de mando de cierre de periodonos aporta información en tiempo real, incluyendo la clasificación (que informa a la directiva del estado general del proceso de cierre) y el resumen del cierre (que nos permite ver todas las tareas que quedan para finalizar del cierre).
Por último, efectuar un análisis financiero exhaustivo de los informes externos, ya se trate de los documentos que se presentan a las autoridades reguladoras, notas de prensa o documentos preparatorios para las llamadas con los inversores. Dado que los equipos de FP&A y de contabilidad trabajan con los mismos datos, se puede efectuar un análisis en profundidad para comprobar la exactitud de los números.
¿Quién más se beneficia de acortar el proceso de cierre?
Los propios empleados salen beneficiados. Como hemos visto sobre todo durante la pandemia, las fuerzas que han contribuido a la "gran renuncia" son el reflejo de que las personas han renovado su énfasis en la calidad de vida, lo cual incluyeuna mejora de la conciliación de la vida laboral y personal, que se ve respaldada por la posibilidad de hacer los cierres el mismo día.
Obviamente, tener un proceso más optimizado que no robe semanas de trabajo a los miembros del equipo financiero también ayuda a reclutar y retener talento, lo cual resulta primordial para ayudar a las empresas a triunfar hoy y en el futuro inmediato.
Los profesionales de las finanzas quieren trabajar para una empresa en la que la tecnología les empodere para resolver problemas exigentes y complejos y, de este modo, ayudar a la empresa. Con la arquitectura adaptable de Workday y su exclusivo modelo de objetos de datos, cualquiera en mi equipo (que, obviamente, tenga los privilegios de acceso adecuados) puede modificar sus propios tableros de mando o informes, profundizar en detalle hasta el nivel de las transacciones y conocer la realidad detrás de una cifra o una tendencia en particular, así cómo obtener por su cuenta las respuestas que necesita para influir en los resultados.