Washington State Employees Credit Union (WSECU) streeft ernaar de kredietunie en werkgever bij uitstek te zijn voor de inwoners van het gebied. En hoewel de organisatie met haar moderne bankopties kan concurreren met nationale merken, wilde WSECU prioriteit geven aan de employee experience door de administratieve taken te stroomlijnen.
Omdat het legacy-HR-systeem van WSECU niet volledig gekoppeld was payroll, voerde personeel handmatig de salarisadministratie en de secundaire arbeidsvoorwaarden uit, waaronder 401(k)-allocaties. Ook werving en selectie, promoties, functioneringsgesprekken en bonussen werden uitgevoerd met afzonderlijke papieren workflows. Gretchen Bornstein, HR-managementsysteemspecialist bij WSECU, zegt: "Een manager vulde een formulier in en stuurde het vervolgens naar een of meer senior managers, die het formulier vervolgens weer terugstuurden naar HR of Payroll. Mensen werkten niet altijd op dezelfde locatie, dus het kon gebeuren dat ze per e-mail een formulier ontvingen, dit afdrukten, ondertekenden en scanden en het dan per e-mail naar de volgende persoon op de goedkeuringslijst stuurden. We wisten nooit waar de formulieren waren, dus waren veel tijd kwijt met zoeken."
We kunnen Workday ook zelf aanpassen, wat vooral belangrijk is omdat ik een van de weinigen ben die het regelt.
HR Management System Specialist
De ROI betaalt zich in slechts zes maanden uit.
WSECU zocht een payrollpartner met een systeem om data te consolideren, administratieve workflows te automatiseren en selfservice voor het personeel te vergemakkelijken - en koos voor Workday. Niet alleen voldeed Workday aan hun initiële eisen, maar Workday hielp WSECU ook met het stimuleren van de operationele flexibiliteit en het optimaliseren van het personeelsbestand. Dit hield in dat ze de nauwkeurigheid, flexibiliteit, transparantie en employee experience konden blijven verbeteren. Binnen zes maanden had de bank de administratieve processen vereenvoudigd voor payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, werving en selectie, tijdkaarten, functioneringsgesprekken en vakantieaanvragen.
Om meer inzicht te krijgen in kosten heeft Bornstein bijvoorbeeld de verlofcategorieën aangepast. "In ons oude HR-systeem konden we geen nieuwe verlofcategorieën aanmaken", legt ze uit. "Met Workday kan dat wel en het kost me iets minder dan een uur. Ik heb verlofcategorieën gemaakt voor slecht weer, vaccinaties, en ouderschapsverlof en ik heb categorieën verwijderd die we niet meer gebruiken. Dit soort veranderingen zijn zeer merkbaar voor onze werknemers en hebben een grote invloed op de manier waarop we onze tijd en kosten bijhouden en een naadloze werkomgeving bieden."
In plaats van dat twee mensen drie dagen bezig zijn met de payroll, doet één persoon het nu in twee dagen.
HR Management System Specialist
Rekenen op een efficiënte payroll.
Vóór de implementatie van Workday waren werknemers elke maand meerdere dagen bezig met het handmatig invoeren van informatie in de legacy-HR-applicatie. "In plaats van dat twee mensen drie dagen bezig zijn met de payroll, doet één persoon het nu in twee dagen", legt Bornstein uit. "We hebben de hoeveelheid tijd die nodig is om de payroll af te ronden met ongeveer een derde teruggebracht sinds we Workday hebben ingevoerd, en er is veel minder papier en frustratie. We kunnen ook naar een proces kijken en meteen weten waar een taak wordt vertraagd."
Personeel is ook minder tijd kwijt aan management en administratie, waaronder verificaties. "Onze werknemers, inclusief onze CEO, vinden dat Workday heel gemakkelijk te gebruiken is, en het verhoogt onze efficiëntie echt enorm", zegt Bornstein. "We hebben in Workday automatische waarschuwingen ingesteld, zodat managers een melding krijgen wanneer ze tijdkaarten moeten goedkeuren. En onze payroll lead voert audits uit die proactief problemen opsporen zoals bijvoorbeeld dat iemand slechts gedeeltelijk wordt uitbetaald omdat hij of zij vergeten is uren in te voeren op de tijdkaart."
Nu WSECU de oorspronkelijke doelstellingen voor administratieve uitmuntendheid heeft bereikt, maken we gebruik van onze verbeterde flexibiliteit om onze workforce verder te optimaliseren.
HR Management System Specialist
Selfservice-opties verbeteren de employee experience.
Dankzij de consolidatie van hun data en uitbreiding van automatiseringscapaciteit, kan WSECU intuïtieve selfservice- workflows ontwikkelen. "Als werknemers nu hun looninhoudingen moeten bijwerken, zoals het toevoegen van een afhankelijke persoon of het wijzigen van hun 401(k)-inhoudingen, kunnen ze dit in slechts een paar minuten zelf doen met Workday", zegt Bornstein. "Dit soort selfserviceprocessen zorgt ook dat HR en administratief personeel meer tijd overhouden. Het invoeren en archiveren van data is niet langer een enorme klus, omdat we het aantal papieren formulieren met ten minste 75% hebben teruggebracht."
Aangepaste processen死去了de stroom meegaan。
"Nu WSECU de oorspronkelijke doelstellingen voor administratieve uitmuntendheid heeft bereikt, maken we gebruik van onze verbeterde flexibiliteit om onze workforce verder te optimaliseren, zonder dat we meer tools en services van derden hoeven toe te voegen", zegt Bornstein. "We kunnen Workday zelf aanpassen, wat vooral belangrijk is omdat ik een van de weinigen ben die het regelt."
En de bank onderzoekt wat ze nog meer kunnen doen met Workday Compensation en Workday Talent Optimization. Ze voegt eraan toe: "Er zijn veel opties die we op verschillende manieren kunnen toepassen om tijd te besparen en ons personeelsbestand te helpen optimaliseren. Ik leer veel over wat we met Workday kunnen doen van de mensen en gebruikersgroepen in Workday Community."