Avant même que la pandémie de COVID-19 n'émerge, les entreprises faisaient face à de nombreux défis sociaux, économiques et technologiques, comme le montre lepremier blogde cette série. Certes, le changement et l'incertitude sont parfois contraignants, mais ils peuvent aussi créer de nouvelles opportunités, du moment que le personnel et les entreprises possèdent l'agilité nécessaire pour en tirer le meilleur parti.
Ce phénomène est particulièrement vrai pour la fonction Finance. Les DAF doivent se préparer à l'incertitude à court et à long termes afin de comprendre pleinement le risque que leur entreprise encourt et de l'atténuer. Une transformation profonde se révèle nécessaire : pour devenir les conseils stratégiques dont l'entreprise a besoin, les DAF et leurs équipes doivent accueillir et accepter le changement continu comme faisant partie de la nouvelle normalité.
Mais comment ? Voici 5 domaines clés à explorer par les DAF afin de guider leurs entreprises au fil des changements constants.
La gestion de la planification, des liquidités et des risques est essentielle à l'agilité de la fonction Finance
En ces temps incertains, il est difficile de prévoir avec précision des objectifs de revenus et des prévisions de charges. Les entreprises doivent être capables de modéliser des conditions en constante évolution, ce qui requiert de l'agilité organisationnelle. L'incertitude accentue la nécessité d'une planification plus dynamique basée sur unesérie de scénariosplutôt que sur des cycles classiques de planification trimestriels ou annuels.
En mettant en œuvre une planification plus dynamique, les entreprises peuvent répondre plus facilement aux changements et s'adapter afin de mieux comprendre l'impact sur leurs revenus et charges. Par exemple, les clients paient-ils en temps et en heure ? Parmi nos clients, combien n'honorent pas leur facture ? Quels contrats fournisseurs doivent être renégociés d'après les changements demandés ?
Pour décrire sa propre expérience dans laplanification d'entrepriselors de la crise du COVID-19, Kinnari Desai, Senior Director, Corporate Finance chez Workday, déclare : « Nous avons su exploiter les données des montants réels issues de工作日Financial Managementpour nos prévisions. Ainsi, nous avons pu définir l'impact qui en résulterait sur les pertes et profits et le flux de trésorerie. Au total, nous avons été capables d'accélérer le processus et de travailler 50 % plus vite que lorsque nous utilisions des feuilles de calcul. »
De même, dans un contexte difficile, la fonction Finance a toutes les cartes en main pour aider les dirigeants à prévoir leur trésorerie et leur liquidité et à identifier les risques de manière plus rapide et plus précise. De nombreuses entreprises disposent de plusieurs sources de liquidités, si bien que la création d'une vision d'ensemble de leur situation financière et de leurs liquidités peut être fastidieuse sans les outils appropriés.
Informer les acteurs impliqués et les aligner grâce à des informations précises et complètes
Dans un contexte d'incertitude, la nécessité de rendre les visions stratégiques plus accessibles au sein d'une entreprise est accentuée. Or, si les données sont stockées dans des silos par équipe ou dans différents outils, et requièrent des intégrations chronophages, la tâche n'en sera que plus complexe.Les études menées par Workdaydémontrent que plus de la moitié des répondants interrogés pensent que les données de leur entreprise sont plutôt accessibles, mais que les méthodes employées sont obsolètes et restreintes au sein des équipes fonctionnelles.
Les entreprises devraient avoir accès aux données RH, Finance et opérationnelles au même endroit, depuis un même système, pour répondre aux questions essentielles des acteurs impliqués. De même, certains leaders cherchent de plus en plus à obtenir une vision stratégique plus approfondie à partir d'une gamme plus vaste de données afin de prendre de meilleures décisions. Pour la Finance, cela signifie partager des visions stratégiques crédibles avec l'ensemble de l'entreprise et, plus important encore, encourager les acteurs impliqués à entreprendre des actions fondées sur ces données.
Par exemple, la Finance a besoin de fournir à l'entreprise un meilleur aperçu des fonds de roulement afin de mieux comprendre les exigences minimales en matière de liquidités. Alors que la plupart des entreprises se concentrent principalement sur leur croissance brute tout en gérant soigneusement leur rentabilité, elles peuvent finir par prendre pour acquises des activités de back-office de routine mais essentielles, telles que le paiement des factures et la transformation des créances en liquidités.
Thomas Willman, Principal Finance Advisory, Global Practice Leader chez The Hackett Group, explique : « Les établissements financiers doivent optimiser la possibilité d'allonger les délais de paiement quand cela est nécessaire, tout en continuant à supporter les fournisseurs stratégiques. Ils doivent également partager les informations pertinentes avec l'ensemble de leur personnel. Il est impératif pour les directeurs financiers de mettre en place un plan solide afin de préserver les liquidités et libérer celles qui sont immobilisées dans le fonds de roulement. »
De même, les dirigeants recherchent des visions stratégiques auprès de la fonction Finance pour savoir comment gérer les attentes des investisseurs lors des périodes de changement. Cela implique une communication réfléchie et proactive ainsi qu'une planification pour minimiser les risques en amont de la présentation des résultats.
Une DAF efficace : partager des reportings quel que soit le site
La pandémie de COVID-19 a entièrement modifié les règles en matière de méthode et de lieu d'opération. Maintenant que le télétravail est la nouvelle norme, de nombreuses fonctions Finance ont dû réfléchir à de nouvelles solutions afin de poursuivre l'activité de services essentiels tels que laclôture des comptes. Les DAF ont dû se poser des questions à propos des processus et des contrôles requis pour prendre en charge une clôture à distance et les risques associés à la réalisation de tâches quotidiennes en dehors des murs de l'entreprise.
Même si la nécessité pour la fonction Finance d'adopter des méthodes de travail plus efficaces et dynamiques est antérieure à la pandémie mondiale, il s'agit aujourd'hui d'un catalyseur notable de transformation. La Finance se dirige vers donc vers une adoption de l'automatisation et des technologies émergentes, telles que le Machine Learning, à appliquer aux processus clés. Les DAF cherchent depuis longtemps à réduire le temps passé sur les processus tels que la clôture, la consolidation, le reporting et la paie, et les événements de 2020 les ont confortés dans leur souhait.
M. Willman, du Hackett Group, explique : « La fonction Finance a fait l'objet de tant de transformations en 2020. Ce qui n'a pas changé, c'est qu'il reste encore beaucoup à faire ; ce qui a changé, c'est que tout doit être fait loin du bureau. Les professionnels de la Finance explorent des techniques telles que le Machine Learning, capable d'identifier des schémas et de faire des recommandations qui, précédemment, auraient exigé une intervention manuelle. »
De plus, en temps de crise, la conformité et les audits ne s'arrêtent pas subitement. La fonction Finance demeure indispensable pour fournir des contrôles efficaces en vue de permettre des audits, même si ces tâches doivent être réalisées à distance. A propos de la clôture à distance des comptes de l'entreprise, Philippa Lawrence, Chief Accounting Officer chez Workday, déclare : « Nous avons demandé à notre équipe d'audit interne de réviser certains des contrôles les plus importants et à fort impact pour vérifier leur caractère opérationnel. Lescontrôles financierssont nécessaires pour travailler de la même manière à distance que lors de n'importe quelle clôture de fin de trimestre. »