Para una empresa de suscripciones de software como HubSpot, que crece en un 30 % de un año a otro, es vital tomar decisiones empresariales bien fundamentadas sobre los mercados a los que dirigirse en el futuro, dónde abrir la próxima oficina o si es mejor invertir en los clientes nuevos que en los existentes. En 2019, cuando la HubSpot se expandió con rapidez hasta alcanzar los 500 millones de USD en ingresos y los 2500 empleados, el equipo financiero luchaba continuamente para mantener el ritmo de los cambios y el crecimiento de la empresa. Las previsiones puntuales y la entrada de datos manual suponían un riesgo demasiado alto de error, y obligaban a invertir un tiempo muy valioso en consolidar y revisar las hojas de cálculo, en lugar de en el análisis de los datos.
Actualmente, gracias a Workday Adaptive Planning, el equipo financiero puede respaldar la expansión de HubSpot con más flexibilidad. Esto no solo significa que los datos para la toma de decisiones sean más precisos, sino que también se dispone de más tiempo para realizar análisis de calidad que permitan tomar mejores decisiones empresariales.
Retos
Rápida expansión
A medida que la empresa crecía, el equipo financiero debía mantener el ritmo de incorporación de entidades, centros de costes, cuentas, empleados y supuestos de previsión nuevos. Además, los nuevos miembros del equipo debían disponer de un nivel apropiado de visibilidad y acceso a la información confidencial en la herramienta de previsiones según su función y ubicación.
Proceso complejo de generación de informes
En una empresa que crecía tan rápido, todos los días se requerían informes sobre las tendencias de ingresos, gastos y headcount, pero para generarlos se necesitaban días, un tiempo del que el equipo financiero no disponía.
Consolidación tediosa
Al contar con distintas fuentes de datos, el equipo financiero perdía demasiado tiempo consolidando la información manualmente y revisándola debido a la aparición de errores.
Resultados
Gestión de un crecimiento rápido
Gracias a la flexibilidad del sistema Workday Adaptive Planning, ahora el equipo financiero puede automatizar las asignaciones, los beneficios globales y los supuestos relacionados con los impuestos sobre las nóminas para completar las previsiones en un 15 o 20 % menos tiempo que antes. También se pueden añadir usuarios a la herramienta fácilmente sin necesidad de recurrir al departamento de TI.
Generación intuitiva de informes de autoservicio
Con Workday Adaptive Planning, todos los miembros del equipo pueden actuar como "CFO" de su departamento gracias al equilibrio establecido entre la generación de informes estandarizados y de clientes en todos los ámbitos de la empresa.
Simplicidad y automatización
Ahora, la incorporación de nuevos empleados junto con los costes adicionales que implica es más sencilla gracias a los supuestos integrados que se aplican automáticamente para calcular los impuestos sobre las nóminas, los costes de seguros médicos, las asignaciones por instalaciones, los gastos de viaje por persona, etc.
Para el equipo de generación de informes corporativos, Workday Adaptive Planning es un auténtico salvavidas. Saber que los analistas de mi equipo están introduciendo las previsiones, que podemos actualizar todo y volver a ejecutar automáticamente los supuestos globales y las previsiones de asignación, y que puedo consultar inmediatamente la previsión actualizada es importante.
VP of FP&A