La complexité croissante liée aux opérations à l'échelle internationale pose de nouveaux défis aux entreprises, et il est plus important que jamais de disposer d'unsystème Enterprise Resource Planning (ERP)agile.
L'un des plus grands défis dessystèmes ERP traditionnels, en particulier pour les entreprises présentes dans de nombreux pays, consiste à respecter les réglementations, les devises et les obligations de conformité propres à chaque pays. (En quelques mots, l'ERP fait référence à la gestion d'une suite d'applications logicielles nécessaires au fonctionnement d'une entreprise et peut regrouper en un seul systèmela gestion financière,les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion de la relation client ou la gestion des stocks.)
Les stratégies ERP internationales entrent dans l'une des deux grandes catégories suivantes : décentralisées ou centralisées.
ERP décentralisé : des systèmes distincts
Du fait de son évolution, une grande multinationale fonctionne le plus souvent avec un système comptable à l'échelle de l'entreprise, sur lequel les filiales doivent soumettre leurs résultats financiers. Souvent, le siège effectue également la planification globale, le rapprochement des comptes et les analyses décisionnelles à partir du système comptable.
Dans le même temps, les filiales situées dans d'autres pays doivent se procurer leurs propres systèmes de gestion financière, opérant alors indépendamment de la société mère jusqu'au moment de la communication des résultats. Un système local de gestion financière nécessite également de consacrer du temps et des ressources aux obligations de conformité et de déclaration dans chacun des pays où se déroule leur activité.
Les données financières, situées dans les systèmes ERP locaux, sont ensuite synthétisées et envoyées à la société mère. Cette approche peut fonctionner à un niveau élémentaire, mais limite l'agilité opérationnelle de l'ensemble de l'entreprise : modifier la dimensionnalité d'un reporting ne se résume pas au simple réglage d'un seul système ERP. Il s'agit plutôt de coordonner ces changements dans le système ERP spécifique de chacun des pays. Aussi, les objectifs d'une entreprise peuvent difficilement être reproduits au niveau de chaque territoire.
Autre conséquence : une fonction Finance autonome, spécifique à un pays, génère des coûts élevés en raison de la nécessité de rapprocher manuellement les données des grands livres de reporting sous-jacents et de les faire remonter au siège.
Enfin, la décentralisation des systèmes ERP peut limiter la quantité d'informations clés qu'une entreprise est en mesure de produire et entraîner des retards par l'absence de jeu de données commun.
ERP centralisé : une approche descendante
Dans le scénario inverse, unestratégie ERP centraliséeest une stratégie dans laquelle les entreprises tentent de déployer un système ERP global. Si l'on reprend l'exemple d'une entreprise multinationale implantée dans différents pays du monde, cette approche se concentre sur le reporting du groupe en général et permet au siège de l'entreprise d'appliquer ses politiques comptables.
Sans surprise, le plus grand défi est inversé.
Dans ce cas, un modèle de reporting global ne peut pas répondre aux besoins de reporting locaux, obligeant les entreprises à consacrer plus de temps à adapter leurs systèmes ERP internationaux aux diverses obligations réglementaires de chaque pays. Résultat : une dégradation de la capacité de reporting.
Bien sûr, il y a quelques avantages. Un système ERP centralisé simplifie généralement le processus de reporting au siège et permet de réaliser des économies d'échelle. Sans nul doute, l'environnement de contrôle est plus performant, car les transactions doivent passer par le système, et le niveau d'informations clés sur les transactions est plus élevé. Les entreprises peuvent créer un modèle de données central qui permet de saisir de manière identique des éléments tels que des projets, des factures ou des fournisseurs, mais cette approche complique la satisfaction des besoins locaux en matière de reporting.
En définitive, chaque approche décrite ci-dessus présente ses propres difficultés.
Comment, dès lors, faire baisser le coût de la gestion financière et améliorer les insights et l'efficacité de la fonction Finance au niveau international ?