Nous utilisons tous de l'aluminium. Il est présent dans les boîtes de conserve et les canettes, les vélos, les smartphones, les bateaux, les trains, les châssis de véhicules et dans bien d'autres produits. Pour répondre à la demande fluctuante de ce métal très prisé, Alcoa extrait de la bauxite dans des mines à travers le monde et livre cette roche, ainsi que ses formes transformées comme l'alumine, à des entreprises internationales. Les planificateurs de la demande contribuent à assurer le bon déroulement des opérations en faisant le lien entre les équipes commerciales et les clients d'Alcoa qui exploitent des sites de production.
Nous avons réduit de moitié notre temps de traitement et nous pouvons accomplir presque le double des tâches effectuées auparavant. Nous avons donc quadruplé l'efficacité de la planification de la demande avec Workday Adaptive Planning.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Une efficacité jusque-là entravée par des workflows linéaires à l'échelle mondiale
Jusqu'à récemment, les équipes de planification de la demande et des ventes mondiales d'Alcoa, réparties sur les six continents, consacraient énormément de temps à la saisie et à l'analyse manuelles des données. « C'était un processus très lourd, reconnaît Roberto Martin Garcia, Global Director of Supply Chain and Commercial Operations chez Alcoa. Chaque mois, le processus de mise à jour des feuilles de calcul des prévisions mondiales commençait à l'est, puis se poursuivait vers l'ouest, un pays ou un État à la fois, de Perth à Singapour, en passant par l'Arabie saoudite, l'Europe, les pays d'Amérique du Sud, puis la Pennsylvanie et le Tennessee aux États-Unis. » Si quelqu'un apportait une modification à un fichier, il devait renvoyer la feuille de calcul à jour à tout le monde. Une fois les feuilles de calcul remplies et revérifiées, les planificateurs de la demande passaient une autre journée à saisir manuellement les données dans un système. Il fallait ensuite quatre jours supplémentaires au personnel du service IT pour traiter les données et élaborer des rapports statiques limités.
Workday : une solution qui s'adapte au lieu de contraindre
Après avoir passé en revue les technologies susceptibles d'améliorer la planification de la demande, Alcoa a opté pour Workday Adaptive Planning. « Contrairement aux autres produits que nous avons examinés, qui nous obligeaient à adapter notre entreprise à leur logiciel, nous avons pu configurer Workday Adaptive Planning pour répondre aux besoins de nos équipes internationales, explique Roberto Martin Garcia. La rapidité de déploiement et le délai de rentabilisation que permettait Adaptive Planning correspondaient également à nos exigences. »
Un meilleur contrôle du fonds de roulement
Aujourd'hui, au lieu de dépendre de processus manuels, d'informations cloisonnées dans des feuilles de calcul et de prévisions dénuées de renseignements géographiques et financiers, les équipes internationales disposent d'une seule source de données pour les prévisions, les finances et les tendances concernant les clients, les produits et tous les sites à l'international. « À l'époque, notre système regroupait uniquement les informations pour l'Europe et l'Amérique du Nord, et nous n'avions pas accès aux données réelles, poursuit Roberto Martin Garcia. Grâce à l'utilisation de Workday Adaptive Planning pour les comptes fournisseurs et les comptes clients, nous avons amélioré la visibilité de la planification. Nous connaissons désormais la répartition de notre fonds de roulement et pouvons prendre des mesures proactives pour maximiser les recouvrements et reporter les obligations de paiement si cela s'avère avantageux. »
现在,常识pouvons做instantanement le lien entre les prévisions mondiales, les ventes, les stocks, les comptes clients et les comptes fournisseurs.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Suivi des données de la production mondiale d'aluminium et prévisions en temps réel
Les équipes peuvent désormais prendre des décisions stratégiques en se basant sur les prévisions actuelles et non plus sur les données du mois précédent. Roberto Martin Garcia explique : « Il est important que nous respections nos engagements, c'est pourquoi nous utilisons Workday Adaptive Planning pour mettre à jour les prévisions chaque semaine afin de visualiser et de comprendre leur évolution par rapport aux résultats réels sur une période d'un mois, voire plus. » Les collaborateurs peuvent aussi facilement consulter les prévisions à l'aide de tableaux de bord publics, créer leurs propres rapports personnalisés à l'aide de modèles, et élaborer des scénarios de simulation pour gérer l'incertitude et les changements de projections, comme lorsque la pandémie a provoqué, presque du jour au lendemain, la baisse de la demande et des capacités de production.
Workday Adaptive Planning nous facilite la vie. Nous pouvons analyser beaucoup plus d'éléments et corriger les tendances bien plus rapidement qu'auparavant.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Une efficacité de la planification de la demande d'aluminium multipliée par quatre
Les équipes commerciales mondiales et les planificateurs de la demande gagnent désormais au moins deux jours par mois sur la saisie manuelle des données, et ils reçoivent les prévisions deux jours plus tôt que par le passé. « Nous avons réduit de moitié notre temps de traitement et nous pouvons accomplir presque le double des tâches effectuées auparavant. Nous avons donc quadruplé l'efficacité de la planification de la demande avec Workday Adaptive Planning, affirme Roberto Martin Garcia. En d'autres termes, nous pouvons améliorer notre compétitivité en ayant plus de temps pour analyser des questions telles que les stratégies d'approvisionnement en matières premières pour améliorer nos marges, ou encore les éventuelles grèves ou évolutions des prix. Nous sommes toujours prêts à faire face à l'imprévu. »