Rubrik, ein globaler Anbieter von cloudbasierten Lösungen für das Management und den Schutz von Daten, verzeichnet eine steile Wachstumskurve: Innerhalb von vier Jahren ist die Zahl der Beschäftigten auf 1.500 gestiegen. Mit der Einführung von Workday Human Capital Management schuf das Unternehmen eine Grundlage, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, den Führungskräften einen transparenteren Überblick über das Geschäft zu bieten und die HR-Abteilung im Bereich Personalmanagement und Reporting zu entlasten.
Zuvor hatten manuelle Planungsprozesse die unternehmensweite Agilität ausgebremst, die für den Erfolg des Unternehmens unerlässlich ist. Die strategische Planung erfolgte seit jeher über Tabellen, was fragmentierte Daten und Defizite bei der Zusammenarbeit zur Folge hatte. Damit war es nicht möglich, eine Expansion aktiv zu planen oder zu managen.
Zunächst setzte Rubrik Workday Adaptive Planning nur für die Finanzplanung ein. Doch nachdem es gelungen war, den Zeitaufwand für die Erstellung von Quartalsabschlüssen mithilfe der Lösung von drei Monaten auf sieben Tage zu reduzieren, wurde deren Deployment ausgeweitet: Workday Adaptive Planning kam nun auch in der Personal-, Vertriebs- und Bedarfsplanung zum Einsatz.
So entstanden Möglichkeiten für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Performance-Verbesserungen. Mit dieser neuen Planungsgrundlage, die auf einheitlichen Echtzeit-Daten basiert, wollte Rubrik die Planungsprozesse noch effizienter gestalten und entwickelte Integrationen für die Einbindung von Drittanbieterdaten in Workday Adaptive Planning.
So konnte die Planung in den Bereichen Finanzen, Operations, Vertrieb, Bedarf, Personal und IT stärker automatisiert werden. Jetzt können die Teams bei Rubrik umfassende Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, deren Daten von Quartal zu Quartal aktualisiert werden, sodass aus dem einst sporadischen Quarterly Business Review (QBR) ein fließender Prozess geworden ist. Die Planung ist effizienter und präziser und Abschlüsse können gemäß Ziel des CFO innerhalb von drei Tagen fertiggestellt werden.
Dank der neu gewonnenen Agilität und Transparenz im gesamten Unternehmen kann Rubrik besser auf Markttrends reagieren und schnellere Entscheidungen treffen, gestützt auf minutengenaue Managementberichte und maßgeschneiderte Analysen.
Herausforderungen
Unzuverlässige Daten hemmten die Entscheidungsfindung.
Ohne Vertrauen in die Daten, die den periodischen Finanzberichten und dem jährlichen Betriebsplan zugrunde lagen, fehlte dem Management die nötige Zuversicht, um kritische Entscheidungen zu treffen oder dem Vorstand Bericht zu erstatten.
Tabellenbasierte Arbeitsmethoden standen der Personalplanung im Weg.
Angesichts des rasanten Wachstums und der Tatsache, dass die Personalkosten zu den größten Aufwendungen eines Softwareunternehmens gehören, konnte Rubrik sich nicht auf Tabellen verlassen. Das Unternehmen benötigte präzisere und effizientere Tools, um das Wachstum im Blick zu behalten und die Personalkosten in Echtzeit zu planen.
Die Gebietsplanung erwies sich als schwierig.
Um gebietsspezifische Berichte zu erstellen, musste der große, mehrdimensionale Datenbestand des Unternehmens auf vielfältige Weise segmentiert werden. Mit Tabellenkalkulationen ließ sich dieser Prozess nicht visualisieren.
Einblicke in die Lagerbestände waren aufgrund mangelnder Datenintegrität beschränkt.
Die Bedarfsplanung und das Kostenmanagement für Hardware-Lieferungen von Drittanbietern wurden durch Probleme bei der Versionskontrolle beeinträchtigt. Grund dafür waren ungenaue Tabellen, die es unmöglich machten, die entstandenen Verluste zu ermitteln.
来自我的Sicht战争Implementierung冯Workd死去ay Adaptive Planning für unser Unternehmen ein großer Schritt nach vorn. Eine automatisierte Planung, die das gesamte Unternehmen umspannt, legt den Grundstein für Wachstum.“
Vice President of IT Business Applications
Ergebnisse.
Die Automatisierung von Echtzeit-Daten fördert die unternehmensweite Agilität.
Die unternehmensweite Planung bei Rubrik basiert auf der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen vom Finanzwesen bis zum Produktbetrieb. Das ist möglich, weil alle dank Workday jederzeit und allerorts abgesicherten Zugang zu Echtzeit-Daten haben. Der Prozess zur Erstellung von Quartalsberichten ist daher jetzt wesentlich effizienter und präziser, sodass das Finanzteam konsistente Quarterly Business Reviews (QBR) liefern und den Finanzabschluss auf Wunsch des CFOs innerhalb von drei Tagen fertigstellen kann.
Datenvisualisierung ermöglicht wachstumsbasiertes Personalmanagement.
Da sämtliche Prozesse der Personalkostenplanung in Workday zusammenfließen, kann Rubrik seine Pläne und Prognosen auf die Anzahl der aktuellen und einzustellenden Mitarbeiter stützen. So können sämtliche Kostenberechnungen, z. B. für Reisekosten und Spesen, Bonus- und Nebenleistungen oder Gehaltserhöhungen, auf den Expansionsbedarf abgestimmt werden. Detailliertes Reporting bietet Rubrik umfassendere Einblicke in die Ausgaben nach Kostenstelle, Account oder sogar Einrichtung.
Intuitive Gebietsplanung.
Im Workday Adaptive Planning-Dashboard werden Daten grafisch aufbereitet. Damit hat die Zeit der unübersichtlichen, tabellenbasierten Gebietsdarstellungen ein Ende. Stattdessen werden die Daten in einer Heatmap-ähnlichen GeoMap veranschaulicht. Über die Regionshierarchie lassen sich Drilldowns bis auf die Ebene einzelner Postleitzahlen durchführen. Weitere Attribute wie der TAM (Total Addressable Market of a Territory) ermöglichen eine noch detailliertere Aufschlüsselung. Mithilfe von What-If-Analysen kann das Vertriebsteam spontan die Auswirkungen einer Verschiebung von Accounts in unterschiedlichen Gebieten modellieren.
Durch transparente Bedarfsplanung sinken die Bestandskosten.
Lagerbestände und Bestandskosten werden nun vom Operations-Team in Echtzeit überwacht. Auf diese Weise erhält das Führungsteam eine Entscheidungsgrundlage in Form von monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Prognosen für die Bedarfs- und Bestandsplanung.