Il modello di dati di Workday si basa su una fonte di dati intelligente in cui combiniamo i dati operativi provenienti da oltre 15 fonti esterne, che ci permette di centralizzare la contabilità in un unico sistema. I pilastri di questa fonte di dati intelligente sonoWorkday Financial Management,Workday Accounting CentereWorkday Prism Analytics, tre strumenti che ci permettono di risparmiare oltre 50 ore in fase di chiusura, grazie all'automatizzazione della contabilità dei dati esterni.
Il secondo aspetto riguarda la nostra architettura adattabile, che ci permette di avere un Finance "a prova di futuro". Creare una nuova dimensione, un'entità legale o persino un processo aziendale è facile e veloce. Workday rende anche più facile stare al passo con l'evoluzione delle normative, come le modifiche alla contabilizzazione dei ricavi di qualche anno fa e i più recenti standard di gestione contabile dei leasing.
Quali sono i vantaggi che avete ottenuto finora nel percorso verso una chiusura a zero giorni?
Utilizzando queste best practice abbiamo ottenuto enormi vantaggi. Quello più importante, forse, è che siamo in grado di individuare i problemi nelle prime fasi del processo di chiusura, prima che diventino seri, il che ci consente di adottare rapidamente misure correttive e di risolvere le anomalie che emergono.
Inoltre, la percentuale di registrazioni manuali che eseguiamo ora è estremamente bassa. Grazie al livello di automazione del nostro sistema, abbiamo raggiunto quasi il 100% di automazione del flusso di cassa e il 100% di accuratezza della fatturazione, ma, come si può immaginare, ci sono delle eccezioni. Workday fa emergere queste eccezioni, aiutandoci ad affrontarle e a risolverle rapidamente prima che abbiano un impatto sulla chiusura. E siamo sicuri che in futuro i benefici saranno sempre maggiori, man mano che adottiamo sempre più capacità di machine learning.
Hai parlato molto delle best practice che le aziende possono adottare per semplificare i processi di chiusura. Puoi dirci quali sono?
In primo luogo, inviare un sondaggio sulla chiusura, in modo che tutti coloro che vi partecipano possano segnalare i rischi, dare la propria opinione e condividere ciò che funziona e ciò che non funziona. In questo modo si ottiene un quadro completo che facilita l'identificazione di colli di bottiglia o aree di rischio.
In secondo luogo, è necessario migliorare la collaborazione ela partnership con l'FP&A(pianificazione e analisi finanziaria). I nostri team lavorano tutti sullo stesso set di dati, il che consente di avere insight in tempo reale del rapporto tra importi preventivati ed effettivi e di risolvere più facilmente insieme gli scostamenti.
In terzo luogo,utilizzando i dashboarddi Workday, è possibile creare un centro di comando per il responsabile della contabilità in cui visualizzare le metriche critiche, come gli incassi, l'analisi dei crediti, il tempo medio di incasso, il tempo medio di pagamento e l'andamento delle spese del conto economico. In questo modo è possibile identificare tendenze insolite e intervenire durante tutto il mese, non solo a fine mese.
Quarto punto, monitorare la chiusura. Ildashboard di chiusura del periodoci fornisce informazioni in tempo reale, come la tabella con lo stato dettagliato del processo di chiusura per il management e la panoramica della chiusura, che indica tutte le attività rimanenti per completare la chiusura.
Infine, eseguire un'analisi finanziaria approfondita della reportistica esterna, sia che si tratti di un documento normativo, di un comunicato stampa o della preparazione agli incontri con gli investitori. Dal momento che FP&A e contabilità lavorano sugli stessi dati, possiamo effettuare analisi approfondite per garantire l'accuratezza dei numeri.
Chi altro beneficia di un processo di chiusura più breve?
I dipendenti stessi ne traggono beneficio. Come abbiamo visto soprattutto durante la pandemia, le "dimissioni di massa" dimostrano che per le persone la qualità della vita è molto importante. Questo includeun migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, e la chiusura a zero giorni va in questo senso.
Un processo più snello che non impegna il team Finance per settimane aiuta anche a selezionare e fidelizzare i talenti, e questo è importantissimo per aiutare le aziende ad avere successo ora e nel prossimo futuro.
I professionisti del Finance vogliono lavorare con una tecnologia che permetta di risolvere problemi complessi e impegnativi utili per il business. Grazie all'architettura adattabile di Workday e all'esclusivo modello a oggetti, chiunque nel mio team – con i privilegi di accesso appropriati – può creare dashboard e report, analizzare i dettagli a livello di singola transazione e scoprire cosa si cela dietro un determinato numero o trend, ottenendo le risposte di cui ha bisogno.