En 2018, Webedia fait appel à Workday pour mettre en place un système unifié pour les fonctions finance, RH et paie, capable d’offrir une vision globale et de s’adapter à son importante croissance. Le podcast Finance Transfo Hub, consacré aux projets inspirants des directions financières 4.0, décrypte le succès de cette transformation.
La transformation de la comptabilité est un défi majeur pour les entreprises. Pour Webedia, acteur mondial du divertissement en ligne ayant connu une forte croissance externe en France et à l’international, il s’agissait d’internaliser et de digitaliser cette fonction essentielle pour améliorer l’efficacité et la rapidité du reporting financier. Le groupe souhaitait également intégrer les données finance, RH et paie dans un seul système afin d’harmoniser les processus et de partager les informations en temps réel à travers toute l’organisation. Objectifs atteints avec la plateforme Workday !
Dans ce nouvel épisode deFinance Transfo Hub, l’animateur Loïc Vuichard et ses invités, Frédéric Portal, Solution Marketing Director EMEA Financials chez Workday, et Franck Haible, Program Manager chez Webedia, explorent comment Webedia a réussi la transformation de sa fonction comptable et les bonnes pratiques mises en place.
Au début du projet, Webedia comprenait une trentaine de bureaux en France et à l’étranger dont la comptabilité, pour la moitié d’entre eux, était gérée en externe. Avec Workday, l’entreprise a réussi à intégrer l’ensemble de ces entités, et ce, sans augmenter l’équipe comptable. Elle en a également profité pour internaliser les fonctions RH et paie, avec la même efficacité. « Cette prouesse a été réalisée grâce au passage à un système comptable entièrement digitalisé et à l’optimisation des processus, » raconte Franck Haible. Elle a permis à Webedia d’améliorer l'efficacité de ses opérations (augmentation de 103 % l’efficacité financièreet réduction de 25 % du temps de traitement des dépenses) tout en réduisant les coûts associés à l’externalisation.
L’intégration de la finance, des RH et de la paie au sein d’une plateforme unique a joué un rôle clé dans la réussite de la transformation chez Webedia. L’entreprise rencontrait d’importantes difficultés pour rapprocher les données en raison d’une architecture fragmentée. Workday lui a permis de résoudre ces problèmes grâce à un système unifié permettant un partage d’informations en temps réel entre les différentes fonctions de l’entreprise. Par exemple, tout changement effectué dans le département RH est automatiquement reflété dans les rapports financiers.
«两个des gros优点之一de Workday est le grand nombre d’axes analytiques proposés, qui permet d’avoir une meilleure visibilité sur l’organisation et une vision partagée par la finance, les RH et la paie »
Franck HaibleProgram ManagerWebedia
Ces axes peuvent être affinés et ajustés – quasiment à l’infini – en fonction de l’activité et des besoins d’analyse.
Cette notion de plateforme unique fait partie de l’ADN de Workday. « Lors de sa création en 2005, ses fondateurs se sont demandés comment réinventer l’ERP, ils n’empruntent pas aux systèmes existants. Ils se sont inspirés des géants de la tech pour construire un système autour de la donnée répondant aux besoins spécifiques des directions financières et RH » raconte Frédéric Portal.
« Workday fournit de nouvelles fonctionnalités tous les six mois, mais les équipes métiers peuvent faire évoluer la plateforme en toute autonomie car elle est no-code. Cela permet d’adapter rapidement l’outil à l’évolution des business models. » Frédéric Portal
Outre la plateforme unique, Franck Haible met l’accent sur l’agilité et l’évolutivité importantes de Workday. De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées dans la plateforme, qui s’adapte aux besoins en constante évolution de nos clients et délivre une innovation continue leur permettant de réagir rapidement aux changements dans leur environnement. De plus, Workday intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle et de machine learning afin d’automatiser certains processus et de fournir une analyse avancée. Les algorithmes utilisés sont améliorés en permanence grâce à un apprentissage qui bénéficie à l’ensemble de la communauté Workday.
Réalisé en un temps record de six mois, le déploiement de Workday chez Webedia a eu pour particularité d’impliquer les équipes comptables dès les phases de conception et de tests. Cela a permis d’assurer une transition fluide vers l’outil, et une utilisation efficiente dès le go-live. Webedia a fait le choix de faire de tous les chefs de service des stream leaders, garants du suivi du projet dans leur périmètre.
« Ils ont défini les workflows et les processus qu’ils souhaitaient mettre en place en co-construction avec les consultants externes et ont participé à l’ensemble des tests »
Franck HaibleProgram ManagerWebedia
« Cela a eu pour résultat d’augmenter leur engagement. » Pour Frédéric Portal, cette approche favorise également l’agilité : « Les équipes s’approprient mieux l’outil et peuvent ensuite le gérer eux-mêmes, sans avoir besoin de consultants ou de l’équipe IT. C’est une grosse transformation. »
Pour en savoir plus, et découvrir d’autres success stories, écoutez le podcast Finance Transfo Hub.
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