サプライヤ契約管理を強化する 8 つの方法

世界のつながりが強まる中、「企業は孤高の存在ではない」という古い言葉がこれまで以上に現実味を帯びてきています。企業が進化する顧客の期待に応え、高品質な製品を提供し、事業を拡大するには、増加し続けるサプライヤ パートナーのエコシステムを活用する必要があります。事務用品の備蓄、ソフトウェアのデプロイ、さらには施設管理など、サプライヤは企業の成功に欠かせない存在です。

ビジネスをスムーズに進めるために、企業はより多くのベンダーを必要とするようになっています。ストラテジック ソーシングリーダーおよび調達リーダーは、サプライヤ契約の整理と管理を効果的に行うという課題に直面しています。

ソーシング チームは包括的なサプライヤ契約管理戦略が時間とコストを節約することを認識している一方、ほとんどの企業はアドホック プロセスによる個別の管理を行っています。しかし、サプライヤ管理を取り巻く環境は常に変化しているため、従来の契約管理方法で成果を上げることが難しくなっています。この記事では、サプライヤ契約管理について詳しく解説し、企業や企業のチームが契約管理を強化する実践的な方法を紹介します。

サプライヤ契約管理とは

サプライヤ契約管理は、契約のライフサイクル管理に欠かせないプロセスです。このプロセスにより、調達チームはサプライヤとのパートナーシップを通じてビジネス目標を達成します。契約管理は契約書で署名を交わすだけだと思われがちですが、書面での契約だけにとどまりません。

まず最初に、ストラテジック ソーシング リーダーおよび調達リーダーはニーズに合った最適なサプライヤを特定しなければなりません。これは契約交渉に入る前に行う必要があります。多くの場合、これは提案依頼 (RFP) プロセスを通じて行われますが、さまざまなオプションを慎重に評価し、最適なパートナーを特定する必要があります。サプライヤを 1 つに絞り込んだら、チームは契約交渉を開始して、提供する製品やサービス、契約期間、支払条件、契約更新オプションなどを定義します。

契約が締結されたら、ストラテジック ソーシング チームはサプライヤのパフォーマンスを追跡し、サプライヤが契約上の義務を果たしていることを確認する必要があります。ソーシング チームおよび調達チームは、進行中の契約についても常に把握し、驚くほど厳しい契約更新や契約期限にも対応できるようにしなければなりません。従来、サプライヤ契約管理は手動プロセスで行われており、各契約は複数のデスクトップ、共有ドライブ、またはデスクの引き出しなどで分散管理されていました。このようなアドホック システムによる管理では、調達担当者が重要な契約情報を見つけるために冗長なメール チェーンや扱いにくいシステム内で情報を検索することになりがちです。契約データを明確に把握できないと、ソーシング チームは交渉の切り札を失い、多大な損失が生じる可能性が高くなります。

サプライヤ契約管理を実現する 8 つのベストプラクティス

企業におけるソーシング チームの役割を高めようとしている調達リーダーにとって、戦略的契約管理は欠かせないプロセスです。ソーシング リーダーおよび調達リーダーが契約データにアクセスできれば、より適切にギャップを特定し、コスト削減の機会を捉え、戦略的サプライヤとのパートナーシップを拡大できます。ここでは、サプライヤ契約管理を戦術的なアプローチから戦略的機会へと導く方法をいくつか紹介します。

1.主要なステークホルダーに対して事前に働きかける:多くの場合、財務チーム、法務チーム、テクノロジー チームなどのパートナーは契約プロセスの後半段階で関与します。これは交渉の停滞だけでなく契約の決裂にもつながりかねません。サプライヤとの交渉を開始する前に、このようなステークホルダーと話し合うことが重要です。そうすることで、ベンダーがビジネス パートナーとして関与する前に、遵守すべき財務要件、コンプライアンス要件、データ プライバシー要件を理解できます。

2.パフォーマンスの期待値を早期に設定する:契約の早期終了や不本意なパートナーシップを回避するために、パフォーマンスの期待値は前もって明確にしておきます。契約プロセスの中で評価基準を共有することで、企業の基準を満たせないサプライヤを選別できるほか、チーム、ベンダー、ステークホルダー間の透明性を確保できます。このように可視性を高めることで、強力かつ成果の高いパートナーシップを構築できます。

3.契約データを一元化する:戦略的契約管理における最大の障壁の 1 つは、サプライヤ データの可視性の欠如です。調達リーダーが隅々まで目を配り、将来を見据えた計画を行うためには、今後の契約更新、支払条件、契約上の義務を認識しておく必要があります。リソースの割り当て方法や契約の終了時期を明確に把握できていないと、調達リーダーはコストを削減できる重要な機会を逃す恐れがあります。この課題はデータを一元化して可視性を確保することで解決できます。これにより、契約についてより的確な意思決定を行い、支出漏れを低減できます。

4.コラボレーションのためのハブを作成する:ソーシングチームおよび調達チームは,企業とサプライヤをつなぐ存在です。そのため、ステークホルダーからサプライヤへ、そしてサプライヤからステークホルダーへ、コミュニケーションの仲介役になることが多いのです。しかし仲介役を担うことは効率的ではありません。ソーシング チームおよび調達チームは、異常支出の特定やサプライヤ パフォーマンスの評価など、より戦略的な業務に注力できなくなってしまうためです。コミュニケーションのために一元化されたハブを提供することで、調達チームはステークホルダーをサプライヤと直接結びつけることができます。これにより、適切な人財が適切なタイミングで重要な情報を入手できます。

5.承認ワークフローを確立する:契約プロセスを進める中で、必要なステークホルダーが契約を承認していなかったり、場合によっては確認すらしていなかったりするために、契約が停滞してしまうことがあります。必要な承認者を明確に把握しているストラテジック ソーシング チームは、すべての必要な承認を経て契約を自動的にルーティングする標準化されたワークフローを通じて、時間を節約できます。

6.契約の定期的なレビューの頻度を設定する:契約を適切に監視していなければ、驚くほど厳しい契約期限に対応できません。すべての契約について週次または月次のレビューを行うことで、企業や企業のチームは直ちに対応が必要な契約を追跡し、今後のパフォーマンス レビューや契約更新に備えることができます。

7.サプライヤ契約管理をより広範なビジネス目標と関連付ける:ソーシング チームは、サプライヤ契約管理が最終利益にもたらす直接的な影響度を示すことで、企業にとってより戦略的なパートナーになることができます。サプライヤ契約データに容易にアクセスできる調達リーダーは、この情報を使用することで、リスクの軽減、リソースの割り当て、プロジェクトの優先順位付けについてよりスマートな意思決定を行えます。契約上の支出全体について詳細なインサイトを得ることで、ソーシング チームおよび調達チームは削減コストの合計をより的確に報告し、サプライヤとのパートナーシップを全社的に強化する機会を特定することもできます。

8.「支出に見合う」価値よりも強力なリレーションシップを優先する:企業の調達リーダーたちは、口を揃えて「コスト削減はもはや最優先事項ではない」と語ります。サプライチェーンが激しく変動し、パンデミックによるディスラプションが生じる中で事業継続性を維持するために、ストラテジック ソーシング チームおよび調達チームの多くはサプライヤとの強力なパートナーシップに依存していました。企業にとって最良の案件を追求するのではなく、相互にとって有益な条件について考慮し、長期にわたるリレーションシップの構築を目指しましょう。

トップ企業はサプライヤ契約管理を通じてどのように成果を高めているのか

より多くの企業が、ビジネス戦略全般にはサプライヤ管理プロセスが欠かせないことを認識するようになっています。事業の拡大をより適切にサポートするため、ある大手テクノロジー企業は契約管理システムとして Workday を選択しました。

3,000 万人以上のグローバル ユーザーを抱えるこのテクノロジー イノベーターは、優れたサービスを提供して事業を拡大するために何千ものサプライヤ契約を管理しています。Workday とのパートナーシップを通じて契約プロセスをデジタル化する前は、この企業の調達チームは 3,000 件以上のグローバル契約について限られたインサイトしか得られませんでした。プロセスが標準化されていない場合、ソーシング チームが戦略的パートナーを特定し、全社的にリスクを評価することが極めて困難になってしまいます。

契約データの一元化、リスクの可視化、ステークホルダーのコラボレーション、コスト削減を実現するため、このテクノロジー企業が契約管理システムとして最終的に選択したのはWorkday ストラテジック ソーシングでした。契約に関する唯一の正しい情報源が確保され、調達チームは契約上の義務を継続的に果たすことでサプライヤ パートナーとより強力なリレーションシップを築けるようになりました。単一の契約リポジトリによって必要な情報を 1 か所で入手できるため、社内のステークホルダーの権限も強化されました。

デジタル契約システムによって調達チームが情報を追跡する時間が短縮され、さらにコストも削減できました。Workday の導入により、調達チームは支出漏れを特定し、どのサプライヤとのパートナーシップが効果的であり、どのサプライヤを再評価する必要があるかを把握できるようになりました。ソーシング チームは契約データを活用することで、コストを約 1 億ドル削減しています。1 回限りの契約のサプライヤおよび単独のサプライヤを評価することで、テール支出を 50% 以上削減する戦略も構築しました。

進化するサプライヤ契約管理

企業がベンダー パートナーのより大規模なプールに依存し続けるようになると、従来のサプライヤ契約管理では対応が難しいことは明らかです。企業目標をサポートし、事業継続性を維持するためには、ソーシング チームおよび調達チームは契約データを活用し、コスト削減、契約更新や契約期限の追跡、契約上の義務の履行を達成する必要があります。

契約管理に特化した戦略を策定しないと、契約期間、契約更新日、契約期限など、重要な情報が混乱の中で失われる可能性があります。このような問題を防止するため、企業はデータを自動で一元化し、コラボレーションのためのハブを提供するデジタル契約管理システムにますます注目するようになっています。

可視性が強化されるので、ソーシング チームに権限を委譲して戦略的サプライヤを特定し、全社的にリレーションシップを管理できます。戦略的契約管理は、サプライヤを詳細に把握するだけでなく、ソーシング担当者および調達担当者が企業の総支出額を確認し、代償が大きい支出漏れを招くサプライヤのギャップを解消できるようになります。

契約管理を次のレベルに引き上げる準備はできていますか？Workday のサプライヤ契約管理がいかに契約データを一元化してビジネス成果をすばやく実現するかをご覧ください。