A la clientela de un carrito de perritos calientes en el barrio neoyorquino de Manhattan, un día de verano de 2001, le habría sorprendido saber que presenciaban los comienzos de un fenómeno mundial. Shake Shack sigue sorprendiendo a la gente desde aquel día. En 2004, el carrito se vio reemplazado por un quiosco permanente y así nació Shake Shack.
El número de establecimientos de Shake Shack sigue creciendo rápidamente en Estados Unidos y en otros países. Cada uno capta el ambiente de los puestos de hamburguesas de otra época y el menú se va ampliando con adaptaciones de las opciones clásicas. En Shake Shack son famosos por sus hamburguesas de calidad, sus natillas heladas y sus batidos, todo ello a base de ingredientes frescos y de proximidad, para satisfacer el apetito de los paladares del siglo XXI. Ahora hay más de 300 establecimientos de Shake Shack, en lugares que van desde Kansas City hasta Shanghái.
Antes de utilizar Workday, el departamento de contabilidad tenía que imprimir y firmar en papel cada asiento que se introducía en el sistema. Ahora, ese proceso se ha automatizado, lo que reduce el tiempo de procesamiento.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
La expansión rápida y las dificultades propias del crecimiento
En 2015, Shake Shack lanzó con éxito una oferta pública de venta (OPV). La elemental organización financiera de la empresa se enfrentaba a las dificultades que planteaban el rápido crecimiento y los requisitos adicionales de informes y auditoría de la nueva entidad de capital abierto, entre los que figuraba el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley (SOX).
Para elaborar presupuestos, informes y previsiones, el personal de finanzas tenía que utilizar diversos sistemas inconexos y muy dependientes del papel que quedaban como vestigio de los comienzos de la empresa. Los cierres trimestrales tardaban más de 10 días. Y la mayor parte de sus más de 200 controles debía aplicarse manualmente a tareas de todo tipo: desde las conciliaciones bancarias mensuales a la revisión y aprobación de facturas.
Los auditores internos tenían que recopilar manualmente los datos —entre ellos, los saldos de cuentas y asientos— de cada departamento para preparar el material que necesitaban los auditores externos. Y, con una fuerza laboral que crecía rápidamente, Shake Shack también necesitaba un sistema de RRHH capaz de seguir el ritmo.
Previsiones más claras y elaboración de presupuestos más rápida
Los departamentos de Shake Shack ejecutan ciclos presupuestarios y de previsión en Workday Adaptive Planning, lo que permite a la empresa prever ingresos y gastos con una exactitud y una eficiencia mayores, amortizar el equipo tecnológico y acelerar el ciclo presupuestario.
Todos los mánagers del centro de costes utilizan Workday Adaptive Planning para crear una amplia gama de previsiones. "Workday Adaptive Planning ha aportado un valor extraordinario a nuestra empresa, al empoderarnos con información que nos ayuda a tomar decisiones más acertadas", afirma Brian Seely, el director sénior de Enterprise Systems and Solutions de Shake Shack.
Workday Adaptive Planning también ha contribuido enormemente a acelerar la creación de informes ejecutivos.
Workday Adaptive Planning ha aportado un valor extraordinario a nuestro negocio, empoderándonos con información con la que tomar mejores decisiones.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Una guarnición de auditorías eficientes
Ahora que el equipo de auditoría interna de Shake Shack puede acceder mediante búsquedas a todos los datos financieros de la empresa, puede generar trazas de auditoría con rapidez directamente desde el sistema, sin que cada departamento tenga que buscar en innumerables registros en papel. "Antes teníamos que pedirle al personal que nos proporcionara los saldos de cuentas y nos mostrara los asientos", explica Jessica Kast, mánager sénior de auditorías internas de Shake Shack. Ahora, con Workday, podemos ver todo lo que necesitamos sin tener que pedirle a nadie que nos proporcione la información".
Brett Cohen, mánager de auditorías internas de Shake Shack, lo corrobora: "Desde el punto de vista de los controles, contamos con el apoyo de Workday, sin tener que preocuparnos por lo que nos falta o lleva retraso. Podemos profundizar en las compras para ver cómo se han abonado y quién las ha aprobado; y ejecutar un informe para los auditores, quienes pueden obtener muestras mucho más rápidamente".
Antes teníamos que pedirle al personal que nos proporcionara los saldos de cuentas y nos mostrara los asientos. Ahora, con Workday, podemos ver todo lo que necesitamos sin tener que pedirle a nadie que nos proporcione la información.
Senior Manager of Internal Audit
La salsa extra
Shake Shack reconoce la ayuda que ha recibido de una serie de servicios de soporte, entre los que se encuentran Workday Application Management Services (Workday AMS) proporcionado por Deloitte y una amplia gama de recursos adicionales de la Comunidad Workday, para ampliar los conocimientos relacionados con las capacidades de Workday.
"El soporte de Workday AMS por parte de Deloitte nos ayuda muchísimo en nuestro día a día", afirma Seely. "Y todos vemos los vídeos y las presentaciones de la Comunidad Workday para ampliar conocimientos".
definitiva,所有esa ventajas se suman对位yudar a que Shake Shack siga con su trayectoria de crecimiento sostenible. "En general, Workday nos ha aportado mucho al equiparnos con una serie de herramientas que nos ayudan a optimizar los procesos y ahorrar tiempo, y nos ofrece una visión mucho más clara de nuestras finanzas", concluye Seely.