„Was einfach ist, wird auch umgesetzt.“
Für Mike McNamara, CEO eines der weltweit größten Auftragsfertigungsunternehmen, ist damit in einem Satz zusammengefasst, warum sich Flex für Workday entschieden hat.
Mit rund 200.000 Beschäftigten und Niederlassungen in 30 Ländern legt Flex großen Wert darauf, die Dinge möglichst einfach zu halten. Der Konzern ist ein weltweit führender Anbieter in den Bereichen Entwicklung, Fertigung, Vertrieb und Aftermarket-Serviceleistungen für Hunderte von schnell wachsenden Technologieunternehmen. Um mit seinen Kunden Schritt halten zu können, benötigt Flex einfache und effiziente Lösungen.
„Wir sind auf einem weltweiten Markt aktiv, der von einem besonders starken Wettbewerb geprägt ist“, erklärt McNamara. „Für uns ist es daher wichtig, dass wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Bedarf jederzeit flexibel einsetzen können. Da sich die globalen Märkten und die entsprechenden Währungen kontinuierlich verändern, müssen wir auch in der Lage sein, die Produktion von einem Teil der Welt in einen anderen zu verlagern. Und wenn neue Technologien entwickelt werden, müssen wir sicherstellen, dass wir pünktlich zur Einführung der neuen Produkte die entsprechenden Fertigungsverfahren parat haben“, fährt er fort.
„Die größten Herausforderungen für einen CEO bestehen meiner Meinung nach darin, stets am Ball zu bleiben – unabhängig davon, ob sich der Produktlebenszyklus, die globale Lage oder individuelle Wettbewerbssituationen ändern. Und ich bin fest davon überzeugt, dass die Förderung und Entwicklung bedeutender Talente dafür eine wesentliche Voraussetzung ist.“.
Nachdem innerhalb von 10 Jahren zahlreiche Firmenübernahmen getätigt wurden, war die Situation von Flex allerdings alles andere als „einfach“: Weltweit hatte der Konzern 80 verschiedene HR-Systemen im Einsatz.
McNamara bringt es auf den Punkt: „Die IT-Landschaft im HR-Bereich war teuer, fragmentiert und nicht skalierbar. Angesichts solcher Voraussetzungen ist es praktisch unmöglich, ein einheitliches Management von Personal und Unternehmenskultur umzusetzen.“
Die Lösung liegt in der Cloud
Der Konzern machte sich also auf die Suche nach einer geeigneten IT- Lösung. Die sollte sowohl die weltweite HR-Organisation vernetzen als auch die Möglichkeit bieten, die globale Belegschaft in einer einheitlichen und strategischen Art und Weise zu managen.
Es stellte sich heraus, dass der SaaS-Ansatz (Software-as-a-Service) von Workday die Anforderungen von Flex optimal erfüllte. Die HR-Lösung wird in der Cloud bereitgestellt. Damit muss der Kunde keine aufwendige technologische Infrastruktur erhalten und sich außerdem keine Gedanken über die entsprechenden Kosten für spezifische Anpassungen, teure Berater sowie kostspielige Upgrades machen.
„Bei Flex möchten wir die Dinge so einfach wie möglich halten“, unterstreicht Dave Smoley, Chief Information Officer des Konzerns. „Wir möchten so wenig Ressourcen wie möglich für die Implementierung und Einführung neuer Lösungen aufwenden. Zudem ist Skalierung in jeglicher Richtung ein wichtiger Faktor für uns und wir müssen nach Bedarf die Funktionalität und das Leistungsspektrum erweitern können. SaaS erfüllt diese Anforderungen.“
Und er fährt fort: „Bei einer herkömmlichen Softwareimplementierung sind im Vorfeld Investitionen in Millionenhöhe erforderlich. Also ist es das Ziel, die Lösung so lange wie möglich zu nutzen. [Viele traditionelle Anbieter] drängen ihre Kunden allerdings dazu, weitere Funktionen und Services zu erwerben und somit alles noch mehr zu verkomplizieren. Die Kunden müssen sämtliche Hardware sowie qualifiziertes Personal zur Administration selbst bereitstellen.“
„Workday hingegen setzt alles daran, es Unternehmen und Anwendern so einfach wie möglich zu machen. Benutzerfreundlichkeit steht deshalb mit an erster Stelle. Dieser Ansatz passt hervorragend zum Leitbild von Flex, denn unser Ziel ist es, die Dinge möglichst einfach zu gestalten“, fügt Smoley hinzu.
Eine globale Sichtweise
Das Flex-Team war sich bewusst, dass Selfservice-Funktionen für Management und Belegschaft beim Aufbau einer weltweit einsetzbaren HR-Lösung von entscheidender Bedeutung sein würden. Das HR-Team sollte von den zeitraubenden Transaktionstätigkeiten entlastet werden, die bislang manuell erledigt wurden. Auch hierfür hatte Workday eine Lösung.
Mit seiner ausgesprochen intuitiven Benutzeroberfläche machte es Workday den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Flex besonders leicht, ihre eigenen Daten zu verwalten. Das Management erhält präzise Informationen zu seinen Mitarbeitern.Sie wissen stets, wie hoch die entsprechenden Personalkosten sind und an welchen Projekten jede Person gerade arbeitet. Die Mitarbeiter wiederum können ihre eigenen Daten mühelos selbst aktualisieren. Dank des cloudbasierten Ansatzes von Workday können Manager wie Mitarbeiter jederzeit und überall auf die gewünschten Informationen zugreifen.
„Besonders überzeugt hat uns die Benutzeroberfläche von Workday“, so McNamara. „Eine unserer wichtigsten Anforderungen an die neue Lösung war, dass sie von den Mitarbeitern akzeptiert und aktiv genutzt wird. Da wir über einen großen Personalstamm verfügen, benötigten wir eine einfache Benutzeroberfläche, die von jedem effektiv und leicht zu bedienen ist. Workday erfüllt diese Anforderungen perfekt.“
Inzwischen nutzt Flex weltweit ein einziges HR-Stammdatensystem. Die Erstellung eines globalen Berichts dauert jetzt nicht mehr Wochen oder Monate, sondern nur noch Minuten oder Stunden. Das HR-Team verfügt über völlig neue Möglichkeiten. So kann es das Management nun optimal dabei unterstützen, Entscheidungen auf der Grundlage umfangreicher Daten zu treffen und Flex dadurch zu weiterem Wachstum zu verhelfen.
„Uns schwebte eine Plattform vor, die neue Maßstäbe beim Personal- und Talentmanagement setzt“, erklärt McNamara. „Natürlich benötigten wir dazu eine Lösung, die skalierbar und einfach zu bedienen ist. Nicht nur aus Anwendersicht, sondern auch im Hinblick auf die Durchführung von Analysen sowie eine bessere Entscheidungsfindung. Workday bietet dafür die passende Plattform.“
Schneller als geplant und unter Budget
Flex startete das Projekt mit Workday im Jahr 2008. Nach Schätzungen des Unternehmens liegen die Gesamtbetriebskosten 30 % niedrigere als bei einer vorkonfigurierten Lösung eines traditionellen Softwareanbieters. Und im Vergleich zu anderen Softwareprojekten war die Implementierung ein Kinderspiel.
„Die Implementierung war ein echtes Highlight für uns“, schwärmt McNamara. „Wir konnten die Lösung ein Jahr früher als geplant implementieren und sind dabei sogar noch unter dem veranschlagten Budget geblieben. Das ist sehr ungewöhnlich. So etwas habe ich tatsächlich noch nie erlebt. Das ist ein echter Pluspunkt von Workday und macht deutlich, wie engagiert sich das Unternehmen für eine erfolgreiche Implementierung einsetzt.“
Und welches Fazit zieht McNamara heute, nachdem Workday bereits mehrere Jahre im Einsatz ist? Er sieht zwei entscheidende Verbesserungen – einmal strategischer und einmal taktischer Natur.
„Was die taktische Seite betrifft, so ist eines ganz klar: Die Anwender sind regelrecht begeistert“, stellt er fest. „Die Benutzeroberfläche ist leicht zu bedienen, logisch aufgebaut und einfach zu verwalten. Und das ist bei einem Projekt dieser Größenordnung nicht selbstverständlich."
Und der strategische Vorteil? „Wir lernen gerade die Einfachheit zu schätzen, mit der sich Daten und Informationen aus der Lösung extrahieren lassen. Denn sie helfen uns dabei, noch besser fundierte und durchdachte Entscheidungen darüber zu treffen“, erklärt er.
„Der entscheidende strategische Vorteil liegt in der Art und Weise, wie wir uns in Richtung „ Profit-Pools“ entwickeln und wie wir unsere Talente im Unternehmen einsetzen“, fährt er fort. „Für uns ist Workday die Grundvoraussetzung dafür, dass wir Talente erkennen, managen und optimal einsetzen können. Dies unterstützt uns dabei, unsere Ziele zu erreichen.“
Weltweiter Einsatz von Talenten
Da Flex weltweit tätig ist, waren die globalen Funktionen von Workday – einschließlich der Unterstützung mehrerer Sprachen und Währungen sowie der länderspezifischen Sicherheitsbestimmungen und regulatorischer Vorschriften – als besonders wichtig, um das Potenzial der Mitarbeiter vollständig ausschöpfen zu können.
„Wir müssen unsere Personaleinsatzplanung immer wieder neu auf den Bedarf unserer Kunden abstimmen“, erläutert McNamara. „Wenn es erforderlich ist, planen wir vielleicht deutlich mehr Zeit für Malaysia ein und deutlich weniger Zeit für China. Eventuell müssen wir weitere Mitarbeiter in Mexiko einsetzen anstatt in Osteuropa – je nachdem, wie sich der Markt entwickelt.“
McNamara weiter: „Workday stellt uns die Daten zur Verfügung, damit wir unsere Kostenstrukturen kontinuierlich analysieren können. So behalten wir den Überblick über das durchschnittliche Gehaltsniveau in jedem einzelnen Bereich. Das hat sogar dazu geführt, dass wir nach eingehender Untersuchung der entsprechenden Daten sowie der daraus ableitbaren Trends unsere Investitionspolitik für verschiedene Länder geändert haben.“
Laut McNamara verhilft Workday Flex zu neuen Maßstäben in Sachen Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
„Bei diesem Projekt geht es nicht darum, eine Software zu implementieren. Es geht darum, ein Unternehmen zu führen.“